Über den Autor

**Paul Liese**

hsp Software

Paul Liese ist Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Seit vielen Jahren beschäftigt sich der **Software- und IT-Spezialist** mit den Themen des elektronischen Rechnungswesens. Dazu gehören insbesondere die Verfahrensdokumentation, Tax CMS, Transfer Pricing und Internes Kontrollsystem. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet Paul Liese an der **Abschaffung sämtlicher Medienbrüche** im Rechnungswesen.

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## TCMS-Talk mit Torsten Stockem: der größte Denkfehler zu KI im Tax Compliance

### Was Sie in diesem Artikel erwartet

Vergangene Woche Mittwoch habe ich in unserer Sendung „hsp live um 11“ mit Torsten Stockem, Steuerberater und Partner der Kanzlei Energiesozietät, über Möglichkeiten durch KI im TCMS gesprochen. Dabei ging es um die vielfältigen Chancen, die Fachleuten durch den Einsatz von KI-Werkzeugen bei der Erstellung und Pflege eines Tax Compliance Management Systems eröffnet werden. Während unseres Gesprächs ist mir ein Gedanke gekommen: Die Erstellung eines TCMS beginnt immer beim Prozess, aber der Impuls für den Start beginnt immer im Kopf. Doch was tun, wenn dieser Impuls nicht von selbst kommt?

### Unterschiedliche Phänomene, eine gemeinsame Ursache

Es gibt ein immer wiederkehrendes Thema bei allen Fachleuten, die unsere Software einsetzen. Ob Tax Compliance Management System, Internes Kontrollsystem oder Verrechnungspreisdokumentation, viele Themen kommen einfach nicht aus den Startblöcken. Oft wissen Unternehmen genau, was sie benötigen oder wenigstens, zu welchen Dokumentationen sie verpflichtet sind. Doch die Projekte werden auf die lange Bank geschoben, da die alltägliche Arbeit vorgeht. Aufträge müssen abgewickelt werden, die Buchhaltung muss laufen, der nächste Kundentermin muss noch vorbereitet werden, und so weiter. Und solange alles läuft, drückt der Geschäftsleitung ja auch nicht der Schuh. Erst wenn eine Betriebsprüfung oder eine ähnliche Dringlichkeit ansteht, wird jemand losgeschickt, um das Thema in viel zu kurzer Zeit umzusetzen.

Das Gleiche passiert bei Themen wie KI im TCMS. Der KI-Assistent in Opti.Tax kann der Fachperson vor dem Rechner enorm viel Arbeit abnehmen, insbesondere die lästige Fleißarbeit. Es gibt keinen rationalen Grund, die Vorteile von KI nicht zu nutzen. Trotzdem blocken manche ab und machen lieber alles selbst. Ob es nun um neue Projekte oder neue Technologien geht, seit Jahren erlebe ich immer wieder das Gleiche und fühle mich wie Bill Murray alias Phil Connors im allseits beliebten Film „Und täglich grüßt das Murmeltier“. Ich stelle mich mit Torsten in unser Studio, spreche von den Mehrwerten, die ein TCMS bietet, und erlebe wieder einmal ein Déjà-vu. Und falls Sie sich fragen, ob das ein Phänomen unserer Branche ist, lassen Sie mich Ihnen eines versichern: Nein, absolut nicht. Auch in anderen Branchen erlebe ich, dass so manche selbstbewusste Persönlichkeit an der Spitze eines Unternehmens wichtige Investments verpassen. Und das immer mit dem gleichen Grund: „Das ist uns aktuell zu teuer.“ Wenn ich mit einem Autokauf schneller zur Arbeit komme, um acht statt vier Stunden pro Tag arbeiten zu können, und der Zusatzverdienst die Ausgaben nach einem Jahr übersteigt, kaufe ich doch das Auto. Wieso sollte ich weiter zur Arbeit laufen?

