Risiken steuern, Unternehmen schützen # Internes Kontrollsystem erstellen und leben Erfahren Sie, was in ein vollständiges IKS gehört gehört und wie Sie es erstellen. ## Internes Kontrollsystem \(IKS\) einfach erklärt ### Was ist ein Internes Kontrollsystem? Ein Internes Kontrollsystem \(IKS\) umfasst die organisatorischen Maßnahmen, Prozesse und Verfahren, die eine Organisation implementiert, um ihre Geschäftsabläufe zu überwachen, Risiken zu steuern, Compliance sicherzustellen und die Effizienz sowie die Integrität der finanziellen Berichterstattung zu gewährleisten. ### Wann ist ein IKS Pflicht? Ein Internes Kontrollsystem \(IKS\) ist in vielen Ländern und Branchen nicht nur empfohlen, sondern in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben. Letzteres gilt insbesondere für börsennotierte Unternehmen oder Unternehmen in regulierten Sektoren. Damit möchte der Gesetzgeber die Integrität der Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. ### Was ist eine IKS-Software? Eine IKS-Software ist eine spezielle Softwareanwendung, die Funktionen zur Dokumentation von Prozessen, zur Risikobewertung, zur Überwachung von Geschäftsabläufen und zur Berichterstattung über Compliance bietet. Über den Autor **Paul Liese** hsp Software Paul Liese ist Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Seit vielen Jahren beschäftigt sich der **Software- und IT-Spezialist** mit den Themen des elektronischen Rechnungswesens. Dazu gehören insbesondere die Verfahrensdokumentation, Tax CMS, Transfer Pricing und Internes Kontrollsystem. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet Paul Liese an der **Abschaffung sämtlicher Medienbrüche** im Rechnungswesen. [Kontakt aufnehmen](../demo-bestellen/index.md) [Zum LinkedIn-Profil](https://www.linkedin.com/in/paul-liese) Schritt für Schritt alle Risiken im Griff ## Internes Kontrollsystem \(IKS\): alles, was Sie wissen müssen Ein Internes Kontrollsystem \(IKS\) ist ein Rahmenwerk, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig hilft es, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehören sowohl formale als auch informelle Prozesse und Verfahren, die dafür sorgen, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Ein IKS kommt in vielen Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung, der Produktion, im Personalwesen oder im Compliance-Bereich. Es kann sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse umfassen, etwa das Erstellen von Finanzberichten, die Überwachung von Produktionsprozessen oder die Durchführung von Hintergrundprüfungen bei Bewerber:innen. ### Beste Software für IKS: kostenlos beraten lassen Erstellen Sie mit der intelligenten Softwarelösung Opti.Tax Schritt für Schritt ein lebendes IKS. In einem persönlichen Livecall zeigen wir Ihnen die Software und prüfen, ob Opti.Tax für Ihren Einsatzbereich geeignet ist – natürlich kostenfrei und unverbindlich. **Risikobewertung und rechtliche Anforderungen** Ein wesentlicher Bestandteil eines Internen Kontrollsystems ist die Risikobewertung. Unternehmen müssen zunächst ihre individuellen Risiken identifizieren und bewerten, um dann geeignete Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken umzusetzen. Dazu gehören Notfallpläne, regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden oder spezifische Kontrollmechanismen im Arbeitsalltag. Ebenso dient ein IKS dazu, als Unternehmen sämtliche Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Dazu zählen unter anderem Steuer- und Arbeitsrecht, aber auch Umweltauflagen. **Mit der Erstellung und Implementierung eines Internen Kontrollsystems stellen Unternehmen sicher, dass hierfür klare Regeln und Prozesse existieren und gelebt werden. So werden Verstöße erschwert und Bußgelder oder Reputationsschäden abgewendet.