DSGVO-Dokumentation: das müssen Sie wissen
Was gehört alles zum Datenschutz?
Zum Datenschutz gehören Maßnahmen und Regelungen, die personenbezogene Daten schützen, wie Datenschutzrichtlinien, Datensicherheit, Einwilligung der Betroffenen und die Einhaltung geltender Datenschutzgesetze.
Was sollte in der Dokumentation des Datenschutzkonzeptes enthalten sein?
Die Dokumentation des Datenschutzkonzepts sollte unter anderem die Datenschutzrichtlinien, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, technische und organisatorische Maßnahmen, Risikoanalysen, Auftragsverarbeitungsverträge und Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen umfassen.
Was sind Dokumentationspflichten?
Dokumentationspflichten sind rechtliche Anforderungen, die Unternehmen und Organisationen dazu verpflichten, bestimmte Informationen, Prozesse oder Transaktionen schriftlich oder in anderer dokumentierbarer Form festzuhalten, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder interner Standards sicherzustellen.
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Good to know
Datenschutz und DSGVO
Was bedeutet Datenschutz und was ist die DSGVO?
Datenschutz ist das Schutzrecht von personenbezogenen Daten. Es dient dazu, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte von Individuen zu schützen, indem sichergestellt wird, dass personenbezogene Daten nur für legitime Zwecke verarbeitet werden und entsprechend geschützt sind.
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist und den Schutz personenbezogener Daten in der gesamten EU harmonisiert. Sie regelt, wie Unternehmen, Organisationen und öffentliche Stellen mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Dazu gehört unter anderem die Pflicht zur Informationspflicht, die Pflicht zur Einwilligung, die Pflicht zur Löschung sowie die Pflicht zur Meldung von Datenpannen.
Die DSGVO gilt für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, unabhängig davon, wo sich das Unternehmen befindet. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle Anforderungen der DSGVO erfüllen und können dafür gegebenenfalls zur Verantwortung gezogen werden.
In kurz: Datenschutz bezieht sich auf den Schutz von personenbezogenen Daten und die DSGVO ist eine EU-weit geltende Verordnung die regelt, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss.
DSGVO now – wer ist betroffen und was muss ich tun?
Die DSGVO ist am 25. Mai 2018 vollumfänglich in Kraft getreten. Als verarbeitende Stelle personenbezogener Daten bestehen für Unternehmen und Kanzleien nach Art. 5 Abs.2 der DSGVO Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, dass Sie als Verantwortliche:r nachweisen wüssen, dass folgende Grundsätze eingehalten werden:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
- Zweckbindung
- Datenminimierung
- Richtigkeit
- Speicherbegrenzung
- Integrität und Vertraulichkeit
Den Nachweis dieser Rechenschaftspflicht können Sie mit einer in Form und Inhalt angemessenen Datenschutz-Dokumentation erbringen.
Die Dokumentationspflichten
Die DSGVO kennt im Wesentlichen folgende Dokumentationspflichten:
- Interessenabwägung und Zweckänderung
- Erteilte Einwilligung
- Betroffenenrechte
- Erfüllung der Informationspflicht
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung
- Einschränkung der Verarbeitung
- Mitteilungspflicht an Dritte
- Recht auf Datenübertragung
- Widerruf einer Einwilligung
- Ausübung des Widerspruchsrechts
- Technisch-organisatorische Maßnahmen
- Benennung eines Datenschutzbeauftragten
- Vertrag über Auftragsverarbeitung
- Meldung von Datenverletzungen
u.v.m.
Bei dieser Fülle an Dokumentationspflichten ist es wichtig, nicht den Überblick zu verlieren und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten zu können. Dennoch ist von der Verwendung einfacher Word-Vorlagen abzusehen, da diese weder dynamisch noch spezifisch genug sind, um alle Aspekte und Prozesse eines Unternehmens berücksichtigen und abbilden zu können.
Datenschutz und Dokumentation
Rechtsanwalt Hendrik Sievers: darauf sollten Sie achten
In unserer Sendung „hsp live um 11“ hat Datenschutzexperte Hendrik Sievers erklärt, worauf es beim Datenschutz in Verbindung mit der Dokumentation ankommt.
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