What happens without a contingency plan? Why do we struggle to protect ourselves adequately?

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Einen fehlenden Airbag merken Sie erst bei einem Unfall. Ungefähr so verhält es sich mit Vorkehrungen im Alltag, die nicht direkt greifbar sind. Zum Beispiel Versicherungen. Denn solange alles läuft, können sich die meisten von uns nicht vorstellen, dass es auch mal krachen könnte. Und was ist mit den unwahrscheinlichsten Vorfällen, die passieren können – schwere Krankheiten oder Tod etwa? Dann denken die meisten von uns: Im Fall der Fälle suchen wir halt alle Dokumente zusammen. Wir haben doch diesen einen Ordner mit allen wichtigen Unterlagen. Passt schon.

Die Wahrheit ist: In den meisten Fällen passt überhaupt nichts. Denn wenn wir uns die Zeit nehmen, uns in solche Vorfälle hineinzudenken, wird uns schnell klar: Bei vielen Informationen wissen wir genau, dass wir sie nicht haben. Die Passwörter der Mutter beispielsweise. Oder welche Abos der Partner abgeschlossen hat. Vielleicht hat der Großvater irgendwelche privaten Altersvorsorgeverträge abgeschlossen, ohne es jemandem zu erzählen. Und falls etwas passieren sollte, haben wir garantiert andere Dinge im Kopf als irgendwelche Verträge und Dokumente. Dabei gibt es für diese Situation eine erstaunlich einfache Lösung.

Wir bilden uns nur ein, dass wir alles unter Kontrolle haben

Es ist ganz natürlich und normal, dass wir uns nicht mit schlimmen Themen beschäftigen möchten. Daher versuchen wir, diese zu vermeiden oder zumindest schnellstmöglich abzuhaken. Wenn wir uns also beispielsweise um eine Lebensversicherung kümmern, haken wir mit der Unterschrift unter dem Vertrag das Thema ab. Dabei wäre doch durchaus wichtig, sich drum zu kümmern, dass im Todesfall die Versicherung greift. Dafür müssten wir uns mit der Frage beschäftigen: Wissen alle im Fall der Fälle, dass es diesen Vertrag gibt und was zu tun ist? Denn eines ist klar: Ohne eine zentrale Struktur sind die meisten Informationen über mehrere Orte verteilt. So liegen die einen Verträge in Ordnern, die Zugangsdaten im Notizblock. Andere wichtige Unterlagen sind vielleicht digital gespeichert oder seit dem letzten Umzug in einem Karton im Keller.

Oft weiß höchstens eine Person, wo sich alles befindet. Das funktioniert im Alltag, solange diese Person verfügbar ist. Fällt sie jedoch aus, entsteht sofort ein Problem. Dann stehen Angehörige oder Kolleg:innen vor der gewaltigen Herausforderung, alle Informationen und Dokumente zusammenzusuchen. Und meistens weiß niemand, nach was gesucht werden soll. Dabei geht in einer ohnehin belastenden Situationen viel Zeit verloren, gegebenenfalls entstehen unnötige Kosten durch versäumte Zahlungen oder vergessene Abonnements. Zusätzlich bleibt am Ende immer die Frage, ob wirklich alles gefunden oder etwas Wichtiges vergessen wurde. Diese Ungewissheit erschwert Entscheidungen und kann langfristige Konsequenzen haben.

Das berufliche Umfeld benötigt alle Infos, nicht nur Fragmente

Viele vergessen beim Thema Vorsorge das berufliche Umfeld. Denn ein plötzlicher Ausfall eines Menschen kann dort weitreichende Konsequenzen verursachen. Schon bei einem kurzen Ausfall durch einen Krankheitsfall merken viele, dass oft wichtige Informationen nirgendwo abgelegt sind. Dann merken wir, wie abhängig wir eigentlich von einzelnen Personen und deren Hoheitswissen sind. Wenn nur eine Person weiß, wo sich wichtige Informationen befinden, entstehen automatisch Risiken. Beispielsweise bei ausbleibenden Zahlungen oder Freigaben, nicht wahrgenommenen Terminen und ignorierten Anfragen.

Solche Situationen können massive finanzielle Schäden zur Folge haben. Darüber hinaus entstehen Missverständnisse und Konflikte, da Dokumentationen und Informationen fehlen. Und Spannungen kosten wiederum Zeit, abgesehen von den langfristigen Folgen fürs Miteinander im Unternehmen. Es gibt also viele Gründe, um sich eine umfassende Vorsorgeakte anzulegen. Denn dort sind alle privaten wie beruflichen Informationen, Dokumente und Anhänge gespeichert. Aber wie kommen diese Informationen im Notfall zu denen, die sie benötigen?

Die digitale Vorsorgeakte lebt

Dass der plötzliche Ausfall eines Menschen Auswirkungen aufs private wie berufliche Umfeld hat, ist unbestritten. Die Vorsorgeakte minimiert die Erschütterungen und gibt dem Umfeld die Zeit, die notwendigen Schritte in die Wege zu leiten, damit Menschen und Prozesse abgesichert sind. Dafür müssen viele Daten, Informationen und Dokumente hinterlegt werden. Das muss nicht auf einmal geschehen, auch muss niemand alles allein stemmen. Hier erlaubt die Vorsorgeakte, Aufgaben zu verteilen und die Bestandteile nach und nach zusammenzutragen.

Eine digitale Vorsorgeakte bietet dabei zwei erhebliche Vorteile gegenüber analogen Akten und Ordnern:

1. Digitale Anhänge: Während physische Akten nur Papierdokumente enthalten können, können in einer digitalen Vorsorgeakte auch Dateien oder Links hinterlegt werden.
2. Individuelle Zugriffsrechte: Eine analoge Akte kann theoretisch jede Person aus dem Regal holen. Dagegen liegt die digitale Vorsorgeakte verschlüsselt auf einem sicheren Server. Die Person, der die Akte gehört, legt vorab ganz genau fest, welche Person wann auf welche Informationen zugreifen darf.