GoBD-konform und leistungsstark

Process documentation software

Lernen Sie Opti.Tax Dokumentation zur strukturierten Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation kennen. Jetzt mit BPMN-Prozessmodellierung und KI-Assistenten.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Lernen Sie Opti.Tax Dokumentation zur strukturierten Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation kennen. Jetzt mit BPMN-Prozessmodellierung und KI-Assistenten.

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Successful consultants and companies rely on Opti.Tax:

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Opti.Tax Dokumentation: die überlegene Softwarelösung am Markt

Opti.Tax für Verfahrensdokumentation

Only Opti.Tax offers the complete package for your practice:

  • Visualisierung als BPMN-Diagramm UND als Textdokument
  • Verknüpfungen, Anhänge, Referenzen aller Art
  • KI-gestützte Generierung von Musterprozessketten und Texten
  • fachliche Führung, alle wichtigen Schnittstellen u. v. m.

Sehen Sie im Video, wie Opti.Tax die Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation auf eine völlig neue Ebene hebt.

Reliable

We have been developing compliance and reporting solutions for professionals for decades.

Complete

The software uses the BZSt taxonomy, so you won’t miss a thing.

Latest

We keep the software up to date with free updates.

Fachlich geführt, durchdacht, GoBD-konform

Ihre Vorteile mit Opti.Tax für die Verfahrensdokumentation

Technical leadership in software

To ensure you reach your goal as smoothly and efficiently as possible, Opti.Tax helps you prepare your documentation.

  • On-board help videos: explanatory videos on individual items, accessible directly within the software
  • Live validation: Your entries are checked for validity on an ongoing basis
  • Schulungen und E-Learnings: persönliches Onboarding, dazu hilfreiche E-Learning-Videos und Diskussionsgruppen in der hsp Community

KI-generierte Prozessketten und Texte

Die ChatGPT-Integration in Opti.Tax unterstützt und entlastet Sie bei vielen aufwändigen Aufgaben:

  • Texte ausformulieren: Füllen Sie Textfelder schneller aus, indem Sie Stichworte liefern – die KI erstellt daraus ganze Sätze
  • Prozessketten erstellen: Basierend auf Stichwörtern oder einer Sprachaufnahme generiert die KI Beispielprozesse, die Sie bearbeiten können
  • Infos beschaffen: Für detaillierte Beschreibungen holt die KI Infos und Daten zu Softwaresystemen und Schnittstellen für Sie ein

Microsoft 365 integration included

With the Microsoft 365 integration timeliness becomes a matter of course:

  • Automatic notifications in the event of process changes (via email or the Teams app)
  • All tasks go straight to Microsoft To Do and therefore in Outlook
  • Integrated and seamless transition: Tasks are not overlooked; everyone stays informed

Mit Opti.Tax zur lebenden Verfahrensdokumentation

Eine Software, die Sie tatkräftig unterstützt

Prozesskette mit KI-Unterstützung erstellen

Bequem zur ersten Prozesskette: Lassen Sie sich mithilfe des KI-Assistenten eine Vorlage erstellen, die Sie individuell anpassen – oder beginnen Sie ganz frei und schreiben Sie direkt los. Für die Nutzung des KI-Assistenten benötigen Sie lediglich einen kostenpflichtigen ChatGPT-Schlüssel. Alles andere ist in Opti.Tax bereits integriert.

Generierte Prozesskette mit einem Klick übernehmen

Nachdem der KI-Assistent die Prozesskette nach Ihren Vorgaben erstellt hat, können Sie diese mit einem Klick in Ihr Projekt übernehmen. Anschließend können Sie jedes Detail der Prozesskette bearbeiten und anpassen.

Verantwortlichkeiten zuweisen und als Swimlanes ansehen

Weisen Sie den einzelnen Prozessschritten verantwortliche Personen zu. Erzeugen Sie das BPMN-Diagramm neu, werden die Prozesse Ihren Zuweisungen entsprechend als Swimlanes angezeigt.

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Gründe für eine lebende Verfahrensdokumentation

GoBD-Pflicht erfüllen und Ressourcen sparen

Ohne eine saubere Dokumentation riskieren Unternehmen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen, deren Beseitigung Zeit und Geld kosten. Mit einer vollständigen lebenden Verfahrensdokumentation können diese Ressourcen für wichtigere Themen eingesetzt werden.

Startbahn für die Digitalisierung legen

Unternehmen müssen ihre Prozesse mehr und mehr digitalisieren, um langfristig erfolgreich zu sein. Dafür benötigen sie eine Übersicht des Ist-Zustands. Mit der lebenden Verfahrensdokumentation erhalten sie noch mehr: ein Fundament, auf dem systematisch die digitalen Prozesse aufgebaut werden können.

