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Blackbox IKS? Wir klären das Wichtigste in Kurzform: 

Was ist ein internes Kontrollsystem?

Ein internes Kontrollsystem (IKS) umfasst die organisatorischen Maßnahmen, Prozesse und Verfahren, die eine Organisation implementiert, um ihre Geschäftsabläufe zu überwachen, Risiken zu steuern, Compliance sicherzustellen und die Effizienz sowie die Integrität der finanziellen Berichterstattung zu gewährleisten.

Wann ist ein IKS Pflicht?

Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist in vielen Ländern und Branchen nicht nur empfohlen, sondern in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere für börsennotierte Unternehmen oder Unternehmen in regulierten Sektoren, um die Integrität der Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Was ist eine IKS-Software?

Eine IKS-Software ist eine spezielle Softwareanwendung, die Funktionen zur Dokumentation von Prozessen, zur Risikobewertung, zur Überwachung von Geschäftsabläufen und zur Berichterstattung über Compliance bietet.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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IKS VON A BIS Z

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Was versteht man unter einem internen Kontrollsystem?

Ein internes Kontrollsystem ist ein Rahmenwerk, das dazu dient, die Effektivität und Effizienz der Geschäftsabläufe eines Unternehmens zu verbessern, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Es umfasst sowohl formale als auch informelle Prozesse und Verfahren, die von einem Unternehmen implementiert werden, um sicherzustellen, dass die Ziele des Unternehmens erreicht werden.

Ein internes Kontrollsystem kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie z.B. Finanzen, Produktion, Personalwesen und Compliance. Es kann sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse umfassen, wie z.B. das Erstellen von Finanzberichten, die Überwachung von Produktionsprozessen oder die Durchführung von Hintergrundprüfungen bei Bewerbern.

Ein wichtiger Bestandteil eines internen Kontrollsystems ist die Risikobewertung. Ein Unternehmen muss seine Risiken identifizieren, bewerten und danach handeln, um diese Risiken zu minimieren. Dies kann durch das Erstellen von Notfallplänen, das Durchführen von Schulungen und das Implementieren von Kontrollen erreicht werden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines internen Kontrollsystems ist die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, wie z.B. Steuergesetze, Arbeitsrecht und Umweltvorschriften. Ein internes Kontrollsystem kann dazu beitragen, diese Einhaltung sicherzustellen, indem es Regeln und Verfahren implementiert, die die Einhaltung dieser Gesetze und Vorschriften sicherstellen.

Abschließend kann man sagen, dass ein internes Kontrollsystem ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens ist, da es dazu beiträgt, die Effektivität und Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Es ist wichtig, dass Unternehmen regelmäßig ihr internes Kontrollsystem überprüfen und anpassen, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen entspricht.

Ziele eines Internen Kontrollsystems

  • Prozesse optimieren
    Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsprozessen
  • Reporting absichern
    Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen
  • Risiken minimieren
    Vermögenssicherung und Regeleinhaltung

Internes Kontrollsystem: Checkliste

Wenn das interne Kontrollsystem auf dem Prüfstand steht, bilden Checklisten die Basis für die Prüfung des IKS und des Ist-Zustands. Jedoch ist jedes Unternehmen anders, weswegen einer Mustervorlage auch Elemente hinzugefügt oder entnommen werden können.

Bei IKS-Prüfung: Checkliste

Die Fragen, welche sich bei einer IKS-Prüfung ergeben können, sind ebenso variabel. Allgemeine Fragen, wie jene nach einem Risikomanagement im EDV-Bereich mögen auf fast jede Firma anwendbar sein, wohingegen beispielsweise die Frage nach einer PKW-Fuhrparkordnung für viele digitale Startups hinfällig sein dürfte.

Dennoch sind Muster-Checklisten zur Prüfung öffentlich einsehbar und umreißen beispielsweise folgende Bereiche:

  • Aufbauorganisation
  • Ablauforganisation
  • Anlagenverwaltung
  • Sicherungsvorkehrungen
  • Sicherheit und Versicherungswesen
  • Rechnungswesen
  • Kasse und Bankverkehr
  • Verbindlichkeiten
  • Einkauf – Wareneingang
  • Lagerhaltung
  • Inventur
  • Produktion
  • Verkauf – Vertrieb
  • Fuhrpark
  • Dienstreisen
  • Repräsentation, Bewirtung, Werbegeschenke
  • Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • EDV & Sicherheit – Allgemein
  • EDV & Sicherheit – Anlagensicherheit
  • EDV & Sicherheit – Systemsicherheit
  • EDV & Sicherheit – Programmsicherheit
  • EDV & Sicherheit – Datensicherheit

Warum braucht man ein internes Kontrollsystem?

