Intelligente Softwarelösung

Die Prozessdokumentation-Software

Ob als BPMN-Diagramm oder als dynamisches Textdokument mit klassischer Ansicht – erstellen Sie mit Opti.Tax eine lebende Prozessdokumentation.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Intelligente Softwarelösung

Die Prozessdokumentation-Software

Ob als BPMN-Diagramm oder als dynamisches Textdokument mit klassischer Ansicht – erstellen Sie mit Opti.Tax eine lebende Prozessdokumentation.

Opti.Tax Dokumentation: die überlegene Softwarelösung am Markt

Opti.Tax für Prozessdokumentation

Wenn ein:e Mitarbeiter:in geht, entstehen viele Fragen:

  • Wird das Fachwissen festgehalten?
  • Wie verläuft die Übergabe?
  • Wer kümmert sich wann um was?

Die sichere Lösung: eine lebende Prozessdokumentation.

Sehen Sie im Video, wie einfach eine Prozessdokumentation mit Opti.Tax entsteht.

Reliable

We have been developing compliance and reporting solutions for professionals for decades.

Complete

The software uses the BZSt taxonomy, so you won’t miss a thing.

Latest

We keep the software up to date with free updates.

Fachlich geführt, durchdacht, GoBD-konform

Ihre Vorteile mit Opti.Tax für die Prozessdokumentation

Visualisierung in BPMN und Textform

Die Prozessdokumentation-Software Opti.Tax stellt diese Optionen für die Visualisierung zur Verfügung:

  • BPMN-Diagramme (Business Process Model and Notation): international anerkannte, klare Darstellung Ihrer Prozesse
  • Klassische Textform: zum Durchlesen, allerdings dynamisch aufgebaut und einfach zu pflegen
  • Ideal für Onboarding, Schulung und interne Kommunikation

Prozessschritte mit Referenzen anreichern

Jedes Unternehmen ist individuell. Deshalb geht die Datenerfassung bei Bedarf in die Tiefe:

  • RACI- Rollen: Definitionen von Rollen und Zusändigkeiten
  • Anhänge und Integrationen: Dateien, Links, externe Tools wie d.velop process studio und relevante Risiken
  • Wiederkehrende Aufgaben z. B. Kontrollmaßnahmen im Vier-Augen-Prinzip

Microsoft 365 integration included

With the Microsoft 365 integration timeliness becomes a matter of course:

  • Automatic notifications in the event of process changes (via email or the Teams app)
  • All tasks go straight to Microsoft To Do and therefore in Outlook
  • Integrated and seamless transition: Tasks are not overlooked; everyone stays informed

Durchdacht, umfassend, fachlich geführt

Eine Prozessdokumentation-Software, die sich Ihren Anforderungen anpasst

Prozesskette mit KI-Unterstützung erstellen

Bequem zur ersten Prozesskette: Lassen Sie sich mithilfe des KI-Assistenten eine Vorlage erstellen, die Sie individuell anpassen – oder beginnen Sie ganz frei und schreiben Sie direkt los. Für die Nutzung des KI-Assistenten benötigen Sie lediglich einen kostenpflichtigen ChatGPT-Schlüssel. Alles andere ist in Opti.Tax bereits integriert.

Prozessschritte ergänzen und synchronisieren

Fügen Sie Ihren Prozessschritten relevante Referenzen hinzu: Dokumente, externe Links, Videos und Aufgaben lassen sich direkt integrieren. Alles wird per Klick in die Opti.Tax Cloud synchronisiert – für eine medienbruchfreie, nahtlose Zusammenarbeit.

Prozessbeschreibung per Opti.Tax Cloud nutzen

Mitarbeitende können über ihren Opti.Tax-Cloud-Zugang komfortabel auf alle Details der Prozessbeschreibung zugreifen: die Prozessvisualisierung nach BPMN, Beschreibungen der Prozessschritte, Referenzen wie Dokumente, Links zu externen Inhalten, Videos, Aufgaben, Risiken und Kontrollmaßnahmen. So wird die Prozessdokumentation zum echten Werkzeug im Arbeitsalltag.

Der Mehrwert ist, dass man alle Mitarbeitenden abholen kann. Dass man eine Plattform schafft, wo deren Feedback gehört wird. Wo jeder mitarbeiten kann. Wo Wissen nicht verloren geht. Dass man ein Thema wie Onboarding vereinfacht. Es macht die Einarbeitung und generell das Arbeitsleben einfacher und überzeugt Führungskräfte sowie Mitarbeitende gleichermaßen.

Annabell Wermter
Beraterin, di-Tra Consulting GmbH

Annabell Wermter nutzt die Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

Die Softwarelösung für saubere Abläufe

Warum Prozessdokumentation mit Opti.Tax den Unterschied macht

In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur theoretisch – meist irgendwo abgelegt und im Alltag vergessen. Mit der Prozessdokumentation-Software Opti.Tax bauen Sie für die Praxis ein lebendiges, zukunftsfähiges System auf, das alle Beteiligten einbindet und nachhaltig funktioniert.