Wissen sichern, Abhängigkeiten reduzieren

Verlassen einzelne Personen mit Hoheitswissen das Unternehmen, geraten die Prozessketten schnell ins Wanken. Eine Dokumentation schützt vor improvisierten Prozessen und Wissensverlust durch Fluktuation.

Neues Personal besser einarbeiten

Ein einheitlicher Onboardingprozess, festgehalten in der lebenden Verfahrensdokumentation, führt zur schnelleren Integration neuer Mitarbeitenden. Durch die schnelle Einarbeitung werden Ressourcen gespart, neue Mitarbeitende können wesentlich früher ins Tagesgeschäft eingebunden werden.

Strukturiert und gesund wachsen

Ohne festgelegte, einheitliche Prozesse wachsen Unternehmen unstrukturiert und unkontrolliert. Dies führt zu Engpässen und Ineffizienzen. die Ressourcen kosten. Eine lebende Dokumentation ermöglicht es Unternehmen, organisiert und effizient zu wachsen.
Kostenlose Beratung sichern
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Praxisbeispiel: Kanzlei und Mandant

Gemeinsam dokumentieren ohne Medienbrüche
Ablaufgrafik einer typischen Anwendungssituation: die Nutzerin bzw. der Nutzer ruft Daten und Dokumente per Interview beim Mandanten ab. Die dortige Mitarbeiterin beantwortet das Interview und ruft von einem externen Dienstleister eine benötigte Rechnung ab. Der Dienstleister kann diese bequem über die Cloud übermitteln. Die Mitarbeiterin des Mandanten sendet alles gesammelt über die Cloud an die Opti.Tax-Nutzerin bzw. den Nutzer. Diese Person kann der Finanzverwaltung jederzeit auf Verlangen die Verfahrensdokumentation vorlegen.

Mir haben die vielen Hilfestellungen in der Software sehr geholfen. Selbst wenn man an einem Punkt nicht weiterkommt, gibt es Möglichkeiten, sich Hilfe zu suchen. Allein die ganzen Lernvideos, da fühlt man sich ganz anders vorbereitet, gerade wenn man nicht aus dem Bereich kommt.

Annabell Wermter
Beraterin, di-Tra Consulting GmbH

Annabell Wermter nutzt die Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

Die Softwarelösung für GoBD-konforme Verfahrens- und Prozessdokumentationen

Warum Verfahrensdokumentation mit Opti.Tax den Unterschied macht

Mit der Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax und dem herausragenden hsp-Service erhalten Sie eine Fülle von Funktionen und Hilfen, um Schritt für Schritt eine vollständige, rechtssichere und lebende Dokumentation zu erstellen.

  • Comprehensive onboarding, including training
  • Help videos with practical tips within the software
  • erstellen, pflegen, validieren und übermitteln mit nur einer Lösung

  • Aufgaben verteilen, Fristen setzen, Daten abholen, Nachrichten austauschen – alles digital und medienbruchfrei

  • Hunderte Mustervorlagen für etliche Branchen

  • maximale Flexibilität durch gleichzeitige grafische und textliche Visualisierung

  • outstanding German customer support

Developed for you in Hamburg

Why so many professionals put their trust in hsp
Julian Rodewald is our support team leader

Excellent support

A software solution is only as good as the support that comes with it, particularly when it comes to specialist software. That is why we offer you:

  • Comprehensive onboarding with a personal appointment for you or your staff
  • Personal assistance from our support team led by Julian Rodewald

  • A comprehensive help centre with countless technical questions and answers about the software

ADKL: Tax advisers Lisa Hägele and Tobias Polka use the Opti.Tax software

Unrivalled practical relevance

Only experts know what professionals like you really need. That is why we work with leading law firms:

  • Experts in the field support our software development

  • Strong partners: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper, and others.

  • New features are regularly implemented in response to customer requests

Two software developers from hsp at their workstations

Made in Germany

Our development, testing and support teams are based in Hamburg. Our servers are located in Munich. There are good reasons for this:

  • All data is processed in accordance with strict EU legislation and the GDPR

  • You need to be able to rely on software and support – and that’s only possible locally

  • We need to be just as familiar with German laws and regulations as you are

Free of charge and with no obligation

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Let’s work together to find out how you can successfully use Opti.Tax for procedural documentation in your specific case.

