Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation, die zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle dienen.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Jedes Unternehmen und jede:r Freiberufler:in ist dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Dokumentation muss regelmäßig aktualisiert werden.
Warum Verfahrensdokumentation erstellen?
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Sollten Sie bei einer Betriebsprüfung keine vollständige und saubere Verfahrensdokumentation vorlegen können, drohen empfindliche Strafen. Die Doku bietet aber auch viele Mehrwerte, z. B. als Basis für Prozessoptimierungen oder eine Digitalisierungsberatung.
Verfahrensdokumentation erstellen – was habe ich davon?
Unternehmen und freiberufliche Personen bekommen ständig zu hören, dass sie eine Verfahrensdokumentation erstellen sollen. Aber welche Mehrwerte bieten Dokumentationen?
Mehrwerte einer Verfahrensdokumentation:
Entscheiderinnen und Entscheider in Unternehmen meinen, die Prozesse im eigenen Hause ausreichend zu kennen. Doch Steuerkanzleien machen immer wieder die Erfahrung, dass der Geschäftsführung meist nur die theoretischen Abläufe bekannt sind – wenn überhaupt. Im realen Arbeitsalltag haben sich häufig völlig andere Prozessketten etabliert. Dies kann verschiedene Gründe haben.
Fehlt beispielsweise Personal oder eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten, beginnen viele Teams, mit dem Vorhandenen zu arbeiten und zu improvisieren. An anderer Stelle bringt eine neue Führungskraft extern erlernte Prozesse ins Unternehmen und führt eigene Abläufe ein. Je größer das Unternehmen, desto häufiger entstehen Strukturen in Eigendynamik. Mit einer Verfahrensdokumentation werden diese regelmäßig identifiziert, analysiert und kontrolliert.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?
Um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, müssen die dokumentierenden Personen sämtliche Prozesse im Unternehmen sorgfältig festhalten. Dabei wird jeder Prozess detailliert beschrieben. Auch die Reihenfolgen bzw. Abfolgen werden dabei dokumentiert, so dass jede Handlungsweise eines Unternehmens nachvollzogen werden kann.
Das Dokument sollte regelmäßig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Veraltete Verfahrensdokumentationen sind nicht nur nutzlos, sondern sind für die Betriebsprüfung ungeeignet. Korrektheit und Aussagekraft einer Dokumentation sollten vom Unternehmen immer wieder hinterfragt werden – üblicherweise jährlich.
Verfahrensdokumentation erstellen im Unternehmen
Nur wenige Verantwortliche in Unternehmen stimmen beim Thema Verfahrensdokumentation Freudengesänge an. Dabei überwiegen die Vorteile und Mehrwerte den Aufwand bei weitem. Für die meisten KMU ist eine Verfahrensdokumentation in wenigen Stunden erstellt. Die jährlichen Aktualisierungen nehmen kaum Zeit in Anspruch. Dafür besitzt das Unternehmen eine Basis für Prozessoptimierungen, Digitalisierungsvorhaben und weitere Zukunftsvorhaben.
Falls Sie für Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten, kommen Sie mit einer speziellen Software für Dokumentationen schnell ans Ziel. Die Kosten für eine solche Software werden durch die gesparte Zeit und den vermiedenen Frust vielfach wettgemacht. Die Software sollte im XBRL-Format arbeiten und einen Interview-Modus besitzen, z. B. Opti.Tax von der hsp. Beim Interview werden Ihnen Fragen gestellt. Aus Ihren Antworten erstellt die Software automatisch die Verfahrensdokumentation – einfacher geht es nicht.
Verfahrensdokumentation erstellen lassen
Viele Unternehmen und freiberuflich Berufstätige möchten das Thema Verfahrensdokumentation auslagern. Gerade Unternehmen ohne eigene Steuerabteilung oder Doku-Fachwissen lassen sich ihre Verfahrensdokumentation extern erstellen.
Die häufigsten Optionen:
Verfahrensdokumentation für andere erstellen
Viele Selbständige und Unternehmen wenden sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation an ihre Steuer- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei. Für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen bedeutet das:
Sollten Sie in der Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung tätig sein, erstellen Sie Ihre erste Dokumentation für sich selbst bzw. für Ihre Kanzlei. Damit sammeln Sie erste Praxiserfahrungen, identifizieren ggfs. Optimierungspotenziale in Ihrem Hause und erfüllen Ihre Pflicht gegenüber den Finanzbehörden.
Eine Softwarelösung, die Maßstäbe setzt
Ihre Vorteile mit Opti.Tax für Ihre Verfahrensdokumentation
BAFA-Fördergeld direkt in Opti.Tax beantragen
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert Beratungsleistungen, die von Unternehmen in Anspruch genommen werden. Wenn Sie in der Steuerberatung tätig sind, können Sie Ihren Mandanten etwa zur Digitalisierung beraten – und gleichzeitig für Ihren Mandanten Fördergelder für diese Leistung beantragen.
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Höhe des BAFA-Beratungszuschusses
Förderfähige Beratungskosten:
Nicht förderfähige Beratungskosten:
- Honorar des Beratungsunternehmens
- eventuell angefallene Reisekosten des Beratungsunternehmens
- Umsatzsteuer
- Zertifizierungskosten
Quelle: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), Merkblatt Zuschuss, Zahlung und Zahlungsnachweis vom 1. Januar 2023. Für die Richtigkeit und Aktualität der Angaben kann keine Garantie übernommen werden.
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