In der Geschichte der hsp gibt es einige Jahre, welche wie Meilensteine den Weg unseres Unternehmens säumen. Natürlich ist dort die Unternehmensgründung im Jahr 1991 zu erwähnen, doch auch 2001, das Jahr von Opti.List oder 2008, das Geburtsjahr von Opti.Tax, sind wichtige Wegsteine auf unserer Reise zum zentralen Ansprechpartner und Meinungsführer der Branche.

Doch auch das Jahr 2010 steht für eine ganz besondere Wegmarke: Die Grundsteinlegung für unseren Blog! In diesem Jahresrückblick können Sie nun die einzelnen Meilensteine, Updates und Neuigkeiten nachlesen, welche wir 2010 mit der Welt geteilt haben.

Elektronische Betriebsprüfung: So prüft das Finanzamt

09.02.2010 – Die elektronische Betriebsprüfung nach § 147 Absatz 5 und 6 AO räumt der Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung das zusätzliche Recht ein, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Hamburger Abendblatt stellt in ihrer Online-Ausgabe im Artikel „Wenn der Steuerprüfer zweimal klingelt“ einen Sieben-Punkte-Alarmplan für angekündigte Betriebsprüfungen vor.

Opti.Mail archiviert E-Mails GDPdU- und GoBS- konform

18.02.2010 – Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) stellen eine Erläuterung zum Handelsgesetzbuch und zur Abgabenordnung in Bezug auf die ordnungsmäßige Behandlung elektronischer Dokumente dar. Nach den GoBS sind auch E-Mails als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.

CeBIT: hsp verschenkt 100 Prüfprogramme für elektronische Eingangsrechnungen (GDPdU)

25.02.2010 – Das Finanzamt akzeptiert beim Vorsteuerabzug auch Online-Rechnungen. Es gibt allerdings eine Einschränkung: Die Rechnungen müssen mit einer digitalen Signatur versehen und vom Empfänger elektronisch überprüft worden sein. Nur wenn alle Dateien, die bei der Verifizierung erzeugt wurden, unveränderlich gespeichert werden, akzeptiert der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen.

GDPdU-Komplettlösung Opti.List auf der CeBIT 2010

01.03.2010 – Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten die Anforderungen an die Bereitstellung und Aufbewahrung von maschinell auswertbaren Daten für die Außenprüfung der Finanzverwaltung. Der Compliance- Spezialist hsp aus Norderstedt stellt auf der CeBIT eine GDPdU- Komplettlösung für die Bereiche Datenschutz, externes Datenarchiv, Verfahrensdokumentation, Belegarchivierung und E-Mail-Archivierung vor.

Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde seit dem 1.1.2002 das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung.

GDPdU- Beschreibungsstandard – nicht nur zur Datenträgerüberlassung

16.03.2010 – Ursprünglich für die komfortable Datenübernahme von steuerlich relevanten Daten auf das Notebook des Außenprüfers entwickelt, spielt der Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung inzwischen auch bei der Datenreorganisation und bei der Datenübernahme in Archivsysteme eine wichtige Rolle.

Bereits im Sommer 2002 hat die Finanzverwaltung eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt: den „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“. Dies geschah in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen sowie Audicon, dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware IDEA.

Gesetzeskonforme Datenübernahme (GDPdU) aus Altsystemen

24.03.2010 – Bei einem Wechsel des ERP-Systems sind seit 2002 neue gesetzliche Vorschriften in Deutschland zu beachten. Neben den wichtigen Elementen einer Migration wie der Umstellung der Hardware, der Software- Implementation und der Schulung der Mitarbeiter auf das neue System ist auch ein Teilprojekt von enormer Wichtigkeit: die Datenübernahme aus dem Altsystem. Was ist jedoch die geeignete Vorgehensweise, wenn die Daten sicher und gesetzeskonform übertragen werden müssen? Wie sollte eine Datenübernahme vorbereitet werden?

Technisch gesehen läuft die Datenübernahme in zwei Schritten ab. Im ersten Schritt werden die Daten aus dem bisherigen System (Altsystem) in ein Format konvertiert, welches das neue System weiter verarbeiten kann. Dazu werden die Daten aus dem Altsystem exportiert und als Datenübernahmedatei in einem Tabellenkalkulationsprogramm gespeichert. Im zweiten Schritt werden die Daten aus der Datenübernahmedatei in das neue System übernommen. Dies erfolgt durch ein Datenübernahmeprogramm. Es liest die vorbereiteten Daten und überträgt sie in das neue System. Das Altsystem kann anschließend abgeschaltet werden.

