Risiken steuern, Unternehmen schützen

Internes Kontrollsystem erstellen und leben

Erfahren Sie, was in ein vollständiges IKS gehört gehört und wie Sie es erstellen.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Risiken steuern, Unternehmen schützen

Internes Kontrollsystem erstellen und leben

Erfahren Sie, was in ein vollständiges IKS gehört gehört und wie Sie es erstellen.

Internes Kontrollsystem (IKS) einfach erklärt

Was ist ein Internes Kontrollsystem?

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst die organisatorischen Maßnahmen, Prozesse und Verfahren, die eine Organisation implementiert, um ihre Geschäftsabläufe zu überwachen, Risiken zu steuern, Compliance sicherzustellen und die Effizienz sowie die Integrität der finanziellen Berichterstattung zu gewährleisten.

Wann ist ein IKS Pflicht?

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ist in vielen Ländern und Branchen nicht nur empfohlen, sondern in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben. Letzteres gilt insbesondere für börsennotierte Unternehmen oder Unternehmen in regulierten Sektoren. Damit möchte der Gesetzgeber die Integrität der Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Was ist eine IKS-Software?

Eine IKS-Software ist eine spezielle Softwareanwendung, die Funktionen zur Dokumentation von Prozessen, zur Risikobewertung, zur Überwachung von Geschäftsabläufen und zur Berichterstattung über Compliance bietet.

About the author

Paul Liese
Paul Liese
hsp Software

Paul Liese is the managing director of hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. For many years, he has been involved in the Software and IT specialist with the topics relating to electronic invoicing. These include, in particular, procedural documentation, Tax CMS, transfer pricing and the internal control system. Together with his team, Paul Liese is working on the Elimination of all media breaks in accounting.

Schritt für Schritt alle Risiken im Griff

Internes Kontrollsystem (IKS): alles, was Sie wissen müssen

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ist ein Rahmenwerk, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig hilft es, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehören sowohl formale als auch informelle Prozesse und Verfahren, die dafür sorgen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

Ein IKS kommt in vielen Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung, der Produktion, im Personalwesen oder im Compliance-Bereich. Es kann sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse umfassen, etwa das Erstellen von Finanzberichten, die Überwachung von Produktionsprozessen oder die Durchführung von Hintergrundprüfungen bei Bewerber:innen.

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Risikobewertung und rechtliche Anforderungen

Ein wesentlicher Bestandteil eines Internen Kontrollsystems ist die Risikobewertung. Unternehmen müssen zunächst ihre individuellen Risiken identifizieren und bewerten, um dann geeignete Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken umzusetzen. Dazu gehören Notfallpläne, regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden oder spezifische Kontrollmechanismen im Arbeitsalltag. Ebenso dient ein IKS dazu, als Unternehmen sämtliche Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Dazu zählen unter anderem Steuer- und Arbeitsrecht, aber auch Umweltauflagen.

Mit der Erstellung und Implementierung eines Internen Kontrollsystems stellen Unternehmen sicher, dass hierfür klare Regeln und Prozesse existieren und gelebt werden. So werden Verstöße erschwert und Bußgelder oder Reputationsschäden abgewendet.

Effiziente Dokumentation, bessere Prozesse

Ziele eines Internen Kontrollsystems

Optimising processes

  • Abläufe strukturieren, klare Verantwortlichkeiten schaffen und Doppelarbeit reduzieren
  • Effizienz und Qualität verbessern durch standardisierte Verfahren
  • Zeit und Kosten sparen, indem Fehlerquellen und Engpässe systematisch beseitigt werden

Reporting absichern

  • Vollständigkeit und Richtigkeit von Zahlen und Informationen sichern
  • Vertrauen in Berichte und Auswertungen stärken, intern wie extern
  • verlässliche Basis für fundierte Entscheidungen und Finanzierungen bilden

Risiken minimieren

  • potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern
  • das Vermögen des Unternehmens vor Verlusten und Schäden schützen
  • Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Regeln sichern, um Bußgelder zu vermeiden

Internes Kontrollsystem: Checkliste sinnvoll?

Wenn das Interne Kontrollsystem auf dem Prüfstand steht, bilden Checklisten die Basis für die Prüfung des IKS und des Ist-Zustands. Da allerdings jedes Unternehmen anders ist, können einer Mustervorlage auch Elemente hinzugefügt oder entnommen werden.

Bei IKS-Prüfung Checkliste nutzen

Die Fragen, die sich bei einer IKS-Prüfung ergeben können, sind genauso vielfältig wie die Unternehmen. Allgemeine Fragen, beispielsweise nach einem Risikomanagement im EDV-Bereich, mögen auf fast jede Firma anwendbar sein. Manch spezielle Frage, etwa die nach einer Fuhrparkordnung, ist für viele digitale Startups hinfällig.