** Effiziente Dokumentation, bessere Prozesse ## Ziele eines Internen Kontrollsystems ### Prozesse optimieren - Abläufe strukturieren, klare Verantwortlichkeiten schaffen und Doppelarbeit reduzieren - Effizienz und Qualität verbessern durch standardisierte Verfahren - Zeit und Kosten sparen, indem Fehlerquellen und Engpässe systematisch beseitigt werden ### Reporting absichern - Vollständigkeit und Richtigkeit von Zahlen und Informationen sichern - Vertrauen in Berichte und Auswertungen stärken, intern wie extern - verlässliche Basis für fundierte Entscheidungen und Finanzierungen bilden ### Risiken minimieren - potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern - das Vermögen des Unternehmens vor Verlusten und Schäden schützen - Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Regeln sichern, um Bußgelder zu vermeiden ### Internes Kontrollsystem: Checkliste sinnvoll? Wenn das Interne Kontrollsystem auf dem Prüfstand steht, bilden Checklisten die Basis für die Prüfung des IKS und des Ist-Zustands. Da allerdings jedes Unternehmen anders ist, können einer Mustervorlage auch Elemente hinzugefügt oder entnommen werden. ### Bei IKS-Prüfung Checkliste nutzen Die Fragen, die sich bei einer IKS-Prüfung ergeben können, sind genauso vielfältig wie die Unternehmen. Allgemeine Fragen, beispielsweise nach einem Risikomanagement im EDV-Bereich, mögen auf fast jede Firma anwendbar sein. Manch spezielle Frage, etwa die nach einer Fuhrparkordnung, ist für viele digitale Startups hinfällig. Dennoch sind Muster-Checklisten zur Prüfung öffentlich einsehbar und umreißen beispielsweise folgende Bereiche: - **Aufbauorganisation** - **Ablauforganisation** - **Anlagenverwaltung** - **Sicherungsvorkehrungen** - **Sicherheit und Versicherungswesen** - **Rechnungswesen** - **Kasse und Bankverkehr** - **Verbindlichkeiten** - **Einkauf – Wareneingang** - **Lagerhaltung** - **Inventur** - **Produktion** - **Verkauf/Vertrieb** - **Fuhrpark** - **Dienstreisen** - **Repräsentation, Bewirtung, Werbegeschenke** - **Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung** - **EDV & Sicherheit – Allgemein** - **EDV & Sicherheit – Anlagensicherheit** - **EDV & Sicherheit – Systemsicherheit** - **EDV & Sicherheit – Programmsicherheit** - **EDV & Sicherheit – Datensicherheit** Die überlegene IKS-Software ## Lernen Sie Opti.Tax fürs Interne Kontrollsystem kennen Kurz und kompakt erklärt Warum sind so viele IKS-Fachleute begeistert von Opti.Tax? Sehen Sie im Video, wie die Software Ihnen die Erstellung Ihres IKS erleichtert. Sorry, dein Browser unterstützt keine eingebetteten Videos. ### Warum braucht man ein Internes Kontrollsystem? Das Interne Kontrollsystem ist kein Nice-to-have: Für die meisten Kapitalgesellschaften ist nämlich die Einrichtung und das Monitoring eines IKS eine gesetzliche Pflicht \(§ 91 AktG\). Allerdings ist es ein Good-to-have, denn das IKS ist für den unternehmerischen Erfolg praktisch unverzichtbar. - **Gefahrenabwehr:**minimiert die Risiken, die ein Unternehmen belasten und/oder gefährden könnten - **Prozessoptimierung:** erhöht Effektivität und Effizienz der Geschäftsabläufe - **Gesetzestreue:** gewährleistet, dass das Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften einhält Natürlich sind die Einzelrisiken wichtig, aber wenn ich nicht über den Prozess gehe, behandle ich vielleicht Risiken, die es gar nicht anzusprechen lohnt. **Torsten Stockem** Steuerberater, Energiesozietät ### 5 gute Gründe für ein Internes Kontrollsystem: Risikomanagement Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dies kann durch die Durchführung von Schulungen, die Erstellung von Notfallplänen und die Implementierung von Kontrollen erreicht werden. Finanzkontrolle Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Finanzberichte korrekt erstellt werden und dass Finanzprozesse effektiv und effizient laufen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Finanzen im Griff haben und dass sie über ausreichende Mittel verfügen, um ihre Ziele zu erreichen. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies schützt Unternehmen vor Strafen und Strafverfolgung, die aus Verstößen resultieren können. Verbesserung der Geschäftsabläufe Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und effektiver zu gestalten. Dies kann durch die Implementierung von Standards und Verfahren erreicht werden, die die Effizienz und Effektivität der Geschäftsabläufe erhöhen. Erhöhung der Transparenz Ein Internes Kontrollsystem erhöht die Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe und Finanzen genau zu überwachen und zu kontrollieren. Effizient, bequem, medienbruchfrei ## Opti.Tax: die Softwarelösung für ein lebendes IKS : Musterrisiken importieren") ### Musterrisiken der Kanzlei Energiesozietät nutzen Weshalb bei Null anfangen, wenn es bereits Hunderte bewährte Beispiele aus der Praxis gibt? Genau deshalb beliefert uns die Düsseldorfer Kanzlei Energiesozietät mit Musterrisiken, auf die Sie jederzeit in Opti.Tax zugreifen können. Und es kommen immer mehr hinzu – ohne zusätzliche Kosten für Sie. : Risikovorschlag erstellen per AI-Assistent") ### Risiken generieren mithilfe von KI Es ist immer schwieriger, auf einem leeren Blatt Papier zu beginnen. Lassen Sie sich doch künftig Risiken vorschlagen, die Sie übernehmen oder bearbeiten können. Sie können einzelne Risiken für verschiedene oder gleich für alle Steuerarten generieren lassen. Bequemer geht es nicht. : Dashboard in der Opti.Tax Cloud") ### Komfortable Zusammenarbeit über die Cloud Über die Opti.Tax Cloud können Sie ganz bequem Aufgaben an einzelne Personen verteilen, etwa die Abstimmungskontrolle. Die bearbeitende Person greift bequem über den Webbrowser auf eine übersichtliche Bedienoberfläche zu. Sowohl das Aufgabenmanagement als auch die Kommunikation mit dem Team laufen medienbruchfrei über einen Knotenpunkt. Die Softwarelösung für sicheres Risikomanagement ## Warum IKS mit Opti.Tax den Unterschied macht Voraussetzung für die Implementierung eines Internen Kontrollsystems ist eine Prozessdokumentation. Erst wenn die Abläufe eines Unternehmens erfasst sind, können Sie die Risiken der einzelnen Schritte identifizieren und erfolgreich minimieren. In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur theoretisch – meist irgendwo abgelegt und im Alltag vergessen. Mit **Opti.Tax** bauen Sie ein lebendiges, zukunftsfähiges System auf, das alle Beteiligten einbindet und nachhaltig funktioniert. - **einheitliche, nachvollziehbare Prozesse** - **weniger Fehler, höhere Arbeitsqualität** - **revisionssicheres und IKS-konformes Arbeiten** - **Hunderte Musterrisiken verfügbar, erstellt durch die Kanzlei Energiesozietät \(Düsseldorf\)** - **Sicherheit für das Unternehmen und die Mitarbeitenden** - **zukunftssicher durch skalierbare Strukturen** - **Aufgabenverteilung über Outlook und Teams** In Hamburg für Sie entwickelt Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen Exzellenter Support Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen: - Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden - Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald - Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software Unerreichte Praxisnähe Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen: - Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung - Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a. - Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt Made in Germany Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen: - Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet - Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal - Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie Kostenlos und unverbindlich ## Jetzt Beratungstermin buchen Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax fürs Interne Kontrollsystem \(IKS\) in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können. - persönlich - kostenfrei - ausführlich Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen: Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht? Mehr zum Thema Internes Kontrollsystem [### Internes Kontrollsystem: Mehrwerte für Kanzleien und Mandanten](../modernisierung-der-betriebspruefung-und-die-rolle-des-iks/index.md) Was bedeutet die Modernisierung der Betriebsprüfung für das Thema Internes Kontrollsystem \(IKS\)? Experte Viktor Rebant im Gespräch. [Jetzt lesen](../modernisierung-der-betriebspruefung-und-die-rolle-des-iks/index.md) [### IKS: Der Weg zur Sicherheit für Steuerkanzleien](../iks-digitalisierungsthema/index.md) Ein effektives Internes Kontrollsystem schützt Unternehmen vor Risiken. Aber