Tax compliance and small and medium-sized enterprises: Is the legislator out of touch with reality?

What you can expect from this article

Vergangene Woche habe ich mit Steuerberater Torsten Stockem, Partner der Kanzlei Energiesozietät, über den § 38 EGAO gesprochen. Das Gesetz gibt es schon einige Jahre und behandelt die Erprobung alternativer Prüfungsmethoden. Dabei haben Torsten und ich im Gespräch festgestellt, dass es viele spannende Aspekte rund um das Gesetz und den genannten Paragrafen gibt. Neben inhaltlichen Punkten haben wir im Talk folgende Frage aufgeworfen: Wie können kleine und kleinere mittelständische Unternehmen die Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen?

Wieso der § 38 EGAO für den Mittelstand Zündstoff birgt

Die häufig als „§ 38 EGAO“ bezeichnete Regelung bezieht sich auf den Artikel 97 § 38 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung und betrifft die Erprobung alternativer Prüfungsmethoden. Dabei hat Torsten Stockem in unserer Sendung besonders hervorgehoben, dass der Gesetzgeber erstmals so etwas wie eine Definition für ein steuerliches Risikokontrollsystem liefert. So steht im Gesetzestext Folgendes:

Ein Steuerkontrollsystem umfasst alle innerbetrieblichen Maßnahmen, die gewährleisten, dass

1. die Besteuerungsgrundlagen zutreffend aufgezeichnet und berücksichtigt werden sowie

2. die hierauf entfallenden Steuern fristgerecht und vollständig abgeführt werden.

Besonders spannend ist der Satz, der unmittelbar danach folgt:

Das Steuerkontrollsystem muss die steuerlichen Risiken laufend abbilden.

Denn durch diesen Satz macht der Gesetzgeber deutlich: Ein einmal erstelltes Konzept bedeutet nicht, dass die Arbeit erledigt ist. Stattdessen müssen sich die Unternehmen fortlaufend mit ihren Abläufen beschäftigen. Entstehen neue Risiken? Sind bisherige Risiken weggefallen? Haben sich gesetzliche Anforderungen geändert? Funktioniert eine Kontrolle nach einer Systemumstellung überhaupt noch so wie vorher?

Großkonzerne beschäftigen ein TCMS-Team – und der Mittelstand?

Bereits die Erstellung eines lebenden Tax Compliance Management Systems erfordert eine durchdachte, strukturierte Vorgehensweise. Doch eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung des TCMS erfordert weitaus mehr Ressourcen. Große Konzerne verfügen häufig über eine eigene Steuerabteilung, im Idealfall inklusive eines Tax-Compliance-Teams. Doch im Mittelstand sieht die Realität meist anders aus. Während in größeren mittelständischen Unternehmen noch hauptamtliche Tax-Compliance-Manager zu finden sind, sieht es insbesondere in kleineren Unternehmen anders aus. In vielen Betrieben wird das Thema Tax Compliance von einzelnen Mitarbeitenden zusätzlich zu anderen Aufgaben übernommen. Wie realistisch ist es, dort „die steuerlichen Risiken laufend abzubilden“?

Die diplomatische Antwort lautet: Es gibt nicht die eine allgemeingültige Lösung für alle Mittelständler. So kann die Funktion in der Steuerabteilung, im Finanzbereich oder in einer übergeordneten Compliance-Struktur angesiedelt sein. Entscheidend ist, dass die verantwortliche Person steuerliche Expertise und ausreichend Erfahrung mitbringt. Denn die Aufgabe wird nicht durch Titel gelöst, sondern durch vorbereitete Prozesse, aktuelles Fachwissen und richtiges Handeln. Können mittelständische Unternehmen nicht die notwendigen Ressourcen aufbringen, sind Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen hilfreiche Anlaufstellen. Doch hier betont Torsten Stockem, dass dann die externen Fachleute wirklich eng in die laufenden Prozesse eingebunden werden müssen. Ein jährlicher kurzer Einblick in die Unterlagen reicht nicht aus.

Wie mittelständische Unternehmen Tax Compliance schaffen

Lamentieren bringt nichts. Und es ist auch nicht so, dass der Gesetzgeber uns Mittelständler aus Langeweile drangsalieren möchte. Auch mir als Unternehmer und meinen Mitarbeitenden sind steuerrechtliche Sicherheit und Risikomanagement wichtig. Schließlich bedeutet beides in Kombination langfristige Resilienz, eine Frage der Existenz also. Um das Thema „laufend abbilden“ anzugehen, bieten sich mir als Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens mehrere Möglichkeiten:

1. Falls es sich unser Unternehmen leisten kann, kümmert sich ein:e Tax-Compliance-Manager:in in Vollzeit um das Thema.
2. Daneben habe ich die Möglichkeit, einer Fachperson aus dem Bereich Finanzen die Aufgabe als zusätzlichen Bereich zu übertragen. Dabei werden die Unternehmensprozesse soweit überarbeitet, dass durch KI und Automation sowie die Zuarbeit aller Abteilungen der Arbeitsaufwand insgesamt reduziert und auf mehrere Schultern verteilt wird.
3. Als dritte Möglichkeit kann ich eine externe Fachperson hinzuziehen. Im Idealfall kann mir die Kanzlei, mit der mein Unternehmen bereits zusammenarbeitet, eine auf Tax Compliance spezialisierte Fachperson zur Seite stellen. Diese Person binde ich eng in meine Prozesse mit ein.