Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation, die zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle dienen.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Jedes Unternehmen und jede:r Freiberufler:in ist dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Dokumentation muss regelmäßig aktualisiert werden.

Warum Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Sollten Sie bei einer Betriebsprüfung keine vollständige und saubere Verfahrensdokumentation vorlegen können, drohen empfindliche Strafen. Die Doku bietet aber auch viele Mehrwerte, z. B. als Basis für Prozessoptimierungen oder eine Digitalisierungsberatung.

Über den Autor

Paul Liese
Paul Liese
hsp Software

Paul Liese ist Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Seit vielen Jahren beschäftigt sich der Software- und IT-Spezialist mit den Themen des elektronischen Rechnungswesens. Dazu gehören insbesondere die Verfahrensdokumentation, Tax CMS, Transfer Pricing und Internes Kontrollsystem. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet Paul Liese an der Abschaffung sämtlicher Medienbrüche im Rechnungswesen.

Schritt für Schritt zur lebenden Dokumentation

Verfahrensdokumentation erstellen: alles, was Sie wissen müssen

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder einer freiberuflichen Person ab. Festgehalten werden dabei nicht nur die Prozessketten und Abläufe, sondern auch die verantwortlichen Posten und Personen.

Aber was bringt es Unternehmen, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen? Wer hilft, wenn Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen lassen möchten? Für alle, die eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten, haben wir die wichtigsten Infos zusammengetragen.

Auch für Steuerberaterinnen und Steuerberater

Sind Sie in der Steuerberatung tätig? Dann sollten Sie unbedingt das Thema Verfahrensdokumentation auf der Agenda haben. Erstens wenden sich viele Unternehmen an ihre Steuerkanzlei, wenn es um die Dokumentation geht. Zweitens können Sie auf Basis der Verfahrensdokumentation weitere Geschäftsfelder anbieten, etwa eine Prozess- oder Digitalisierungsberatung. Und drittens sind auch Sie verpflichtet, für sich oder Ihre Kanzlei eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Verfahrensdokumentation erstellen – was habe ich davon?

Unternehmen und freiberufliche Personen bekommen ständig zu hören, dass sie eine Verfahrensdokumentation erstellen sollen. Aber welche Mehrwerte bieten Dokumentationen?

Mehrwerte einer Verfahrensdokumentation:

  • Die Geschäftsführung lernt das eigene Unternehmen richtig kennen – und zwar den tatsächlichen Ist-Zustand
  • Die Verfahrensdokumentation bildet die Basis für Prozessoptimierungen und Digitalisierung
  • Sicherheit bei der Betriebsprüfung

Entscheiderinnen und Entscheider in Unternehmen meinen, die Prozesse im eigenen Hause ausreichend zu kennen. Doch Steuerkanzleien machen immer wieder die Erfahrung, dass der Geschäftsführung meist nur die theoretischen Abläufe bekannt sind – wenn überhaupt. Im realen Arbeitsalltag haben sich häufig völlig andere Prozessketten etabliert. Dies kann verschiedene Gründe haben.

Fehlt beispielsweise Personal oder eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten, beginnen viele Teams, mit dem Vorhandenen zu arbeiten und zu improvisieren. An anderer Stelle bringt eine neue Führungskraft extern erlernte Prozesse ins Unternehmen und führt eigene Abläufe ein. Je größer das Unternehmen, desto häufiger entstehen Strukturen in Eigendynamik. Mit einer Verfahrensdokumentation werden diese regelmäßig identifiziert, analysiert und kontrolliert.

Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation soll den aktuellen Zustand aller Prozesse im Unternehmen festhalten.

  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden sowie die Vertretungen
  • eingesetzte Software und Technologie
  • sämtliche Prozessschritte des Unternehmens

Mit einer Verfahrensdokumentation kann das Unternehmen dafür sorgen, dass in sämtlichen Geschäftsprozessen eine einheitliche Qualität eingehalten wird. Zudem wird sichergestellt, dass die eigenen Prozesse den Anforderungen der Buchhaltung und der Finanzbehörden entsprechen. Auch können die Informationen, die in einer Verfahrensdokumentation festgehalten sind, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitenden verkürzen. Zudem werden Aus- und Weiterbildungsbedarfe schneller erkannt.

Kompatibilität zur Finanzbehörde sicherstellen

Wichtig: Eine Verfahrensdokumentation sollte nicht nur in analoger Form oder als Word-Datei vorliegen. Stattdessen sollten Sie für die Erstellung der Dokumentation eine Software verwenden, die das Taxonomie-basierte XBRL-Format nutzt. So stellen Sie sicher, dass die Finanzbehörden bei einer digitalen Betriebsprüfung problemlos und medienbruchfrei auf Ihre Dokumentation zugreifen können.

Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?

Um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, müssen die dokumentierenden Personen sämtliche Prozesse im Unternehmen sorgfältig festhalten. Dabei wird jeder Prozess detailliert beschrieben. Auch die Reihenfolgen bzw. Abfolgen werden dabei dokumentiert, so dass jede Handlungsweise eines Unternehmens nachvollzogen werden kann.

Das Dokument sollte regelmäßig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Veraltete Verfahrensdokumentationen sind nicht nur nutzlos, sondern sind für die Betriebsprüfung ungeeignet. Korrektheit und Aussagekraft einer Dokumentation sollten vom Unternehmen immer wieder hinterfragt werden – üblicherweise jährlich.

Verfahrensdokumentation erstellen im Unternehmen

Nur wenige Verantwortliche in Unternehmen stimmen beim Thema Verfahrensdokumentation Freudengesänge an. Dabei überwiegen die Vorteile und Mehrwerte den Aufwand bei weitem. Für die meisten KMU ist eine Verfahrensdokumentation in wenigen Stunden erstellt. Die jährlichen Aktualisierungen nehmen kaum Zeit in Anspruch. Dafür besitzt das Unternehmen eine Basis für Prozessoptimierungen, Digitalisierungsvorhaben und weitere Zukunftsvorhaben.

Falls Sie für Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten, kommen Sie mit einer speziellen Software für Dokumentationen schnell ans Ziel. Die Kosten für eine solche Software werden durch die gesparte Zeit und den vermiedenen Frust vielfach wettgemacht. Die Software sollte im XBRL-Format arbeiten und einen Interview-Modus besitzen, z. B. Opti.Tax von der hsp. Beim Interview werden Ihnen Fragen gestellt. Aus Ihren Antworten erstellt die Software automatisch die Verfahrensdokumentation – einfacher geht es nicht.

Video zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit Opti.Tax

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Verfahrensdokumentation erstellen lassen

Viele Unternehmen und freiberuflich Berufstätige möchten das Thema Verfahrensdokumentation auslagern. Gerade Unternehmen ohne eigene Steuerabteilung oder Doku-Fachwissen lassen sich ihre Verfahrensdokumentation extern erstellen.

Die häufigsten Optionen:

Option 1

Steuerberater:in oder Wirtschaftsprüfer:in beauftragen

Viele Kanzleien und Steuerbüros bieten die Erstellung einer Verfahrensdokumentation als Dienstleistung an.

  • Vorteile bei Steuerberater:innen: Viele Daten, die zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation benötigt werden, sind bereits vorhanden. Außerdem können Steuerkanzleien mithilfe einer Verfahrensdokumentation den Mandanten besser betreuen und beraten.

Option 2

Online-Plattform nutzen

Zahlreiche Dienstleister bieten Onlinedienste an, wo Sie über einen Webservice eine Verfahrensdokumentation erstellen lassen können.

  • Vorteil bei einer Online-Plattform: Die Registrierung bzw. Beauftragung ist schnell, da alles online und sofort erledigt werden kann.

  • Nachteile bei einer Online-Plattform: Der fehlende persönliche Kontakt mindert die Beratungsleistung. Da die Anbieter Sie nicht kennen, können diese auch nicht auf spezifische Besonderheiten und Details eingehen, die einer Steuerberatung sofort aufgefallen wären. Zudem haben Sie nicht sofort eine persönliche Kontaktperson zur Hand, wenn beispielsweise bei einer Betriebsprüfung Fragen oder Beanstandungen auftauchen.

