GoBD-konform und leistungsstark

Die Verfahrensdokumentation Software

Lernen Sie Opti.Tax Dokumentation zur strukturierten Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation kennen. Jetzt mit BPMN-Prozessmodellierung und KI-Assistenten.

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Successful consultants and companies rely on Opti.Tax:

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Opti.Tax Dokumentation: die überlegene Softwarelösung am Markt

Opti.Tax für Verfahrensdokumentation

Only Opti.Tax offers the complete package for your practice:

Visualisierung als BPMN-Diagramm UND als Textdokument
Verknüpfungen, Anhänge, Referenzen aller Art
KI-gestützte Generierung von Musterprozessketten und Texten
fachliche Führung, alle wichtigen Schnittstellen u. v. m.

Sehen Sie im Video, wie Opti.Tax die Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation auf eine völlig neue Ebene hebt.

Reliable

We have been developing compliance and reporting solutions for professionals for decades.

Complete

The software uses the BZSt taxonomy, so you won’t miss a thing.

Latest

We keep the software up to date with free updates.

Fachlich geführt, durchdacht, GoBD-konform

Ihre Vorteile mit Opti.Tax für die Verfahrensdokumentation

Technical leadership in software

To ensure you reach your goal as smoothly and efficiently as possible, Opti.Tax helps you prepare your documentation.

On-board help videos: explanatory videos on individual items, accessible directly within the software
Live validation: Your entries are checked for validity on an ongoing basis

Schulungen und E-Learnings: persönliches Onboarding, dazu hilfreiche E-Learning-Videos und Diskussionsgruppen in der hsp Community

KI-generierte Prozessketten und Texte

Die ChatGPT-Integration in Opti.Tax unterstützt und entlastet Sie bei vielen aufwändigen Aufgaben:

Texte ausformulieren: Füllen Sie Textfelder schneller aus, indem Sie Stichworte liefern – die KI erstellt daraus ganze Sätze
Prozessketten erstellen: Basierend auf Stichwörtern oder einer Sprachaufnahme generiert die KI Beispielprozesse, die Sie bearbeiten können

Infos beschaffen: Für detaillierte Beschreibungen holt die KI Infos und Daten zu Softwaresystemen und Schnittstellen für Sie ein

Microsoft 365 integration included

With the Microsoft 365 integration timeliness becomes a matter of course:

Automatic notifications in the event of process changes (via email or the Teams app)

All tasks go straight to Microsoft To Do and therefore in Outlook

Integrated and seamless transition: Tasks are not overlooked; everyone stays informed

Book a free consultation

Mit Opti.Tax zur lebenden Verfahrensdokumentation

Eine Software, die Sie tatkräftig unterstützt

Prozesskette mit KI-Unterstützung erstellen

Bequem zur ersten Prozesskette: Lassen Sie sich mithilfe des KI-Assistenten eine Vorlage erstellen, die Sie individuell anpassen – oder beginnen Sie ganz frei und schreiben Sie direkt los. Für die Nutzung des KI-Assistenten benötigen Sie lediglich einen kostenpflichtigen ChatGPT-Schlüssel. Alles andere ist in Opti.Tax bereits integriert.

Generierte Prozesskette mit einem Klick übernehmen

Nachdem der KI-Assistent die Prozesskette nach Ihren Vorgaben erstellt hat, können Sie diese mit einem Klick in Ihr Projekt übernehmen. Anschließend können Sie jedes Detail der Prozesskette bearbeiten und anpassen.

Verantwortlichkeiten zuweisen und als Swimlanes ansehen

Weisen Sie den einzelnen Prozessschritten verantwortliche Personen zu. Erzeugen Sie das BPMN-Diagramm neu, werden die Prozesse Ihren Zuweisungen entsprechend als Swimlanes angezeigt.

Gründe für eine lebende Verfahrensdokumentation

GoBD-Pflicht erfüllen und Ressourcen sparen

Ohne eine saubere Dokumentation riskieren Unternehmen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen, deren Beseitigung Zeit und Geld kosten. Mit einer vollständigen lebenden Verfahrensdokumentation können diese Ressourcen für wichtigere Themen eingesetzt werden.

Startbahn für die Digitalisierung legen

Unternehmen müssen ihre Prozesse mehr und mehr digitalisieren, um langfristig erfolgreich zu sein. Dafür benötigen sie eine Übersicht des Ist-Zustands. Mit der lebenden Verfahrensdokumentation erhalten sie noch mehr: ein Fundament, auf dem systematisch die digitalen Prozesse aufgebaut werden können.