  • einheitliche, nachvollziehbare Prozesse

  • schnellere Einarbeitung neuer Teammitglieder
  • fewer errors, higher quality of work
  • revisionssicheres und IKS-konformes Arbeiten

  • Struktur statt Glücksspiel bei Personalwechsel
  • Future-proof thanks to scalable structures

  • Allocating tasks via Outlook and Teams

  • überzeugt mit hoher Nutzerakzeptanz

Developed for you in Hamburg

Why so many professionals put their trust in hsp
Julian Rodewald is our support team leader

Excellent support

A software solution is only as good as the support that comes with it, particularly when it comes to specialist software. That is why we offer you:

  • Comprehensive onboarding with a personal appointment for you or your staff
  • Personal assistance from our support team led by Julian Rodewald
  • A comprehensive help centre with countless technical questions and answers about the software

ADKL: Tax advisers Lisa Hägele and Tobias Polka use the Opti.Tax software

Unrivalled practical relevance

Only experts know what professionals like you really need. That is why we work with leading law firms:

  • Experts in the field support our software development
  • Strong partners: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper, and others.

  • New features are regularly implemented in response to customer requests

Two software developers from hsp at their workstations

Made in Germany

Our development, testing and support teams are based in Hamburg. Our servers are located in Munich. There are good reasons for this:

  • All data is processed in accordance with strict EU legislation and the GDPR

  • You need to be able to rely on software and support – and that’s only possible locally
  • We need to be just as familiar with German laws and regulations as you are

Free of charge and with no obligation

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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für Prozessdokumentation in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können.

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Mehr zum Thema Prozessdokumentation Software

FAQ – Frequently Asked Questions

Häufig gestellte Fragen zur Prozessdokumentation-Software Opti.Tax

Mit Opti.Tax erwartet Sie ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen für die Praxis. Die Fragen, die uns von interessierten Fachpersonen erreichen, haben wir für Sie beantwortet.

Ja, absolut. Eine klare Prozessdokumentation verhindert Wissenverlust bei Personalwechsel, sichert die Qualität von Abläufen und spart langfristig Zeit. Mit Opti.Tax gelingt die Umsetzung strukturiert und effizient – inklusive Visualisierung, Referenzen und Cloud-Zugriff.

BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein internationaler Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. In Opti.Tax nutzen Sie BPMN-Diagramme, um Abläufe verständlich und nachvollziehbar darzustellen – ideal für Teams, Schulungen und Audits.

Sie haben die Wahl: Neben BPMN bietet Opti.Tax auch klassische Prozessbeschreibungen in Textform – dynamisch aufgebaut und einfach zu pflegen. So findet jeder im Team die passende Darstellung.

Sehr tief. Jeder Prozessschritt kann mit Rollen, Aufgaben, Risiken, Anhängen, Links oder externen Tools verknüpft werden. Damit entsteht ein vollständig referenziertes, lebendiges Wissenssystem.

Veränderungen an Prozessen werden automatisch in Microsoft Teams oder per E-Mail kommuniziert. Aufgaben aus Prozessen erscheinen direkt in Outlook und Microsoft To Do – das erhöht Verbindlichkeit und reduziert Reibungsverluste.

Nein, aber sehr empfehlenswert. Die Opti.Tax Cloud ermöglicht standortübergreifende Zusammenarbeit, zentralen Zugriff auf Projekte und medienbruchfreies Arbeiten mit Mandanten oder internen Teams.

Durch die standardisierte Process documentation mit klaren Abläufen, Zuständigkeiten und Aufgabenbeschreibungen verkürzt sich die Einarbeitungszeit deutlich. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht – ohne ständiges Nachfragen.

Teilweise, ja. Über Anbindungen (z. B. an d.velop process studio oder über verlinkte Dokumente) können Sie externe Informationen integrieren. Die hsp entwickelt Interfaces ständig weiter – sprechen Sie uns bei konkreten Anforderungen an.

Ja. Mit der lückenlosen Documentation, klaren Verantwortlichkeiten und der Möglichkeit, IKS-relevante Risiken zu erfassen, erfüllt Opti.Tax hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.

Für Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Company mit Compliance-Vorgaben, Finanzabteilungen oder alle Organisationen, die Prozesse dokumentieren und optimieren möchten – professionell, skalierbar und zukunftssicher.

If you have any further questions, please do not hesitate to get in touch. We look forward to hearing from you.

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About hsp – Software innovation made in Germany

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Since 1991, hsp Handels-Software-Partner GmbH has been developing professional software solutions for tax consultancy and audit firms, as well as for businesses.

Our taxonomy software Opti.Tax has established itself amongst discerning professionals in the DACH region as the reliable, high-performance and long-term solution for electronic invoicing. The digital tools for legally required, GoBD-compliant documentation are particularly popular.

Practical relevance, up-to-date content and genuine service

Our software modules are developed in close collaboration with experienced partner firms such as Energiesozietät GmbH for internal control systems (IKS), ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB for transfer pricing, and Schröder & Partner for the digital pension file. In this way, we ensure that the features in Opti.Tax are tailored to the real-world challenges of day-to-day professional practice.

Regular updates ensure that changes to legislation and new requirements are incorporated into the software in a timely manner. In addition, we support you with a comprehensive range of service and support offerings, e-learning courses, access to the hsp Community, our weekly live broadcast „hsp live at 11“ and much more.

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