was hat das IKS mit Digitalisierung zu tun? Experte Viktor Rebant steht Rede und Antwort. [Jetzt lesen](../iks-digitalisierungsthema/index.md) [### Warum Ihr Unternehmen ein Internes Kontrollsystem \(IKS\) benötigt – und was es bringt](../internes-kontrollsystem/index.md) Unternehmen wachsen, entwickeln Prozesse nach und nach, und vernachlässigen dabei notwendige Schutzmechanismen zu entwickeln. Irgendwann existiert ein organisch gewachsenes Unternehmen ohne Sicherheitsnetze in den Abläufen. Dieser Artikel erklärt, wie ein Internes Kontrollsystem hilft. [Jetzt lesen](../internes-kontrollsystem/index.md) F.A.Q. – Fragen und Antworten Häufig gestellte Fragen zum Internen Kontrollsystem \(IKS\) mit Opti.Tax #### Was ist ein Internes Kontrollsystem \(IKS\)?(c0c5ec9ca63408ff3) Ein Internes Kontrollsystem \(IKS\) umfasst Maßnahmen, Regeln und Verfahren innerhalb eines Unternehmens, um Fehler, Risiken und Regelverstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. #### Warum ist ein IKS für mein Unternehmen wichtig?(7b5b56971dcef8a46) Ein funktionierendes IKS erhöht die Sicherheit, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben \(z. B. GoBD, DSGVO, ISO\) und hilft, Unternehmenswerte zu schützen. Es kann auch haftungsmindernd wirken. #### Welche Funktionen bietet die IKS-Software von der hsp?(73474a244331e5375) Unsere Software ermöglicht die einfache Erstellung, Verwaltung und Prüfung eines individuellen IKS. Sie bietet vordefinierte Prozesse, Risikoanalysen, Maßnahmenplanung, Workflows und revisionssichere Dokumentation. #### Ist das IKS nur für große Unternehmen geeignet?(75b2294f3bb57ec9a) Nein, auch kleine und mittlere Unternehmen \(KMU\) profitieren von einem IKS – besonders bei zunehmender Digitalisierung und komplexeren Geschäftsprozessen. #### Wie lange dauert die Einrichtung eines IKS mit der Software?(8933fe6024727f57b) Dank Vorlagen und einfacher Benutzerführung ist die Ersteinrichtung oft innerhalb weniger Stunden möglich. Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse ab. #### Können bestehende Unternehmensprozesse in das IKS übernommen werden?(5b9578f4fa99b62c8) Ja, bestehende Prozesse können importiert, individuell angepasst oder mit den Vorlagen in der Software kombiniert werden. #### Erfüllt das IKS die Anforderungen der GoBD und der neuen BSI-Vorgaben?(29f08e110d8d44207) Ja, die Software Opti.Tax ist konform zu relevanten Standards wie GoBD, BAIT, MaRisk und den Anforderungen des BSI an ein internes Kontrollsystem. #### Wie unterstütz das IKS bei der Vorbereitung auf Betriebsprüfungen?(99520d26e2b15cf61) Mit der Software dokumentieren Sie Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontrollen transparent und revisionssicher – das erleichtert die Kommunikation mit Prüfern deutlich. #### Kann ich das IKS mit anderen Systemen verbinden \(z.B. DMS, ERP, etc.\)?(7d2f33632f6cf6a88) Ja, es bestehen Integrationsmöglichkeiten mit DATEV, DMS-Systemen oder Microsoft 365, z. B. für das Aufgabenmanagement. #### Ist das IKS mandantenfähig für Steuerberater:innen und Unternehmensgruppen?(71b9a451be4d941b9) Ja, die Software wurde für Kanzleien und Unternehmen entwickelt und unterstützt die Verwaltung mehrerer Mandanten mit individuellen Prozessen und Dokumentationen. #### Welche Schulungen oder Unterstützung bietet hsp zur Einführung des IKS?(6d9a7ec3a96595416) hsp bietet Webinare, persönliche Einführungen, E-Learning und Support durch IKS-Experten – von der Erstberatung bis zur Umsetzung. #### Was kostet das IKS-System und wie wird es lizenziert?(a7b16556194d0cc2c) Die Preise richten sich nach Kanzlei- oder Unternehmensgröße. Wir bieten flexible Lizenzmodelle und ein persönliches Angebot nach Bedarf. Nutzen Sie das für Ihre Anfrage, wir beraten Sie gern individuell und persönlich. Ihre Nachricht an uns Was können wir für Sie tun? Über die hsp – Software Innovation made in Germany Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen. Unsere Taxonomie-Software **Opti.Tax** hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen. **Praxisnähe, Aktualität und echter Service** Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.