### Die eigene Persönlichkeit legt niemand an der Bürotür ab

Mit meinem Kollegen Maori habe ich die Tage intensiver über dieses Rätsel nachgedacht. Die Mehrwerte sind eindeutig, die Vorteile sogar in Zahlen ausrechenbar, und trotzdem machen es manche nicht. Die Kosten, zu teuer, kein Geld da. Schnell waren wir beim Thema Mindset, also bei der persönlichen Grundeinstellung, wie wir Menschen Herausforderungen unseres Lebens angehen. Dabei geht es nicht exklusiv um berufliche Entscheidungen, wobei der Scheu vor Verantwortung hier stärker greifen als im Privaten. Die einen sehen eine Herausforderung und nehmen diese automatisch an. Hier gibt es ein Problem, also suche ich nach der Lösung. Die anderen sehen eine Herausforderung und sehen eine Sackgasse. Hier gibt es ein Problem, also komme ich nicht weiter. Maori und ich haben beide die Erfahrung gemacht, dass Menschen mit der einen Grundeinstellung fast nie auf die andere Seite wechseln. Ein Stehenbleiber wird fast nie zum Problemlöser, eine Problemlöserin fast nie zu einer Stehenbleiberin.

Die erste Frage an sich selbst, insbesondere als Führungskraft, sollte also lauten: Zu welcher Gruppe gehöre ich? Wie gehe ich grundsätzlich mit unerwarteten Herausforderungen im Leben um? Wie reagiere ich beispielsweise, falls ich durch eine Verspätung meines Verkehrsmittels einen Anschluss verpasse? Die Stehenbleiber geraten in Panik, schimpfen und zetern, wissen nicht mehr weiter, stellen sich mit 100 anderen Personen am Infoschalter an. Die Problemlöser schauen in der App nach, wann der nächste Zug fährt, informieren sich vielleicht noch über die Gastronomie im Anschlussbahnhof oder nutzen die außerplanmäßige Wartezeit, um mit jemandem zu telefonieren. Nichts davon ist richtig oder falsch, Persönlichkeiten setzen sich aus unzähligen Faktoren unseres Lebens zusammen. Fakt ist aber, dass das eine Mindset einen oft weiterbringt als das andere.

### Die Überwindung von Barrieren beginnt nicht am Arbeitsplatz

Als Führungskraft eines Unternehmens muss ich bereit sein, auch mal den unbequemen Weg zu gehen. Allerdings bin ich selbst Geschäftsführer eines Unternehmens und weiß genau, wie viel Zeit so ein Arbeitstag für persönliche Entwicklungsübungen übrighat. Daher meine Überlegung: Sollte deine Persönlichkeit dich von wichtigen Entscheidungen abhalten, beginne im Privaten mit der Überwindung, nicht im Unternehmen. Geht etwas im Haushalt kaputt, versuche dich beim nächsten Mal selbst an der Reparatur – vorausgesetzt, es besteht keine Gefahr für Leib und Leben. Spinnt dein Smartphone oder dein Laptop, recherchiere selbst nach der Lösung. Die ersten Male werden vielleicht anstrengend, aber der Kopf wird sich stetig daran gewöhnen, Herausforderungen anzunehmen.

### Fazit: Der Weg zu großen Mehrwerten im TCMS führt über kleine Schritte im Kopf

Der größte Denkfehler bei KI im Tax Compliance besteht nicht darin, dass die Mehrwerte nicht deutlich genug sind. Oder die Technologie zu komplex. Vielmehr geht es darum, wie die Person vor dem Rechner normalerweise mit einer Herausforderung umgeht. Denn die beste TCMS-Software kann den Menschen, der sie bedient, nicht ändern. Sie kann sie nur befähigen alle möglichen Dinge einfacher und schneller zu erledigen. Ob diese Funktionen angenommen und genutzt werden, liegt beim Menschen. Genauer gesagt: im Kopf des Menschen.

Wer KI erfolgreich im TCMS einsetzen möchte, sollte also zuerst den eigenen Persönlichkeitstyp identifizieren. Erst wenn ich verstanden habe, wie ich mit Herausforderungen umgehe, kann ich meine Denkweise mit gezielten Reizen und Überwindungen adressieren. Ob ich dann am Ende des Tages das KI-Tool nutze oder nicht, ist eine andere Frage. Aber ich lasse mich nicht mehr von inneren Blockaden in meiner rationalen Entscheidung für oder gegen eine Innovation beeinflussen. Und das hilft mir immer, nicht nur bei der Erstellung eines TCMS.

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