Intelligente Softwarelösung # Die Prozessdokumentation-Software Ob als BPMN-Diagramm oder als dynamisches Textdokument mit klassischer Ansicht – **erstellen Sie mit Opti.Tax eine lebende Prozessdokumentation.** ## Opti.Tax Dokumentation: die überlegene Softwarelösung am Markt ### Opti.Tax für Prozessdokumentation Wenn ein:e Mitarbeiter:in geht, entstehen viele Fragen: - Wird das Fachwissen festgehalten? - Wie verläuft die Übergabe? - Wer kümmert sich wann um was? Die sichere Lösung: eine lebende Prozessdokumentation. **Sehen Sie im Video, wie einfach eine Prozessdokumentation mit Opti.Tax entsteht.** Sorry, dein Browser unterstützt keine eingebetteten Videos. Zuverlässig Wir entwickeln seit Jahrzehnten Compliance- und Reportinglösungen für Profis. Vollständig Die Software arbeitet mit der BZSt-Taxonomie, somit entgeht Ihnen nichts. Aktuell Wir halten die Software mit kostenlosen Updates auf dem neuesten Stand. Fachlich geführt, durchdacht, GoBD-konform ## Ihre Vorteile mit Opti.Tax für die Prozessdokumentation ### Visualisierung in BPMN und Textform Die Prozessdokumentation-Software Opti.Tax stellt diese Optionen für die Visualisierung zur Verfügung: - **BPMN-Diagramme**\(Business Process Model and Notation\): international anerkannte, klare Darstellung Ihrer Prozesse - **Klassische Textform**: zum Durchlesen, allerdings dynamisch aufgebaut und einfach zu pflegen - Ideal für Onboarding, Schulung und interne Kommunikation ### Prozessschritte mit Referenzen anreichern Jedes Unternehmen ist individuell. Deshalb geht die Datenerfassung bei Bedarf in die Tiefe: - **RACI- Rollen:** Definitionen von Rollen und Zusändigkeiten - **Anhänge und Integrationen:** Dateien, Links, externe Tools wie d.velop process studio und relevante Risiken - **Wiederkehrende Aufgaben** z. B. Kontrollmaßnahmen im Vier-Augen-Prinzip ### Microsoft-365-Integration an Bord Mit der **Microsoft-365-Integration** wird die Aktualität zur Selbstverständlichkeit: - **Automatische Benachrichtigungen** bei Prozessänderungen \(per E-Mail oder Teams-App\) - Alle Aufgaben landen direkt in Microsoft **To Do**und somit in**Outlook** - Integriert und **medienbruchfrei:** Aufgaben werden nicht übersehen, alle bleiben informiert Durchdacht, umfassend, fachlich geführt ## Eine Prozessdokumentation-Software, die sich Ihren Anforderungen anpasst ### Prozesskette mit KI-Unterstützung erstellen Bequem zur ersten Prozesskette: Lassen Sie sich mithilfe des KI-Assistenten eine Vorlage erstellen, die Sie individuell anpassen – oder beginnen Sie ganz frei und schreiben Sie direkt los. Für die Nutzung des KI-Assistenten benötigen Sie lediglich einen kostenpflichtigen ChatGPT-Schlüssel. Alles andere ist in Opti.Tax bereits integriert. ### Prozessschritte ergänzen und synchronisieren Fügen Sie Ihren Prozessschritten relevante Referenzen hinzu: Dokumente, externe Links, Videos und Aufgaben lassen sich direkt integrieren. Alles wird per Klick in die Opti.Tax Cloud synchronisiert – für eine medienbruchfreie, nahtlose Zusammenarbeit. ### Prozessbeschreibung per Opti.Tax Cloud nutzen Mitarbeitende können über ihren Opti.Tax-Cloud-Zugang komfortabel auf alle Details der Prozessbeschreibung zugreifen: die Prozessvisualisierung nach BPMN, Beschreibungen der Prozessschritte, Referenzen wie Dokumente, Links zu externen Inhalten, Videos, Aufgaben, Risiken und Kontrollmaßnahmen. So wird die Prozessdokumentation zum echten Werkzeug im Arbeitsalltag. Der Mehrwert ist, dass man alle Mitarbeitenden abholen kann. Dass man eine Plattform schafft, wo deren Feedback gehört wird. Wo jeder mitarbeiten kann. Wo Wissen nicht verloren geht. Dass man ein Thema wie Onboarding vereinfacht. Es macht die Einarbeitung und generell das Arbeitsleben einfacher und überzeugt Führungskräfte sowie Mitarbeitende gleichermaßen. **Annabell Wermter** Beraterin, di-Tra Consulting GmbH Die Softwarelösung für saubere Abläufe Warum Prozessdokumentation mit Opti.Tax den Unterschied macht In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur theoretisch – meist irgendwo abgelegt und im Alltag vergessen. Mit der Prozessdokumentation-Software **Opti.Tax** bauen Sie für die Praxis ein lebendiges, zukunftsfähiges System auf, das alle Beteiligten einbindet und nachhaltig funktioniert. - **einheitliche, nachvollziehbare Prozesse** - **schnellere Einarbeitung neuer Teammitglieder** - **weniger Fehler, höhere Arbeitsqualität** - **revisionssicheres und IKS-konformes Arbeiten** - **Struktur statt Glücksspiel bei Personalwechsel** - **zukunftssicher durch skalierbare Strukturen** - **Aufgabenverteilung über Outlook und Teams** - **überzeugt mit hoher Nutzerakzeptanz** In Hamburg für Sie entwickelt Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen Exzellenter Support Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen: - Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden - Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald - Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software Unerreichte Praxisnähe Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen: - Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung - Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a. - Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt Made in Germany Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen: - Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet - Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal - Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie Kostenlos und unverbindlich ## Jetzt Beratungstermin buchen Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für Prozessdokumentation in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können. - persönlich - kostenfrei - ausführlich Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen: Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht? Mehr zum Thema Prozessdokumentation Software [### Prozesse dokumentieren und mit BPMN visualisieren](../prozesse-dokumentieren-und-mit-bpmn-visualisieren/index.md) Mit dem Visualisierungsstandard BPMN 2.0 lassen sich Prozesse intuitiv und verständlich abbilden. Experte Torsten Busse-Stein erklärt die Vorteile. [Jetzt lesen](../prozesse-dokumentieren-und-mit-bpmn-visualisieren/index.md) [### Krisenfest durch Prozessdokumentation](../prozesse-krisenfest-durch-prozessdokumentation/index.md) Wie schaffen es Kanzleien in der Praxis, durch eine intelligente Prozessdokumentation die Prozesse stabiler und sicherer zu machen? [Jetzt lesen](../prozesse-krisenfest-durch-prozessdokumentation/index.md) [### Prozessdokumentation als Win-Win für Kanzleien und Mandanten](../prozessdokumentation/index.md) Eine Partnerschaft lebt von Projekten, die allen Beteiligten gleichermaßen Mehrwerte bringt. Die Prozessdokumentation ist ein solches Projekt. [Jetzt lesen](../prozessdokumentation/index.md) F.A.Q. – Fragen und Antworten Häufig gestellte Fragen zur Prozessdokumentation-Software Opti.Tax Mit Opti.Tax erwartet Sie ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen für die Praxis. Die Fragen, die uns von interessierten Fachpersonen erreichen, haben wir für Sie beantwortet. #### 1. Warum sollte ich Prozesse dokumentieren – lohnt sich der Aufwand wirklich?(836b5831fe33f7617) Ja, absolut. Eine klare Prozessdokumentation verhindert Wissenverlust bei Personalwechsel, sichert die Qualität von Abläufen und spart langfristig Zeit. Mit Opti.Tax gelingt die Umsetzung strukturiert und effizient – inklusive Visualisierung, Referenzen und Cloud-Zugriff. #### 2. Was ist BPMN und warum wird es in Opti.Tax verwendet?(d494c67bf9ceccfec) BPMN \(Business Process Model and Notation\) ist ein internationaler Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. In Opti.Tax nutzen Sie BPMN-Diagramme, um Abläufe verständlich und nachvollziehbar darzustellen – ideal für Teams, Schulungen und Audits. #### 3. Muss ich alles als Diagramm darstellen oder geht auch Text?(84b91526aa90f9025) Sie haben die Wahl: Neben BPMN bietet Opti.Tax auch klassische Prozessbeschreibungen in Textform – dynamisch aufgebaut und einfach zu pflegen. So findet jeder im Team die passende Darstellung. #### 4. Wie tief kann ich Prozesse in Opti.Tax dokumentieren?(dd6bfaf81770eeb02) Sehr tief. Jeder Prozessschritt kann mit Rollen, Aufgaben, Risiken, Anhängen, Links oder externen Tools verknüpft werden. Damit entsteht ein vollständig referenziertes, lebendiges Wissenssystem. #### 5. Was bringt mir die Microsoft-365-Integration konkret?(8412f645b15bded5a) Veränderungen an Prozessen werden automatisch in Microsoft Teams oder per E-Mail kommuniziert. Aufgaben aus Prozessen erscheinen direkt in Outlook und Microsoft To Do – das erhöht Verbindlichkeit und reduziert Reibungsverluste. #### 6. Ist die Nutzung der Cloud verpflichtend?(600e015af800f15a0) Nein, aber sehr empfehlenswert. Die **Opti.Tax Cloud** ermöglicht standortübergreifende Zusammenarbeit, zentralen Zugriff auf Projekte und medienbruchfreies Arbeiten mit Mandanten oder internen Teams. #### 7. Wie hilft Opti.Tax bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender?(91e31708b9c0c241d) Durch die standardisierte **Prozessdokumentation** mit klaren Abläufen, Zuständigkeiten und Aufgabenbeschreibungen verkürzt sich die Einarbeitungszeit deutlich. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht – ohne ständiges Nachfragen. #### 8. Kann ich bestehende Prozesse aus anderen Tools übernehmen?(edbf62abbfee4bb52) Teilweise, ja. Über Anbindungen \(z. B. an d.velop process studio oder über verlinkte Dokumente\) können Sie externe Informationen integrieren. Die hsp entwickelt **Schnittstellen** ständig weiter – sprechen Sie uns bei konkreten Anforderungen an. #### 9. Ist die Lösung revisionssicher?(b58cf4d8339f10b87) Ja. Mit der lückenlosen **Dokumentation**, klaren Verantwortlichkeiten und der Möglichkeit, IKS-relevante Risiken zu erfassen, erfüllt Opti.Tax hohe Anforderungen an **Nachvollziehbarkeit** und Revisionssicherheit. #### 10. Für wen eignet sich Opti.Tax besonders?(baca971fd7a53ee65) Für **Steuerberater:innen**, **Wirtschaftsprüfer:innen**, **Unternehmen** mit Compliance-Vorgaben, Finanzabteilungen oder alle Organisationen, die Prozesse dokumentieren und optimieren möchten – professionell, skalierbar und zukunftssicher. Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns anzuschreiben. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht. Ihre Nachricht an uns Was können wir für Sie tun? Über die hsp – Software Innovation made in Germany Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen. Unsere Taxonomie-Software **Opti.Tax** hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen. **Praxisnähe, Aktualität und echter Service** Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.