General Information & Basic Principles
With the „Property Tax“ module of our „Opti.Tax“ software“
Opti.Tax is not a stand-alone solution, but a platform for various topics in financial reporting and compliance documentation. Furthermore, our taxonomy-driven approach makes the ‘property tax’ project type dynamically available in Opti.Tax. If the tax authorities make any changes to the data structure, the taxonomy is regenerated, made available in Opti.Tax, and all users have the latest version ready for implementation in no time at all.
„Opti.Tax Grundsteuer“ is a software programme developed in-house by hsp.
The software has been available for use since its completion in early 2022.
The client runs via a web browser. We recommend using it on a PC or tablet; on a smartphone, the screen or resolution may be too small.
Please see our packages this overview.
The licence can be used for both. There is no limit on the number of users.
As a member of a tax advisers’ association or the IDW, you pay 29 EUR per month / 2.50 EUR per tax assessment notice sent. Alternatively, the pricing is 59 EUR per month / 5.00 EUR per tax assessment notice sent.
The contract term is 12 months.
No, unfortunately this option is not available.
In the hsp.community – accessible via the web or app – law firms receive, amongst other things,
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- Checklists (What documents/papers are required, etc.)
- Process description (e.g. as a DATEV Procheck process)
- Various sample cover letters (drawn up by the hsp team and other law firms that share their own templates)
- Power of attorney template (drawn up by a solicitor)
- Engagement letter (drawn up by the solicitor)
- E-learning on law firm organisation as part of the Property Tax project
- E-learning course on the practical implementation of property tax: „What do I need to know about property tax to implement it correctly?“
- E-learning on how to use Opti.Tax
- Discussion forums for exchanging views with other law firms
Both. The consultant’s workplace is on-site; the platform for communicating with the client is online.
Interfaces & Integrations
This depends on the practice software used. With DATEV, for example, this includes DATEVconnect and, with the release of version 22.0 at the end of January, the DATEV Basisdaten Online interface as well.
Yes, Opti.Tax Property Tax has a DATEVconnect interface.
Yes, reading and writing.
Selectively, or alternatively via orders in EO Comfort or via the ‘Info’ section in the client information
Client master data, properties from the fixed assets/inventory list, income tax returns from the document repository/DMS
Yes, you can also use Opti.Tax Property Tax to prepare declarations for the assessment of the property tax value for agricultural and forestry businesses (Agriculture and Forestry Annex).
At present, the DATEV Basisdaten Online interface does not allow master data to be imported back. Via the DATEVconnect interface we use, this is possible for a very limited amount of data. The restriction to this limited amount of data is due to the DATEVconnect interface itself.
Yes, the Elster Rich Client is integrated. This is used to submit the tax returns.
Yes, that is possible.
Yes, via the DATEVconnect interface, we transfer the asset values to the order in EO comfort as order items. This is also supported by Wolters Kluwer’s law firm software (Addison, tse:net, etc.).
You can request assessed value notices via Opti.Tax.
There is no interface for retrieving this information from the authorities’ databases. However, Opti.Tax allows you to retrieve the documents from which the information can then be extracted.
Yes, for DATEV, Addison, BMD and SIMBA.
Workflow & File Management
When a client is set up in Opti.Tax Property Tax, they or their staff are invited via email. The client cannot open a project themselves initially.
Yes, you can upload both documents and image files.
Yes, that is possible.
This may vary depending on the type of property and the federal or state model. We have provided law firms with a checklist for the information of their clients.
Transfer of item values / notional item values for state-specific models to orders in EO Comfort as order lines
Import via interfaces to law firm software, extraction of data from PDF forms (Anlage-V, declaration of inheritance/gift) as well as CSV/XLS files, or access to database views.
Yes, this feature has also been incorporated.
Yes. Validation messages inform both the consultant and the client whether the data record is valid, whether any fields need to be completed, or whether certain fields have not been filled in correctly due to dependencies on other fields.
Yes, you can view the documents at any time.
Yes, this feature has been implemented.
Ja, der Mandant wird durch den Workflow geführt.
Der Mandant agiert mit dem Berater und liefert Informationen/Dokumente zu.