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Find out how to use the Opti.Tax software Create GoBD-compliant procedural documentation easily, securely and efficiently. This page outlines features, benefits and practical solutions for businesses, tax advisers and law firms – including digital collaboration, artificial intelligence, templates and legally compliant documentation.

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Process documentation: a requirement and an opportunity

Documentation is mandatory for all businesses – with the emphasis on „all“. This includes large corporations, medium-sized enterprises, sole traders and freelancers. However, many of them put off dealing with the issue, as compiling documentation can be time-consuming and complex. Ralf Göbel, Managing Director of Sales & Consulting at doxx-on systems GmbH, strongly advises companies to keep proper records. In an interview with Paul Liese, he explains why.

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Verfahrensdokumentation erstellen: so einfach geht's

Hier lesen Sie, warum eine professionelle Verfahrensdokumentation nicht nur gesetzlich erforderlich, sondern auch ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen ist – etwa zur Optimierung von Prozessen im Unternehmen. Lesen Sie mehr konkrete Schritte und digitale Lösungen zur effizienten Erstellung der Verfahrensdokumentation. Jetzt lesen, prüfen, umsetzen – und zudem prüfungssicher aufstellen!

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Häufig gestellte Fragen zur Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

FAQ – Frequently Asked Questions

Mit Opti.Tax erwartet Sie ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen. Einige der häufigsten Fragen dazu haben wir für Sie beantwortet.

Procedural documentation sets out how tax-relevant data is recorded, processed, stored and archived within a company – particularly with regard to the GoBD requirements set by the tax authorities.

In principle, every business that processes tax-relevant data electronically is obliged to do so under the GoBD – regardless of its size or sector. This also applies to freelancers and the self-employed.

A complete set of procedural documentation typically includes:

  • General description of the company

  • Overview of IT systems and software

  • Description of data flows

  • Responsibilities

  • Internal control system (ICS)

  • Archiving and backup processes

During tax audits, the absence of such documentation may be regarded as a procedural irregularity, which could result in additional tax assessments or even penalties. It is therefore essential to maintain comprehensive procedural documentation.

With hsp’s software solution, businesses and tax advisers can create process documentation that is GoBD-compliant, efficient and structured – including templates.

The GoBD refers to ‘historisation’ and ‘revision’. It is therefore recommended that records be reviewed and updated annually – particularly in the event of a change of system, process changes or organisational changes within the company.

Yes, even small businesses and sole traders are required to document their processes, provided that tax-related data is processed digitally.

The retention period is usually 10 years, in line with the statutory retention period for tax-related documents.

Yes, many tax advisers offer the creation and maintenance of procedural documentation as a service – often in conjunction with a suitable software solution such as that provided by hsp.

Digital solutions enable:

  • faster updates,

  • greater traceability,

  • automated system analyses,

  • and greater reliability in tax audits.

Procedural documentation improves the transparency of internal processes, identifies weaknesses and promotes the optimisation of workflows. It therefore also serves the purpose of internal quality assurance.

It provides a structured overview of existing systems, interfaces and processes – a valuable basis for digitalisation strategies and IT projects.

By documenting critical processes, organisations can better identify and assess risks and mitigate them through appropriate controls – for example, in the event of data loss or system failures.

Yes, it helps to highlight redundant or inefficient workflows. Optimised processes save time and resources – particularly where accounting, IT and management accounting intersect.

Eine aktuelle Verfahrensdokumentation demonstriert Professionalität und ein strukturiertes internes Kontrollsystem – das schafft Vertrauen bei Banken, Investoren oder potenziellen Partnern.

If you have any further questions, please do not hesitate to get in touch. We look forward to hearing from you.

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About hsp – Software innovation made in Germany

We eliminate media breaks for you

Since 1991, hsp Handels-Software-Partner GmbH has been developing professional software solutions for tax consultancy and audit firms, as well as for businesses.

Our taxonomy software Opti.Tax has established itself amongst discerning professionals in the DACH region as the reliable, high-performance and long-term solution for electronic invoicing. The digital tools for legally required, GoBD-compliant documentation are particularly popular.

Practical relevance, up-to-date content and genuine service

Our software modules are developed in close collaboration with experienced partner firms such as Energiesozietät GmbH for internal control systems (IKS), ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB for transfer pricing, and Schröder & Partner for the digital pension file. In this way, we ensure that the features in Opti.Tax are tailored to the real-world challenges of day-to-day professional practice.

Regular updates ensure that changes to legislation and new requirements are incorporated into the software in a timely manner. In addition, we support you with a comprehensive range of service and support offerings, e-learning courses, access to the hsp Community, our weekly live broadcast „hsp live at 11“ and much more.