Opti.List-GDPdU-Ausgabe

Opti.List-GDPdU-Ausgabe

Bundesministerium der Finanzen konkretisiert GDPdU-Verzögerungsgeld

29.03.2010 – Mit Schreiben vom 11. März 2010 antwortete das Bundesministerium der Finanzen (BMF) auf die Eingabe des DIHK, Berlin zu der Thematik der Rückstellungen für Aufwendungen im Zusammenhang mit der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU). Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) ist die Spitzenorganisation der 80 Industrie- und Handelskammern (IHKs) in Deutschland. Das BMF sieht dabei einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen Rückstellungen für GDPdU- Aufwendungen und dem GDPdU-Verzögerungsgeld.

Eine bisher wenig beachtete Änderung der Abgabenordnung hat das Jahressteuergesetz 2009 mit sich gebracht. Demnach soll es künftig im Ermessen der Finanzverwaltung liegen, bei Nichteinräumung des Rechts auf Datenzugriff ein Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 EUR zu erheben.

hsp Software entwickelt GDPdU-konforme E-Mail-Archivierung 

15.04.2010 – Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mails werden im kaufmännischen Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im Sinne von § 257 HGB behandelt. Für E-Mails gelten damit die gleichen gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für alle anderen Unternehmens- und steuerrechtlich relevanten Dokumente. Wie aber kann ein E-Mail-Archiv aufgebaut werden, um den GDPdU- Verpflichtungen zu entsprechen?

Der Compliance- Spezialist hsp präsentierte auf der diesjährigen CeBIT mit der GDPdU- Komponente Opti.Mail einen Mail-Proxy, der in den vorhandenen Mailfluss eingeklinkt wird und an den durchfließenden Mails entsprechende Aufgaben durchführt. Daher arbeitet Opti.Mail vollkommen unabhängig vom eingesetzten Mail-Server. Die richtige Stelle zu einer solchen Bearbeitung von E-Mails liegt hinter dem Viren- und Spamschutz eines Unternehmens.

GDPdU- Betriebsprüfung in der Praxis

22.04.2010 – Mit dem Datenzugriff erlangt die Betriebsprüfung weit reichende Dateneinsichtsrechte. Die Unternehmen haben diesen Datenzugriff zu dulden und dabei umfassende Mitwirkungspflichten zu erfüllen. Was ist künftig von einer digitalen Betriebsprüfung zu erwarten?

GDPdU Verfahrensdokumentation und Verrechnungspreisdokumentation

28.04.2010 – Seit einiger Zeit ist die Erstellung schriftlicher Dokumentationen zu Verrechnungspreisen Pflicht. Mit Hilfe einer Verrechnungspreisrichtlinie, die sämtliche Anforderungen erfüllt*, wird das deutlich vereinfacht. Diese enthält vor allem vollständige Vorgaben zur Preisbildung. Bleiben Sie auch hierbei GDPdU-konform und nutzen die GDPdU- Verfahrensdokumentation mit Analyse-Software.

Für die Bereitstellung quantitativer Daten im Rahmen von Preis- und Margenvergleichen sind die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Somit werden die Prüfungsschritte weitgehend automatisiert durchgeführt. In der Praxis ist die Schaffung der notwendigen organisatorischen Voraussetzungen eine Herausforderung. Der Steuerpflichtige wird ab einer gewissen Betriebsgröße Zuständigkeiten und Verfahrensabläufe auf dem Gebiet der Verrechnungspreise in einer schriftlichen Arbeitsanweisung mit Hilfe der Verfahrensdokumentation belegen müssen.

GDPdU und E-Mail-Management

28.05.2010 – Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Mahnungen, in Form von E-Mails verdrängen immer häufiger die klassische Geschäftspost in Papierform. Daten werden ausgetauscht, Projekte abgewickelt, Protokolle verbreitet – E-Mails gehören zum Geschäftsalltag. Diese unkompliziert zu managen ist oft eine Herausforderung.

E-Mail-Management gewinnt in allen Branchen zunehmend an Bedeutung. Verstöße gegen die Steuerverordnung werden hart bestraft: Fünf- oder sechsstellige Bußgelder können die Folgen sein. Nicht jeder ist sich dieser Tatsache bewusst.