Wissen sichern, Abhängigkeiten reduzieren

Verlassen einzelne Personen mit Hoheitswissen das Unternehmen, geraten die Prozessketten schnell ins Wanken. Eine Dokumentation schützt vor improvisierten Prozessen und Wissensverlust durch Fluktuation.

Neues Personal besser einarbeiten

Ein einheitlicher Onboardingprozess, festgehalten in der lebenden Verfahrensdokumentation, führt zur schnelleren Integration neuer Mitarbeitenden. Durch die schnelle Einarbeitung werden Ressourcen gespart, neue Mitarbeitende können wesentlich früher ins Tagesgeschäft eingebunden werden.

Strukturiert und gesund wachsen

Ohne festgelegte, einheitliche Prozesse wachsen Unternehmen unstrukturiert und unkontrolliert. Dies führt zu Engpässen und Ineffizienzen. die Ressourcen kosten. Eine lebende Dokumentation ermöglicht es Unternehmen, organisiert und effizient zu wachsen.

Kostenlose Beratung sichern

Praxisbeispiel: Kanzlei und Mandant

Gemeinsam dokumentieren ohne Medienbrüche

Ablaufgrafik einer typischen Anwendungssituation: die Nutzerin bzw. der Nutzer ruft Daten und Dokumente per Interview beim Mandanten ab. Die dortige Mitarbeiterin beantwortet das Interview und ruft von einem externen Dienstleister eine benötigte Rechnung ab. Der Dienstleister kann diese bequem über die Cloud übermitteln. Die Mitarbeiterin des Mandanten sendet alles gesammelt über die Cloud an die Opti.Tax-Nutzerin bzw. den Nutzer. Diese Person kann der Finanzverwaltung jederzeit auf Verlangen die Verfahrensdokumentation vorlegen.

Mir haben die vielen Hilfestellungen in der Software sehr geholfen. Selbst wenn man an einem Punkt nicht weiterkommt, gibt es Möglichkeiten, sich Hilfe zu suchen. Allein die ganzen Lernvideos, da fühlt man sich ganz anders vorbereitet, gerade wenn man nicht aus dem Bereich kommt.

Annabell Wermter
Beraterin, di-Tra Consulting GmbH

Annabell Wermter nutzt die Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

Die Softwarelösung für GoBD-konforme Verfahrens- und Prozessdokumentationen

Warum Verfahrensdokumentation mit Opti.Tax den Unterschied macht

Mit der Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax und dem herausragenden hsp-Service erhalten Sie eine Fülle von Funktionen und Hilfen, um Schritt für Schritt eine vollständige, rechtssichere und lebende Dokumentation zu erstellen.

Comprehensive onboarding, including training
Help videos with practical tips within the software
erstellen, pflegen, validieren und übermitteln mit nur einer Lösung
Aufgaben verteilen, Fristen setzen, Daten abholen, Nachrichten austauschen – alles digital und medienbruchfrei
Hunderte Mustervorlagen für etliche Branchen
maximale Flexibilität durch gleichzeitige grafische und textliche Visualisierung
outstanding German customer support

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Developed for you in Hamburg

Why so many professionals put their trust in hsp

Julian Rodewald is our support team leader

Excellent support

A software solution is only as good as the support that comes with it, particularly when it comes to specialist software. That is why we offer you:

Comprehensive onboarding with a personal appointment for you or your staff
Personal assistance from our support team led by Julian Rodewald
A comprehensive help centre with countless technical questions and answers about the software

ADKL: Tax advisers Lisa Hägele and Tobias Polka use the Opti.Tax software

Unrivalled practical relevance

Only experts know what professionals like you really need. That is why we work with leading law firms:

Experts in the field support our software development
Strong partners: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper, and others.
New features are regularly implemented in response to customer requests

Two software developers from hsp at their workstations

Made in Germany

Our development, testing and support teams are based in Hamburg. Our servers are located in Munich. There are good reasons for this:

All data is processed in accordance with strict EU legislation and the GDPR
You need to be able to rely on software and support – and that’s only possible locally
We need to be just as familiar with German laws and regulations as you are

Free of charge and with no obligation

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Häufig gestellte Fragen zur Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

FAQ – Frequently Asked Questions

Mit Opti.Tax erwartet Sie ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege von Verfahrensdokumentationen. Einige der häufigsten Fragen dazu haben wir für Sie beantwortet.

Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in einem Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden – insbesondere im Hinblick auf die GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung.

Wer ist zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet?