Wer sich auf die Suche nach einer gesetzlichen Grundlage für das Interne Kontrollsystem begibt, wird schnell fündig: Für die meisten Kapitalgesellschaften ist nämlich die Einrichtung und das Monitoring eines IKS eine gesetzliche Pflicht (§ 91 AktG).

Doch wer denkt, dass ein IKS nur eine weitere, lästige, buchhalterische Aufgabe ist, um die Vorgaben des Gesetzgeber zu erfüllen, unterliegt einem Irrtum: Ein internes Kontrollsystem ist ein unerlässlicher Bestandteil jedes Unternehmens, da es dazu beiträgt, die Effektivität und Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Ziele zu erreichen und ihre Ressourcen effektiver zu nutzen. Einige der Gründe, warum ein internes Kontrollsystem notwendig ist, sind:

  1. Risikomanagement: Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dies kann durch die Durchführung von Schulungen, die Erstellung von Notfallplänen und die Implementierung von Kontrollen erreicht werden.
  2. Finanzkontrolle: Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Finanzberichte korrekt erstellt werden und dass Finanzprozesse effektiv und effizient laufen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Finanzen im Griff haben und dass sie über ausreichende Mittel verfügen, um ihre Ziele zu erreichen.
  3. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies schützt Unternehmen vor Strafen und Strafverfolgung, die aus Verstößen resultieren können.
  4. Verbesserung der Geschäftsabläufe: Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und effektiver zu gestalten. Dies kann durch die Implementierung von Standards und Verfahren erreicht werden, die die Effizienz und Effektivität der Geschäftsabläufe erhöhen.
  5. Erhöhung der Transparenz: Ein internes Kontrollsystem erhöht die Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe und Finanzen genau zu überwachen und zu kontrollieren.

IKS the easy way: Mit Opti.Tax von hsp

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Wenn ein Unternehmen wächst, fallen unzählige Aufgaben und dringende Themen an. Nicht selten wird das Thema IKS – Abkürzung für Internes Kontrollsystem – auf die lange Bank geschoben oder schlicht nicht ernst genommen. Die Nachlässigkeit kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Das IKS dient keinem Selbstzweck oder irgendeiner bürokratischen Spielerei. Es dient dem Schutz des Unternehmens und der Finanzverwaltung sowie der Nachvollziehbarkeit der unternehmerischen Prozesse. Im Gespräch mit Paul Liese gibt IKS-Berater Viktor Rebant einen spannenden Einblick in das Thema. Er zeigt Mehrwerte auf, gibt Ratschläge und beantwortet Fragen.

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IKS JETZT!

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Opti.Tax – die IKS-Software

Grundlage und Voraussetzung für die Implementierung eines Internen Kontrollsystems ist eine Prozessdokumentation. Erst wenn die Abläufe eines Unternehmens festgeschrieben sind, lassen sich die Risiken der einzelnen Schritte aufzeigen und folglich minimieren.

Doch egal, ob Sie sich selbst um das Thema kümmern wollen oder einen Bilanzbuchhalter berufen haben, die Lösung heißt Opti.Tax.

Mit der Taxonomie-Software Opti.Tax holen Sie sich keine Insellösung ins Haus, sondern ein langfristig erweiterbares, mächtiges Werkzeug, mit welchem Sie sowohl die Prozessdokumentation als auch das IKS erstellen können.

Expertise, Tiefe und einfache Bedienung

Wie wichtig Optimierung, Steuerung und Überwachung der betrieblichen Prozesse im Unternehmen sind, wissen auch IKS-Berater Viktor Rebant und Paul Liese, Geschäftsführer von hsp. In folgendem Video ist zu sehen, wie ein IKS dem Schutz des Unternehmens sowie der Nachvollziehbarkeit der unternehmerischen Prozesse dient.

Gehen Sie das Thema Internes Kontrollsystem jetzt richtig an. Mit Opti.Tax erhalten Sie die IKS-Lösung, die Ihnen auf Dauer weitere Aufgaben abnimmt: Mit Opti.Tax dokumentieren und optimieren Sie das Interne Kontroll-System (IKS) eines Unternehmens und erfüllen damit den expliziten Bestandteil einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Möchten Sie mehr über Opti.Tax erfahren? Kein Problem: In einer persönlichen und interaktiven Live-Demo zeigen wir Ihnen, was Sie erwartet. Buchen Sie jetzt Ihren Termin: