Die Verfahrensdokumentation nach GoBD: das müssen Sie wissen
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Darstellung und Beschreibung aller Abläufe und Prozesse in einem Unternehmen oder einer Organisation, die dazu dient, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse sicherzustellen.
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
In eine Verfahrensdokumentation gehören alle relevanten Informationen zu den Geschäftsprozessen, einschließlich Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Organigramme, Verantwortlichkeiten, Dokumentationspflichten, interne Kontrollmechanismen und andere relevante Dokumente zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abläufe.
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Ja, in Deutschland ist eine Verfahrensdokumentation gemäß der Abgabenordnung (AO) und der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) in vielen Fällen gesetzlich vorgeschrieben.
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Gut zu wissen
Was versteht man unter Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist ein schriftliches Dokument, in dem die Schritte festgehalten werden, die für einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Aufgabe erforderlich sind. Sie dient als Leitfaden für die Durchführung des Prozesses und gibt Anweisungen, wie die Aufgabe korrekt und sicher durchgeführt werden kann. Die Verfahrensdokumentation kann auch Regeln, Verfahren, Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen enthalten.
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt also den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten und einer Belegablage von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Das bedeutet gleichzeitig, dass die GoBD diejenigen Steuerpflichtigen betrifft, die aufgrund bestimmter Regelungen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind. Hierunter fallen im weitesten Sinne unternehmerisch tätige Steuerpflichtige. Ein Grundsatz der GoBD ist u. a., dass die Buchführung sowie alle weiteren Aufzeichnungen nachprüfbar sein müssen. Damit eine solche Nachprüfbarkeit gegeben ist, bedarf es einer Verfahrensdokumentation für den gesamten Prozessablauf inkl. der beteiligten Software-Programme. Dies begründet die Finanzverwaltung damit, dass das jeweilige Datenverarbeitungssystem maßgeblich für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist.
Für wen ist eine Verfahrensdokumentation relevant?
Die kurze Antwort lautet: für jedes Unternehmen. Spätestens mit Bekanntgabe des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – werden Steuerpflichtige regelmäßig mit dem Begriff „Verfahrensdokumentation“ konfrontiert. Die Buchführung mittels EDV hat in den vergangenen Jahrzehnten ältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Heutzutage ist eine elektronische Datenverarbeitung in einer Steuerberatungskanzlei oder im Unternehmen selbst der Regelfall. Zudem tummeln sich unzählige Anbieter von Softwarelösungen auf dem Markt, die mit Digitalisierungslösungen in den unterschiedlichsten Bereichen locken und dafür die passenden Produkte anbieten.
Zu den ältesten und erfahrensten Softwarefirmen Deutschlands auf diesem Gebiet gehört die Hamburger hsp Software. Das mittelständische Unternehmen entwickelt seine Lösungen vollständig in Deutschland, etwa die Softwarelösung für die Verfahrensdokumentation „Opti.Tax Dokumentation“.
Mit dem eingangs erwähnten Schreiben hat die Finanzverwaltung verschiedene vorher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und fortentwickelt. Dabei beschreiben die GoBD Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was ein außenstehender Dritter zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen benötigt. Das bedeutet, dass es nicht darum geht, einmal alles irgendwie aufgeschrieben zu haben und dann abzuheften. Eine Verfahrensdokumentation sollte kein Alibi-Dokument sein, das bei der Steuerkanzlei oder im Unternehmen in der Belegablage verschwindet.
Idealerweise ist eine Verfahrensdokumentation ein digitales Nachschlagewerk, das dynamisch und auf Taxonomien basierend aufgebaut ist. So können Betriebsprüfer:innen gezielt nach einzelnen Datenpunkten suchen und die Prüfung schneller abschließen. Kanzleien und Unternehmen können eine digitale Verfahrensdokumentation mit geringem Aufwand aktuell halten und Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Mit speziellen Softwarelösungen wie Opti.Tax Dokumentation können sogar Quereinsteiger:innen einfach und schnell eine lebende, nutzbare Verfahrensdokumentation erstellen.
Opti.Tax Dokumentation
So funktioniert die Verfahrensdokumentation-Software
In 10 Minuten zeigt Ihnen hsp-Geschäftsführer Paul Liese, wie schnell und effizient Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen können. Dazu gehört die Nutzung der Cloud, über die Mitarbeitende und Mandanten eingebunden und mit Aufgaben versorgt werden können.
Vorteile der Verfahrensdokumentation nutzen
Eine Pflicht, die Mehrwerte liefert
Die Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation können variieren, wobei eine Betriebsprüfung und Nachschätzung oftmals als Drohgebärde aufgebaut wird. Nach Randziffer 155 des eingangs erwähnten BMF-Schreiben zu den GoBD soll eine fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation grundsätzlich keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht darstellen, der zum kompletten Verwerfen der Buchführung führt. Dies soll zumindest solange gelten, wie die grundsätzliche Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Damit an dieser Stelle jedoch gar nicht erst Diskussionen bei der Betriebsprüfung entstehen, sollten Sie rechtzeitig alle notwendigen Dokumentationen veranlassen. Eine Verfahrensdokumentation schon vor einer Prüfung zu erstellen wird daher immer wichtiger. Genau dafür haben wir das Tandem Opti.Tax Dokumentation und Opti.View entwickelt.
Opti.View unterstützt im Rahmen eines IKS bei regelmäßigen Kontrollen der Buchhaltung. Die Ergebnisse der mit Makros gestützten Prüfungen werden via Schnittstelle an Opti.Tax Dokumentation übergeben und als Anhang der Verfahrensdokumentation geführt.
Ihre Vorteile mit Opti.Tax und Opti.View
- Verfahrensdokumentation Muster: Vorlagen nutzen, viel Zeit sparen
- Verfahrensdokumentation in der Steuerberatung: Mehr als eine Pflichtaufgabe
- GoBD-konforme Verfahrensdokumentation: Alle Antworten zu GoBD-Fragen
- Opti.Tax Doku löst die Herausforderung: Verfahrensdokumentation erstellen, aber wie?
- Verfahrensdokumentation-Software: systematisch und geführt zur digitalen Dokumentation
Opti.Tax – die Verfahrensdokumentation-Software
Erstellen Sie ganz einfach eine saubere Verfahrensdokumentation nach GoBD. Alle Prozesse erfassen, gesetzliche Vorgaben erfüllen und Chancen erkennen – mit Opti.Tax erhalten Sie die richtige Software.
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Über die hsp – Software Innovation made in Germany
Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.
Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.
Praxisnähe, Aktualität und echter Service
Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.
Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.