Dennoch sind Muster-Checklisten zur Prüfung öffentlich einsehbar und umreißen beispielsweise folgende Bereiche:

  • Aufbauorganisation

  • Ablauforganisation

  • Anlagenverwaltung

  • Sicherungsvorkehrungen

  • Sicherheit und Versicherungswesen
  • Rechnungswesen
  • Kasse und Bankverkehr
  • Verbindlichkeiten
  • Einkauf – Wareneingang
  • Lagerhaltung

  • Inventur

  • Produktion

  • Verkauf/Vertrieb

  • Fuhrpark

  • Dienstreisen

  • Repräsentation, Bewirtung, Werbegeschenke

  • Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung

  • EDV & Sicherheit – Allgemein

  • EDV & Sicherheit – Anlagensicherheit

  • EDV & Sicherheit – Systemsicherheit

  • EDV & Sicherheit – Programmsicherheit

  • EDV & Sicherheit – Datensicherheit

Die überlegene IKS-Software

Lernen Sie Opti.Tax fürs Interne Kontrollsystem kennen

Kurz und kompakt erklärt

Warum sind so viele IKS-Fachleute begeistert von Opti.Tax? Sehen Sie im Video, wie die Software Ihnen die Erstellung Ihres IKS erleichtert.

Warum braucht man ein Internes Kontrollsystem?

Das Interne Kontrollsystem ist kein Nice-to-have: Für die meisten Kapitalgesellschaften ist nämlich die Einrichtung und das Monitoring eines IKS eine gesetzliche Pflicht (§ 91 AktG). Allerdings ist es ein Good-to-have, denn das IKS ist für den unternehmerischen Erfolg praktisch unverzichtbar.

  • Gefahrenabwehr: minimiert die Risiken, die ein Unternehmen belasten und/oder gefährden könnten
  • Prozessoptimierung: erhöht Effektivität und Effizienz der Geschäftsabläufe
  • Gesetzestreue: gewährleistet, dass das Unternehmen die geltenden Gesetze und Vorschriften einhält
Torsten Stockem, Energiesozietät

Natürlich sind die Einzelrisiken wichtig, aber wenn ich nicht über den Prozess gehe, behandle ich vielleicht Risiken, die es gar nicht anzusprechen lohnt.

Torsten Stockem
Steuerberater, Energiesozietät

5 gute Gründe für ein Internes Kontrollsystem:

Risikomanagement
Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dies kann durch die Durchführung von Schulungen, die Erstellung von Notfallplänen und die Implementierung von Kontrollen erreicht werden.
Finanzkontrolle
Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Finanzberichte korrekt erstellt werden und dass Finanzprozesse effektiv und effizient laufen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Finanzen im Griff haben und dass sie über ausreichende Mittel verfügen, um ihre Ziele zu erreichen.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies schützt Unternehmen vor Strafen und Strafverfolgung, die aus Verstößen resultieren können.
Verbesserung der Geschäftsabläufe
Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und effektiver zu gestalten. Dies kann durch die Implementierung von Standards und Verfahren erreicht werden, die die Effizienz und Effektivität der Geschäftsabläufe erhöhen.
Erhöhung der Transparenz

Ein Internes Kontrollsystem erhöht die Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe und Finanzen genau zu überwachen und zu kontrollieren.

Effizient, bequem, medienbruchfrei

Opti.Tax: die Softwarelösung für ein lebendes IKS

Internes Kontrollsystem (IKS): Musterrisiken importieren

Musterrisiken der Kanzlei Energiesozietät nutzen

Weshalb bei Null anfangen, wenn es bereits Hunderte bewährte Beispiele aus der Praxis gibt? Genau deshalb beliefert uns die Düsseldorfer Kanzlei Energiesozietät mit Musterrisiken, auf die Sie jederzeit in Opti.Tax zugreifen können. Und es kommen immer mehr hinzu – ohne zusätzliche Kosten für Sie.

Internes Kontrollsystem (IKS): Risikovorschlag erstellen per AI-Assistent

Risiken generieren mithilfe von KI

Es ist immer schwieriger, auf einem leeren Blatt Papier zu beginnen. Lassen Sie sich doch künftig Risiken vorschlagen, die Sie übernehmen oder bearbeiten können. Sie können einzelne Risiken für verschiedene oder gleich für alle Steuerarten generieren lassen. Bequemer geht es nicht.

Internes Kontrollsystem (IKS): Dashboard in der Opti.Tax Cloud

Komfortable Zusammenarbeit über die Cloud

Über die Opti.Tax Cloud können Sie ganz bequem Aufgaben an einzelne Personen verteilen, etwa die Abstimmungskontrolle. Die bearbeitende Person greift bequem über den Webbrowser auf eine übersichtliche Bedienoberfläche zu. Sowohl das Aufgabenmanagement als auch die Kommunikation mit dem Team laufen medienbruchfrei über einen Knotenpunkt.

Die Softwarelösung für sicheres Risikomanagement

Warum IKS mit Opti.Tax den Unterschied macht

Voraussetzung für die Implementierung eines Internen Kontrollsystems ist eine Prozessdokumentation. Erst wenn die Abläufe eines Unternehmens erfasst sind, können Sie die Risiken der einzelnen Schritte identifizieren und erfolgreich minimieren.