GDPdU-Daten für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung bereitstellen

04.06.2010 – Das BMF hat mit Schreiben vom 07. November 2002 die Durchführung von Umsatzsteuer-Sonderprüfungen neu geregelt. Es enthält neben der Beschreibung des Zwecks der Prüfung eine detaillierte Beschreibung der Zugriffskriterien der Finanzverwaltung. Unter dem Hinweis auf die neu geschaffene USt-Nachschau (§ 27b UStG) geht eine Prüfungsausdehnung über die buch- und belegmäßigen Nachweise hinaus. Welche Daten sind im Rahmen der GDPdU für diese Prüfungsarten bereitzustellen?

Durch die USt- Sonderprüfung soll erreicht werden, dass steuerpflichtige Leistungen sachlich und zeitlich zutreffend besteuert werden. Steuerbefreiungen und Steuervergünstigungen sollen nicht zu Unrecht in Anspruch genommen werden. Unberechtigt abgezogen oder vergütete Vorsteuerbeträge sollen vermieden werden.

GDPdU: De-Mail revolutioniert Lohn-Abrechnung

08.06.2010 – Einfach wie E-Mail, sicher wie ein Brief, rechtsverbindlich wie ein Einschreiben – das ist die neue De-Mail. Die sichere De-Mail wird sich in vielen Geschäftsbereichen etablieren. Beispielsweise im Bereich Lohn & Gehalt: Für die Zustellung einer Lohnabrechnung an den Mitarbeiter per De-Mail fallen künftig nur noch maximal 20 Cent an.

De-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das den sicheren Austausch rechtsgültiger elektronischer Dokumente zwischen Bürgern, Behörden und Unternehmen über das Internet ermöglichen soll. De-Mail wird im Laufe des Jahres 2010 allgemein verfügbar sein. In der augenblicklichen Pilotierungsphase stehen ausgewählte Anwendungsfelder für De-Mail zur Verfügung.

Extrahierte GDPdU-Daten ohne SAP-System verarbeiten

17.06.2010 – Mit dem SAP Data Retention Tool (SAP DART) lassen sich Daten aus SAP-Lösungen extrahieren und auf externen Datenträgern oder einem File-Server speichern. Auf diese Weise kommen Unternehmen der gesetzlichen Forderung nach, den Finanzbehörden steuerrelevante Daten (GDPdU) zu überlassen. Eine externe Software ermöglicht es nun, diese DART-Extrakte auch ohne ein SAP-System weiter zu bearbeiten.

GDPdU-Komplettlösung Opti.List bietet Zusatz – Nutzen

24.06.2010 – Die erprobte GDPdU-Komplettlösung Opti.List bietet Anwendungen für die Datenarchivierung, Verfahrensdokumentation und E-Mail-Archivierung. Damit werden die wesentlichen Compliance-Anforderungen in einem Unternehmen umgesetzt. Zahlreiche integrierte Funktionen lassen sich jedoch auch unabhängig von dem eigentlichen Zweck nutzen.

Vorsteuerabzug: Erforderliche Rechnungsangaben gemäß GDPdU

01.07.2010 – Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach dem Umsatzsteuergesetz gültig ausgestellte Rechnung besitzt. Eine Rechnung ist dann als gültig zu betrachten, wenn die nach dem Gesetz erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist das Leistungsdatum zwingend neben einem Rechnungsdatum anzugeben.

GDPdU-Datenzugriff auf elektronische Registrierkassen, Waagen und Taxametern

08.07.2010 – Bereits im Herbst 2009 kündigten die Finanzbehörden eine Ausweitung des Datenzugriffs nach GDPdU über die Finanzbuchhaltung hinaus an. Die Stufe I dient dazu,  Erfahrungen der Prüfungsdienste mit der maschinellen Auswertbarkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten zu erhalten. Mit der neuen Stufe II soll nun eine Ausweitung des Datenzugriffs auf vor- oder nachgelagerte Systeme, wie Materialwirtschafts- und Auftragssteuerungssysteme erfolgen. Der Entwurf des BMF-Schreibens zeigt, dass es Änderungen bei der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften geben wird.

Vorsysteme bei Bargeschäften speichern Einzeldaten, die in einer Finanzbuchhaltung in der Regel verdichtet werden, z. B. in Tagesjournalen. Bei PC-Kassen/PC-gestützten Kassensystemen, elektronischen Registrierkassen, Waagen und Taxametern ist das fast identisch. Die redundante Datenspeicherung wurde bisher möglichst vermieden.