Im vergangenen „hsp live um 11“ waren Wirtschaftsprüfer Tobias Polka sowie Beraterin und Transferpricing-Expertin Lisa Hägele von der Düsseldorfer ADKL AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu Gast. Lisa kümmert sich hauptsächlich um Verrechnungspreisdokumentationen und weist entsprechend viel Erfahrung in diesem Feld auf, darüber hinaus behandelt sie Themen wie Digitalisierung und Deklaration. Sie hat das Modul Verrechnungspreisdokumentation in Opti.Tax getestet und teilt im Gespräch mit Paul Liese ihre Eindrücke.
Tobias Polka ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Den Schwerpunkt Verrechnungspreise behandelt er seit etwa 16 Jahren. Viele Jahre wurde das Thema kaum behandelt, da es bei Betriebsprüfungen kaum oder überhaupt nicht unter die Lupe genommen wurde. Dies hat sich in den letzten Jahren komplett geändert. Deshalb hat sich Tobias mit Paul kurzgeschlossen, um eine taxonomiegeführte Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation zu ermöglichen.
Tobias führt aus, dass sich in den letzten Jahren die Verrechnungspreisdokumentation bei Betriebsprüfungen zu einem Pflichtbestandteil entwickelt hat. Das Thema grenzüberschreitende Transaktionen und deren Prüfung auf Angemessenheit bildet mittlerweile einen absoluten Schwerpunkt bei Betriebsprüfungen. Dabei, so Tobias, steigt die Finanzverwaltung erst gar nicht in Diskussionen über Preise und Gewinnmargen ein. Stattdessen ersparen sich die Prüfenden mit einer Umkehr der Beweislast und einer Schätzungsbefugnis die Argumentationsketten.
Dies funktioniert dann, wenn ein Unternehmen seine Mitwirkungspflichten verletzt. Diese Mitwirkungspflichten zeigten sich am Ende in der Verrechnungspreisdokumentation. Daher schult die ADKL AG ihre Berater:innen und Mandate erst einmal, die Verrechnungspreisdokumentation in sich stringent und vollständig zu erstellen. Bisher wurde bei der Erstellung der Dokumentation mit Word und Excel gearbeitet. Als Test des von der hsp neu entwickelten Tools wurde dann Lisa Hägele ins kalte Wasser geworfen. Mit der abrupten Maßnahme konnte die erfahrene Beraterin das neue Tool direkt mit den gewohnten Werkzeugen vergleichen.
Verrechnungspreisdokumentation erstellen mit neuem Tool
Die Aufgabe bestand für Lisa, mit dem Tool eine Verrechnungspreisdokumentation zu erstellen. Zunächst klickte sie sich durch das Programm, um eine Struktur fürs Unternehmen zu erstellen. Dabei hatte sie direkt das erste positive Erlebnis: Das Tool zeigte sich intuitiv und verständlich aufgebaut. „Man kann da nichts falsch machen“, so Lisa. Das Programm sei selbsterklärend. Tobias Polka ergänzt, dass Berater:innen vor der eigentlichen Dokumentation ein Organigramm des Unternehmens erstellen. Dies gehe auch mit dem Tool, wo genauso einfach und schnell die Leistungsbeziehungen zwischen den nahestehenden Personen gezogen werden können. Dies führt dazu, dass die Software vorab eine Struktur aufbaut, die dafür sorgt, dass am Ende kein Punkt vergessen wird.
In Word steht ein blankes Blatt ohne jede Orientierung, was den Start in die Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation enorm erschwert. Das Anleiten im Tool dagegen lässt die Beraterin direkt mit der Erstellung starten. Lisa ergänzt, dass gerade bei neuen Mandaten der Start erleichtert wird. Bei bestehenden Mandaten kennen Berater:innen oft das Unternehmen und können sich die Verrechnungspreisdokumentation in etwa vorstellen. Dies ist bei neuen Mandaten so gut wie nie der Fall.
Intelligente Software denkt mit
Tobias merkt an, dass unvollständige Dokumentationen in der Praxis oftmals zu Verzerrungen des Sachverhalts führen. Da seien ausführliche, genaue Informationen gefragt. Bei der Entwicklung der Software wurde darauf geachtet, dass die Nutzenden entsprechend angeleitet werden. So gibt es bei der Funktions- und Risikoanalyse Fragebögen, bei denen im Hintergrund während der Beantwortung bereits Empfehlungen berechnet werden.
An dieser Stelle geht an Lisa die Frage, was jahrelang gegen die Umstellung auf eine spezialisierte Software war. Laut Lisa war der größte Blocker die Veränderung und die gefühlten Zwänge, die ein Programm mit sich bringt. An Word war sie gewohnt und wusste, wo sie klicken muss. Hinterher stellte sich aber heraus, dass gerade die Anleitung der Anwendenden der größte Vorteil gegenüber Word ist.
Nun geht Paul in die Software und zeigt den Aufbau, in der Aufzeichnung zu sehen ab Minute 18:20.