In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur theoretisch – meist irgendwo abgelegt und im Alltag vergessen. Mit Opti.Tax bauen Sie ein lebendiges, zukunftsfähiges System auf, das alle Beteiligten einbindet und nachhaltig funktioniert.

  • einheitliche, nachvollziehbare Prozesse

  • fewer errors, higher quality of work

  • revisionssicheres und IKS-konformes Arbeiten

  • Hunderte Musterrisiken verfügbar, erstellt durch die Kanzlei Energiesozietät (Düsseldorf)
  • Sicherheit für das Unternehmen und die Mitarbeitenden

  • Future-proof thanks to scalable structures

  • Allocating tasks via Outlook and Teams

Developed for you in Hamburg

Why so many professionals put their trust in hsp
Julian Rodewald is our support team leader

Excellent support

A software solution is only as good as the support that comes with it, particularly when it comes to specialist software. That is why we offer you:

  • Comprehensive onboarding with a personal appointment for you or your staff
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  • A comprehensive help centre with countless technical questions and answers about the software

ADKL: Tax advisers Lisa Hägele and Tobias Polka use the Opti.Tax software

Unrivalled practical relevance

Only experts know what professionals like you really need. That is why we work with leading law firms:

  • Experts in the field support our software development

  • Strong partners: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper, and others.

  • New features are regularly implemented in response to customer requests

Two software developers from hsp at their workstations

Made in Germany

Our development, testing and support teams are based in Hamburg. Our servers are located in Munich. There are good reasons for this:

  • All data is processed in accordance with strict EU legislation and the GDPR

  • You need to be able to rely on software and support – and that’s only possible locally

  • We need to be just as familiar with German laws and regulations as you are

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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax fürs Interne Kontrollsystem (IKS) in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können.

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FAQ – Frequently Asked Questions

Häufig gestellte Fragen zum Internen Kontrollsystem (IKS) mit Opti.Tax

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst Maßnahmen, Regeln und Verfahren innerhalb eines Unternehmens, um Fehler, Risiken und Regelverstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Ein funktionierendes IKS erhöht die Sicherheit, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. GoBD, DSGVO, ISO) und hilft, Unternehmenswerte zu schützen. Es kann auch haftungsmindernd wirken.

Unsere Software ermöglicht die einfache Erstellung, Verwaltung und Prüfung eines individuellen IKS. Sie bietet vordefinierte Prozesse, Risikoanalysen, Maßnahmenplanung, Workflows und revisionssichere Dokumentation.

Nein, auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von einem IKS – besonders bei zunehmender Digitalisierung und komplexeren Geschäftsprozessen.

Dank Vorlagen und einfacher Benutzerführung ist die Ersteinrichtung oft innerhalb weniger Stunden möglich. Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse ab.

Ja, bestehende Prozesse können importiert, individuell angepasst oder mit den Vorlagen in der Software kombiniert werden.

Ja, die Software Opti.Tax ist konform zu relevanten Standards wie GoBD, BAIT, MaRisk und den Anforderungen des BSI an ein internes Kontrollsystem.

Mit der Software dokumentieren Sie Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontrollen transparent und revisionssicher – das erleichtert die Kommunikation mit Prüfern deutlich.

Ja, es bestehen Integrationsmöglichkeiten mit DATEV, DMS-Systemen oder Microsoft 365, z. B. für das Aufgabenmanagement.

Ja, die Software wurde für Kanzleien und Unternehmen entwickelt und unterstützt die Verwaltung mehrerer Mandanten mit individuellen Prozessen und Dokumentationen.

hsp bietet Webinare, persönliche Einführungen, E-Learning und Support durch IKS-Experten – von der Erstberatung bis zur Umsetzung.

Die Preise richten sich nach Kanzlei- oder Unternehmensgröße. Wir bieten flexible Lizenzmodelle und ein persönliches Angebot nach Bedarf. Nutzen Sie das Kontaktformular für Ihre Anfrage, wir beraten Sie gern individuell und persönlich.

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Since 1991, hsp Handels-Software-Partner GmbH has been developing professional software solutions for tax consultancy and audit firms, as well as for businesses.

Our taxonomy software Opti.Tax has established itself amongst discerning professionals in the DACH region as the reliable, high-performance and long-term solution for electronic invoicing. The digital tools for legally required, GoBD-compliant documentation are particularly popular.

Practical relevance, up-to-date content and genuine service

Our software modules are developed in close collaboration with experienced partner firms such as Energiesozietät GmbH for internal control systems (IKS), ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB for transfer pricing, and Schröder & Partner for the digital pension file. In this way, we ensure that the features in Opti.Tax are tailored to the real-world challenges of day-to-day professional practice.

Regular updates ensure that changes to legislation and new requirements are incorporated into the software in a timely manner. In addition, we support you with a comprehensive range of service and support offerings, e-learning courses, access to the hsp Community, our weekly live broadcast „hsp live at 11“ and much more.