Digitale Vorsorgeakte erstellen

Schutz vor Personalausfall

Digitale Vorsorgeakte

Lernen Sie die bessere Notfallakte kennen: die Digitale Vorsorgeakte in Opti.Tax, gemeinsam entwickelt mit der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal).

Jetzt bestellen

Mehr erfahren

Schutz vor Personalausfall

Digitale Vorsorgeakte

Lernen Sie die bessere Notfallakte kennen: die Digitale Vorsorgeakte in Opti.Tax, gemeinsam entwickelt mit der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal).

Mehr

hsp Handels-Software-Partner GmbH

4,84 von 5
aus 292 Bewertungen

Von Profis für Profis entwickelt

Lernen Sie Opti.Tax für Ihre digitale Vorsorgeakte kennen

Für Einzelpersonen und Unternehmen

Fallen in einem Unternehmen Personen mit Hoheitswissen aus, entstehen viele Fragen:

Ist das Fachwissen festgehalten?
Sind Prozesse gefährdet?
Wer ist für was verantwortlich?

Lernen Sie im Video die Vorsorgeakte (ehemals Notfallakte) kennen.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen benötigt YouTube Ihre Einwilligung um geladen zu werden. Mehr Informationen finden Sie unter Datenschutz.

Jetzt Demo buchen

Erfolgreiche Berater und Unternehmen setzen auf Opti.Tax:

hsp Handels-Software-Partner GmbH

4,84 von 5
aus 292 Bewertungen

Das Wichtigste zur digitalen Vorsorgeakte

Was ist eine digitale Vorsorgeakte?

Die Vorsorgeakte ist eine Datei, in der wichtige Informationen von Wissensträgerinnen und Wissensträgern eines Unternehmens gespeichert werden. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Prozesse und Abläufe, Vollmachten und Kompetenzen.
Warum eine digitale Vorsorgeakte anlegen?

Jede Person kann plötzlich ausfallen. Ein solcher Ausfall kann viele Gründe haben, z. B. Krankheit oder Unfall. Ob über längere Zeit oder für immer, der Wegfall einer entscheidenden Person kann erhebliche Probleme bereiten und sogar die Existenz eines Unternehmens gefährden.
Wo finde ich eine Vorsorgeakte-Vorlage?

Die Vorlagen, die Sie online finden, richten sich meist an Privatpersonen und sind nicht für Unternehmen geeignet. Die Vorsorgeakte soll im Bedarfsfall Vertretungen regeln, die Unterbrechung von Prozessketten verhindern und als Nachschlagewerk dienen. Zudem muss die Vorsorgeakte regelmäßig aktualisiert werden, damit sie den tatsächlichen gegenwärtigen IST-Zustand abbildet. Gewährleisten kann das alles nur eine spezialisierte, Taxonomie-basierte Softwarelösung.

Drei gute Gründe für die Profi-Softwarelösung

Erstellen Sie Ihre digitale Vorsorgeakte mit Opti.Tax

Fachlich geführt

Bei der Erfassung der Daten werden Sie von der Software geführt. Das bedeutet, dass Sie nicht mit einem weißen Blatt beginnen, sondern mit fachlicher Unterstützung. Dabei können Sie gezielt einzelnen Personen Aufgaben zuweisen und die Antworten bequem über die Cloud abholen.

Vollständig erfasst

Nur Fachleute, die echte Notfälle bei Mandanten erlebt haben, kennen die kritischen Punkte einer Vorsorgeakte. Deshalb haben wir unser Vorsorgeakte-Tool mit Prozessberater Andreas Gaebler und seinem Team von der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal) entwickelt. Damit zwischendurch alles stimmt – und am Ende nichts fehlt.

Langfristig geschützt

Wir entwickeln Software seit 1991. Und wir haben nicht vor, so schnell damit aufzuhören. Bedeutet für Sie: eine zukunftssichere Lösung für die digitale Vorsorgeakte, jahrzehntelange Erfahrung bei Entwicklung, Updates und Support und vieles mehr. Zudem ist unsere Software 100 % made in Germany.

Kostenlose Beratung buchen

Die Vorsorgeakte-Software aus der Praxis

Entwickelt und genutzt von Profis

Die Idee zur digitalen Vorsorgeakte stammt von der Kanzlei Schröder & Partner aus Berlin und Stendal. Das Team um Prozessberater Andreas Gaebler nutzte zunächst Word, für eine umfassende und detaillierte Absicherung benötigte es allerdings eine spezialisierte Softwarelösung.

Auf dem Markt existierte für die erfahrenen Berater keine leistungsfähige Lösung. So kontaktierte Gaebler die hsp. Das Ergebnis: Ein Werkzeug von Profis für Profis – durchdacht und optimiert bis ins Detail.

Andreas Gaebler
Schröder & Partner

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen

Julian Rodewald ist unser Teamleiter im Support

Exzellenter Support

Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden
Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald
Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software

ADKL: Die Steuerberaterin Lisa Hägele und der Steuerberater Tobias Polka nutzen die Software Opti.Tax

Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung
Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.
Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet
Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal
Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

Digitale Vorsorgeakte

Teil der stärksten Doku-Software Opti.Tax

Die digitale Vorsorgeakte ist als neue Projektart ein Bestandteil der Software Opti.Tax Doku. Dabei handelt es sich um unsere vielseitige Softwarelösung zur Erstellung und Pflege von Dokumentationen. Diese führt Sie schrittweise und strukturiert zur fertigen, vollständigen Verfahrensdokumentation.

Bei jedem Schritt entsteht im Hintergrund automatisch eine Dokumentation der Leistungsbeziehungen und Vereinbarungen. Validierungsregeln sorgen dafür, dass die Software Sie auf fehlende Positionen hinweist. Diese können selbst ausgefüllt oder Dritten zugewiesen werden, beispielsweise dem Mandanten.

Sie besitzen bereits eine gültige Lizenz für Opti.Tax mit dem Modul Dokumentation?

Kostenlos freischalten lassen

Kostenlos und unverbindlich

Jetzt Beratungstermin buchen

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für die digitale Vorsorgeakte erfolgreich einsetzen können.

persönlich
kostenfrei
ausführlich

Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen:

Packshot von der Software Opti.Tax Dokumentation

Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht?

Kontaktanfrage senden

Digitale Vorsorgeakte

Teil der stärksten Doku-Software Opti.Tax

Sie besitzen bereits eine gültige Lizenz für Opti.Tax mit dem Modul Dokumentation?

Kostenlos freischalten lassen

Kostenlos und unverbindlich

Jetzt Beratungstermin buchen

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für Verfahrensdokumentation in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können.

persönlich
kostenfrei
ausführlich

Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen:

Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht?

Kontaktanfrage senden

F.A.Q. – Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Vorsorgeakte

Das sollten Sie vorab wissen

1. Was ist die Digitale Vorsorgeakte von der hsp?

Die Digitale Vorsorgeakte ist ein webbasiertes Tool zur rechtssicheren Verwaltung aller Dokumente rund um Vorsorge, Vollmachten und persönliche Wünsche für Not- oder Pflegefälle. Sie bietet eine zentrale Plattform zur Organisation und strukturierten Ablage sensibler Vorsorgedaten.

2. Für wen ist die Digitale Vorsorgeakte geeignet?

Elegant Elements is an add-on for the Fusion Builder plugin.

3. Welche Dokumente können in der Vorsorgeakte hinterlegt werden?

Unter anderem: Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, Sorgerechtsverfügungen, Betreuungsverfügungen, persönliche Wünsche, Checklisten, digitale Nachlassinformationen und Zugangsdaten.

4. Ist die Digitale Vorsorgeakte rechtssicher?

Ja. Die Akte erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz (DSGVO-konform) und rechtliche Verbindlichkeit. Sie kann im Kontext anwaltlicher Beratung und unter Einhaltung der berufsrechtlichen Vorschriften eingesetzt werden.

5. Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant?

Die Kanzlei erstellt oder strukturiert die Akte gemeinsam mit dem Mandanten. Über eine Webplattform haben beide Seiten Zugriff auf die Akte. Die Freigabe erfolgt kontrolliert, mit Zugriffsrechten je nach Bedarf.

6. Welche Vorteile bietet die Digitale Vorsorgeakte gegenüber einer Papierakte?

Digitale Erreichbarkeit, strukturierte Dokumentation, hohe Sicherheit, einfache Aktualisierbarkeit, ortsunabhängiger Zugriff sowie Erinnerungsfunktionen für notwendige Aktualisierungen oder Fristen.

7. Kann die Vorsorgeakte an Dritte weitergegeben werden?

Ja, über die Freigabefunktion können autorisierte Personen (z. B. Familienangehörige oder Bevollmächtigte) gezielt Zugriff erhalten – ganz oder nur auf bestimmte Bereiche.

8. Wie sicher sind die gespeicherten Daten?

Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Die Server stehen in Deutschland und unterliegen den strengen Vorgaben der DSGVO.

9. Benötigt man für die Nutzung eine spezielle Software?

Nein, die Digitale Vorsorgeakte ist vollständig webbasiert und kann mit einem modernen Browser genutzt werden – unabhängig vom Betriebssystem.

10. Wie erfolgt die Einrichtung der Akte?

Die Akte kann durch die Kanzlei initial eingerichtet und gemeinsam mit dem Mandanten befüllt werden. Alternativ kann der Mandant selbstständig starten und sich bei Bedarf begleiten lassen.

Ihre Nachricht an uns

Was können wir für Sie tun?

Über die hsp – Software Innovation made in Germany

Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab

Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.

Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.

Praxisnähe, Aktualität und echter Service

Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.

Kontaktanfrage senden