Dies ist sowohl per Drag and Drop als auch über den Dateiauswahldialog möglich.
Ja, beides ist möglich.
Anlage-V, Feststellung Bedarfswert Schenkung/Erbschaft
Ja. Der Mandant kann für sich einstellen, wie häufig Benachrichtigungen erfolgen sollen (sofort bei jedem Event, alle 4 Stunden als Sammelnachricht, etc.)
Nein, diese ist noch nicht möglich. Die Funktion ist zwar vorgesehen, aber aktuell besteht kein Bedarf der mehr als 500 Kanzleien, welche im Thema Grundsteuer bereits mit Opti.Tax arbeiten, da diese mehrheitlich auf Pauschalen oder Abrechnung nach Gegenstandswert setzen.
Aus Kanzleiperspektive sehe ich den Bearbeitungsstatus über die Projektverwaltung. Der Mandant sieht den Status der jeweiligen Feststellungserklärungen bei Bereitstellung der Aufgaben/Freigabeanforderung.
Dieses ist noch nicht umgesetzt, da die Struktur der Bescheide noch nicht vorliegt. Sobald diese bekannt ist, wird eine automatische Bescheidprüfung umgesetzt. Mit dem Versand der Feststellungserklärung via ELSTER wird ein Eintrag z.B. in DATEV Post, Fristen und Bescheid vorgenommen. Damit ist die Fristenverwaltung der Kanzlei über den Vorgang informiert.
Ja, während der Erfassung wird der Anwender bereits live mit Erfassungshinweisen geführt und darauf hingewiesen, wenn Daten fehlen oder inkonsistent sind.
Die Bescheide kommen postalisch. In der Empfangsvollmacht kann derzeit keine E-Mail Adresse der Finanzverwaltung für die Information mitgegeben werden.
Ja, gibt es. Sowohl im Programm als auch in der hsp.community.
- Hier erhalten die Anwender E-Learning Kurse zur Softwarebedienung und fachliches Know-How zum Bundes- und den Landesmodellen, sowie zur Land- und Forstwirtschaft.
- Darüber hinaus Musterdokumente, Vollmachten, Verträge, Checklisten, Musteranschreiben,
- Der Austausch mit anderen Anwendern wird rege genutzt, um fachliche Fragen zu klären und gemeinsam Wissen aufzubauen und auszutauschen.
Montag bis Freitag von 8 – 17 Uhr telefonisch, darüber hinaus auch außerhalb der Kernbürozeiten Support per Chat, per Web, per E-Mail.
Legal Information & Data Protection
In einer SQL-Datenbank in der IT-Infrastruktur der Kanzlei
Die Datensicherheit wird durch ein Backup der Datenbank über den nächtlichen Sicherungslauf der Kanzleisysteme bewahrt.
Gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen
Dieses wird durch das Produktmanagement der hsp (bestehend aus Entwicklung und Steuerberatung), die Verteilung an die Kunden via Onlineupdates und die technische Grundlage mittels Taxonomie sichergestellt.
Ja, die Regelungen aller 16 Bundesländer sind hinterlegt.
Die Kanzlei
Ja, der Mandant wird durch den Workflow geführt.
Aus der Kanzleisoftware werden alle Stammdaten des Mandanten und bekannte Objekte/Grundstücke aus dem Anlagevermögen, Anlage V, Feststellung Bedarfswert (Schenkung/Erbschaft) übernommen. Weitere Daten können aus ALKIS (Software der Katasterämter) sowie Branchensoftware (LAND-DATA, Hannibal, etc.) übernommen werden.
The hsp team includes an external data protection officer and specialist solicitor in IT law, who, from his law firm, sets out all the processes within the software in accordance with the GDPR and other relevant regulations, specifies how these are to be implemented, and subsequently checks and approves the results.
The data remains within the firm’s IT infrastructure and can continue to be used for analysis and research purposes. The only restriction is that, following termination, it is no longer possible to create new projects.
Yes, the digital signature feature from d.velop Sign is integrated and can be used. The following types of signature are included:
- Advanced Seal Signature
- Qualified personal signature (meets the written form requirement)
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