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu gem. GoBD verpflichtet, das steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeitet – unabhängig von Größe oder Branche. Auch Freiberufler und Selbstständige fallen darunter.

Welche Inhalte muss eine Verfahrensdokumentation enthalten?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst typischerweise:

Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
IT-Systeme und Softwareübersicht
Beschreibung der Datenflüsse
Verantwortlichkeiten
Internal control system (ICS)
Archivierungs- und Sicherungsprozesse

Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?

Bei Betriebsprüfungen kann das Fehlen als formeller Mangel gewertet werden, was zu Hinzuschätzungen oder sogar Sanktionen führen kann. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist daher essenziell.

Wie hilft die Software von hsp bei der Verfahrensdokumentation?

Mit der Softwarelösung von hsp können Unternehmen und Steuerberater Verfahrensdokumentationen GoBD-konform, effizient und strukturiert erstellen – inklusive Vorlagen.

Wie oft sollte die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?

In den GoBD wird von Historisierung und Revisionierung gesprochen. Daher wird eine jährliche Überprüfung und Aktualisierung empfohlen – insbesondere bei Systemwechseln, Prozessänderungen oder organisatorischen Veränderungen im Unternehmen.

Ist die Verfahrensdokumentation auch für kleine Unternehmen relevant?

Ja, auch kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer sind verpflichtet, ihre Abläufe zu dokumentieren, sofern steuerrelevante Daten digital verarbeitet werden.

Wie lange muss eine Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre, analog zur gesetzlichen Frist für steuerrelevante Unterlagen.

Kann ein Steuerberater die Verfahrensdokumentation übernehmen?

Ja, viele Steuerberater bieten die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung an – häufig in Kombination mit einer geeigneten Softwarelösung wie der von hsp.

Welche Vorteile bietet eine digitale Verfahrensdokumentation gegenüber einer Papierlösung?

Digitale Lösungen ermöglichen:

schnellere Aktualisierung,
bessere Nachvollziehbarkeit,
automatisierte Systemanalysen,
und eine höhere Prüfsicherheit bei Betriebsprüfungen.

Welchen Nutzen hat eine Verfahrensdokumentation für Unternehmen abseits der GoBD-Pflicht?

Eine Verfahrensdokumentation verbessert die Transparenz interner Prozesse, deckt Schwachstellen auf und fördert die Optimierung von Arbeitsabläufen. Sie dient somit auch der internen Qualitätssicherung.

Wie kann eine Verfahrensdokumentation bei Digitalisierungsprojekten helfen?

Sie bietet einen strukturierten Überblick über bestehende Systeme, Schnittstellen und Prozesse – eine wertvolle Grundlage für Digitalisierungsstrategien und IT-Projekte.

Inwiefern unterstützt die Verfahrensdokumentation das Risikomanagement?

Durch die Dokumentation kritischer Abläufe können Unternehmen Risiken besser identifizieren, bewerten und durch geeignete Kontrollen absichern – etwa bei Datenverlust oder Systemausfällen.

Trägt die Verfahrensdokumentation zur Effizienzsteigerung bei?

Ja, sie hilft dabei, redundante oder ineffiziente Abläufe sichtbar zu machen. Optimierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen – gerade im Zusammenspiel von Buchhaltung, IT und Controlling.

Warum ist die Verfahrensdokumentation auch für Investoren oder Banken relevant?

Eine aktuelle Verfahrensdokumentation demonstriert Professionalität und ein strukturiertes internes Kontrollsystem – das schafft Vertrauen bei Banken, Investoren oder potenziellen Partnern.

If you have any further questions, please do not hesitate to get in touch. We look forward to hearing from you.

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Since 1991, hsp Handels-Software-Partner GmbH has been developing professional software solutions for tax consultancy and audit firms, as well as for businesses.

Our taxonomy software Opti.Tax has established itself amongst discerning professionals in the DACH region as the reliable, high-performance and long-term solution for electronic invoicing. The digital tools for legally required, GoBD-compliant documentation are particularly popular.

Practical relevance, up-to-date content and genuine service

Our software modules are developed in close collaboration with experienced partner firms such as Energiesozietät GmbH for internal control systems (IKS), ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB for transfer pricing, and Schröder & Partner for the digital pension file. In this way, we ensure that the features in Opti.Tax are tailored to the real-world challenges of day-to-day professional practice.

Regular updates ensure that changes to legislation and new requirements are incorporated into the software in a timely manner. In addition, we support you with a comprehensive range of service and support offerings, e-learning courses, access to the hsp Community, our weekly live broadcast „hsp live at 11“ and much more.

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