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Intuitive Dokumentation mit Live-Chart
Bei der Präsentation wird deutlich, dass die Live-Chart-Funktion die Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation intuitiv gestaltet. Nahestehende Personen werden mit Signalfarben gekennzeichnet, damit auf den ersten Blick die Beziehungen zum Ausgangsunternehmen zu erkennen ist. Fehlende Angaben sind durch ein Ausrufezeichen-Icon gekennzeichnet. Die kommende Opti.Tax Cloud zeigt hier direkt, was auf die Nutzenden zukommt. Paul erstellt eine Frage und verknüpft eine Person. Diese Person würde im realen Fall eine E-Mail erhalten mit der Einladung, direkt in der Opti.Tax Cloud an der Dokumentation mitzuarbeiten.
Tobias merkt an, dass bei der Sachverhaltsdokumentation zwar zunächst nur der Sachverhalt festgehalten wird. Allerdings sei es hier schon möglich, Grundlagen für die spätere Argumentation zu legen. Als besonders hilfreich sieht er in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, standardisierte Excel-Vorlagen zu exportieren. Diese können den Mandaten zur Verfügung gestellt werden, die wiederum aus ihren eigenen ERP-Systemen die Daten in die Excel-Vorlage einpflegt und der Beratung zur Verfügung stellt. Die Beratung kann dann die Daten problemlos in Opti.Tax importieren und verwerten.
Weniger Medienbrüche bei der Zusammenarbeit
Bei der Entwicklung des Tools wurde ein Betriebsprüfer zurate gezogen. Dabei entstand die Idee, die Hinterlegung der Datengrundlage, also der Excel-Datei, in dem Tool zu ermöglichen. So kann die prüfende Person den kompletten Datenstrom selbst nachverfolgen. Dies sorgt für Transparenz und vermeidet einige Rückfragen an die Mandate. Zudem sorgt die Offenheit dafür, dass die Betriebsprüfer:innen mehr Vertrauen in eine solche Dokumentation bekommen und sehen: Die Daten sind valide, das Unternehmen kooperiert.
Paul demonstriert nun in der Software, wie die Anfrage an Mandant:innen funktioniert. Dabei kann die angeschrieben Person direkt in der Weboberfläche eine Antwort schreiben. Auch können Dateien angehängt werden. Wie bei den anderen Schnittstellen auch, wird die Antwort mit der richtigen Taxonomie verknüpft. Ein Medienbruch weniger, da kein Rauskopieren aus einer E-Mail, kein Reinkopieren ins Programm.
Ein weiteres wertvolles Feature betrifft das Thema Funktions- und Risikoanalyse. Je nach Zuordnung der einzelnen Attribute vergibt die Software Punkte und errechnet einen Durchschnitt für jedes Unternehmen. Als Beispiel nennt Tobias ein Traditionsunternehmen, das zunächst alles an einem Standort erledigt hat, doch im Laufe der Zeit immer internationaler geworden ist. Mit der Auslagerung von Vertrieb, Produktion oder ähnlichem in andere Länder sind einige Unternehmensbereiche und Funktionen der Wertschöpfungskette ausgelagert. Anhand der Wertschöpfungskette müssen die Wertbeiträge der einzelnen Unternehmen bemessen werden. Danach wird der Gesamtprofit verteilt. Unternehmen, die nur Standardfunktionen übernehmen, erhalten einen ganz kleinen, standardisierten Profit.
Das Unternehmen, das die wesentlichen Chancen und Risiken in sich vereint und auch die wesentlichen Wirtschaftsgüter besitzt, erhält den Residualgewinn. Während international nur unterschieden wird, ob Routineunternehmen oder vollstufiges Unternehmen, gibt es in Deutschland Zwischenstufen, sogenannte hybride Unternehmen. Diese müssen in der Dokumentation korrekt gekennzeichnet werden. Da es hier sehr viele Feinheiten geben kann, bietet das Tool hier einen großen Mehrwert, da diese auch in allen Details abgebildet werden können. Dabei sind diese prozentualen Aufteilungen erst einmal nur Tendenzen, die eine Orientierung geben sollen.
Trotz Software bleibt Beratung relevant
Tobias Polka ist der festen Überzeugung, dass die Software dem:der Berater:in hilft, aber die Fachperson unbedingt notwendig bleibt. Denn nur die beratende Person kann auf individuelle Spezifika von Fall zu Fall eingehen. Gerade wenn Werte von den Mandaten kommen, müssen diese noch einmal auf Plausibilität von der Beratung überprüft werden.
Eine weitere Besonderheit zeigt Paul mit dem Abschluss der Verrechnungspreisdokumentation. Wenn beispielsweise der Mutterkonzern im Ausland sitzt, wird die Verrechnungspreisdokumentation in einer anderen Sprache benötigt. Dafür wurde die Sprach-Engine DeepL in Opti.Tax integriert. Mit nur wenigen Klicks wird in wenigen Sekunden eine VPD in der ausgewählten Sprache erzeugt.
Mut zum Fortschritt lohnt sich schnell
Tobias Polka ermutigt seine Kolleg:innen, ins kalte Wasser zu springen und eine spezialisierte Software auszuprobieren. Schließlich warten jede Menge Vorteile. Lisa Hägele ergänzt, dass sich man sich natürlich an eine neue Software gewöhnen muss. Allerdings sieht sie so viele Vorteile gegenüber Word und Excel, dass sie sich der Empfehlung von Tobias anschließt.
Nächste Woche lädt Paul Liese wieder zum Livestream „hsp live um 11“ ein. Dann geht es um das große Juni-Update mit Neuigkeiten zur Opti.Tax Cloud.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