Verfahrensdokumentation für andere erstellen

Viele Selbständige und Unternehmen wenden sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation an ihre Steuer- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei. Für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen bedeutet das:

  • Mit der notwendigen Kompetenz sind zusätzliche Einnahmen möglich
  • Die Dokumentation kann als Basis für weitere Geschäftsfelder genutzt werden
  • Die Software zur Erstellung der Verfahrensdokumentation sollte für die medienbruchfreie Zusammenarbeit mit Mandanten geeignet sein, etwa durch einen integrierten Clouddienst

Sollten Sie in der Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung tätig sein, erstellen Sie Ihre erste Dokumentation für sich selbst bzw. für Ihre Kanzlei. Damit sammeln Sie erste Praxiserfahrungen, identifizieren ggfs. Optimierungspotenziale in Ihrem Hause und erfüllen Ihre Pflicht gegenüber den Finanzbehörden.

Entscheidungshilfe: Soll ich meine Verfahrensdokumentation selbst erstellen – oder erstellen lassen?

Sie sollten Ihre Verfahrensdokumentation selbst erstellen und aktuell halten, wenn Sie:

  • überschaubare Prozesse haben, etwa als Freiberuflerin oder Kleinunternehmer

  • eine Fachperson oder Fachabteilung im Unternehmen haben, die eine Verfahrensdokumentation erstellen kann

  • eine Fachperson aus den Bereichen Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung sind, die die Verfahrensdokumentation auch als Dienstleistung anbieten möchte

Sie sollten Ihre Verfahrensdokumentation erstellen lassen, wenn Sie:

  • komplexe Prozesse und/oder viele Verantwortlichkeiten haben

  • sich keine Gedanken um das Thema Verfahrensdokumentation machen möchten

  • erinnert werden möchten, wenn die Dokumentation aktualisiert werden muss
  • sichergehen möchten, dass Sie bei einer Betriebsprüfung unterstützend begleitet werden
  • im Zuge der Dokumentation beraten werden möchten
  • für die verlässliche Bewertung der eigenen Prozesse einen externen Blick wünschen
  • von der Dokumentation als Basis für weitere Beratungsleistungen profitieren möchten, etwa Prozessoptimierung und Digitalisierung

Jetzt kostenlos beraten lassen

Die Software für Verfahrensdokumentation: Opti.Tax für Steuerkanzleien und Unternehmen

Tausende Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer:innen und Unternehmen erledigen das Thema Verfahrensdokumentation mit einer Software-Innovation made in Germany: Opti.Tax. Mit der intelligenten Taxonomie-Software und dem herausragenden hsp-Service können Sie ganz bequem alle Doku-Aufgaben abhaken:

  • Prozesse dokumentieren
  • Schwächen identifizieren
  • digitale Chancen entdecken

Zuverlässig, intuitiv zu bedienen, GoBD-konform: Nutzen Sie mit Opti.Tax das richtige Werkzeug, um unkompliziert eine echte Mehrwertdokumentation zu erstellen.

Packshot von der Software Opti.Tax Dokumentation

Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht?

Eine Softwarelösung, die Maßstäbe setzt

Ihre Vorteile mit Opti.Tax für Ihre Verfahrensdokumentation

Übersichtlich

Erstellen Sie ganz einfach eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, die vollständig und schlüssig ist – sowohl als Textdokument als auch grafisch dargestellt.

Einfach

Nutzen Sie beim Erstellen der Dokumentation den Interview-Modus. Durch die Beantwortung von Fragen entsteht automatisch die Verfahrensdokumentation.

Schnell

Für Unternehmen etlicher Branchen stehen Ihnen bei Opti.Tax Muster-Dokumentationen zur Verfügung. Einfach laden, anpassen und wertvolle Zeit sparen.

Sicher

Erstellen Sie eine Dokumentation, auf die sachverständige Dritte problemlos zugreifen können. Nutzen Sie dabei eine Software, die Ihre sensiblen Daten sicher verarbeitet.

BAFA-Fördergeld direkt in Opti.Tax beantragen

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert Beratungsleistungen, die von Unternehmen in Anspruch genommen werden. Wenn Sie in der Steuerberatung tätig sind, können Sie Ihren Mandanten etwa zur Digitalisierung beraten – und gleichzeitig für Ihren Mandanten Fördergelder für diese Leistung beantragen.

Mit dem Modul Beratungsförderung in Opti.Tax erledigen Sie das alles direkt aus der Software heraus:

  1. Akkreditierung beim BAFA beantragen: Alle Unterlagen stellen Sie bequem in Opti.Tax zusammen.
  2. Beratungsbericht erstellen: Sie beraten Ihren Mandanten und erstellen mit Opti.Tax einen sauberen Beratungsbericht.
  3. BAFA-Fördergeld beantragen: Aus der Software stellen Sie einfach und bequem den Fördergeldantrag.

Höhe des BAFA-Beratungszuschusses

Standort der beratenden Betriebsstätte

Fördersatz

Maximaler Zuschuss

  • Neue Bundesländer (ohne Land Berlin, ohne Region Leipzig)
  • Region Lüneburg
  • Region Trier

80 %

2800 €

  • Alte Bundesländer (ohne Region Lüneburg, ohne Region Trier)
  • Land Berlin
  • Region Leipzig

50 %

1750 €

Förderfähige Beratungskosten:

Nicht förderfähige Beratungskosten:

  • Honorar des Beratungsunternehmens
  • eventuell angefallene Reisekosten des Beratungsunternehmens
  • Umsatzsteuer
  • Zertifizierungskosten

Quelle: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), Merkblatt Zuschuss, Zahlung und Zahlungsnachweis vom 1. Januar 2023. Für die Richtigkeit und Aktualität der Angaben kann keine Garantie übernommen werden.

Aktion: geführte BAFA-Akkreditierung inklusive!

Sie haben alle Hände voll zu tun und sind noch nicht beim BAFA akkreditiert? Kein Problem: Mit der Bestellung von Opti.Tax erhalten Sie eine geführte Anleitung zur BAFA-Akkreditierung kostenlos dazu!

  • persönliches digitales Tutorial
  • Schritt für Schritt zur Akkreditierung
  • Voraussetzung für Fördergelder

Verfahrensdokumentation erstellen mit Mandanten

Viele Unternehmen verbinden die steuerrechtliche Kompetenz ihrer Steuerkanzlei mit dem unternehmerisch-strategischen Thema Verfahrensdokumentation. Hier ist es besonders wichtig, dass die genutzte Softwarelösung eine digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant ermöglicht. Opti.Tax ermöglicht diese nicht nur, sondern hebt die medienbruchfreie Kommunikation zwischen Steuerkanzleien und Unternehmen auf eine neue Ebene.

Für die gemeinsame Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation wartet die Softwarelösung Opti.Tax mit vielen Funktionen auf. Dazu gehören Schnittstellen zu taskplace.de und steuerbuero.online, die medienbruchfreie Datenanforderung und -abholung über die Opti.Tax Cloud und mehr.

Ohne Medienbrüche zusammenarbeiten

Verteilen Sie Aufgaben direkt aus der Projektstruktur an Ihre Mitarbeitenden, holen Sie die angeforderten Daten bequem mit einem Mausklick ab und verwalten Sie bequem alle Fristen.

Externe Personen nahtlos einbinden

Binden Sie externe Wissensträger:innen in die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation ein, indem sie Aufgaben an externe Nutzer:innen mit spezifischen Zugangsberechtigungen vergeben.

Aufgaben als Checkliste versenden

Bereiten Sie ein Projekt vor, indem Sie Ihrem Mandanten eine Checkliste zur Erstellung der Verfahrensdokumentation senden.

Umsatzpotenziale heben

Damit die Verfahrensdokumentation gelebt werden kann, sollte sie aktuell gehalten werden. Das bedeutet für Kanzleien eine langfristige Datenpflege und Potenzial für Beratungsprojekte, für Mandanten eine ständige Optimierung von Prozessen und Kosten.

Fachlich und rechtlich aktuell bleiben

Die in Opti.Tax enthaltenen fachlichen Strukturen für die Verfahrensdokumentation werden kontinuierlich aktualisiert, optimiert und mit neuen Funktionen und Verbesserungen erweitert.

Mustertexte und -projekte nutzen

Für etliche Branchen stehen Ihnen Mustertexte und Musterprojekte zur Verfügung, die Sie beliebig individualisieren können. Dies erspart Ihnen bei der ersten Erstellung der Verfahrensdokumentation viel Zeit und Mühen.

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen
Julian Rodewald ist unser Teamleiter im Support

Exzellenter Support

Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

  • Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden
  • Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald

  • Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software

ADKL: Die Steuerberaterin Lisa Hägele und der Steuerberater Tobias Polka nutzen die Software Opti.Tax

Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

  • Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung

  • Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.

  • Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

  • Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet

  • Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal

  • Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

Über die hsp – Software Innovation made in Germany

Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab

Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.

Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.

Praxisnähe, Aktualität und echter Service

Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.

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