Digitale Vorsorgeakte erstellen

Schutz vor Personalausfall

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Lernen Sie die bessere Notfallakte kennen: die Digitale Vorsorgeakte in Opti.Tax, gemeinsam entwickelt mit der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal).

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Entwicklungspartner für die Digitale Vorsorgeakte: Schröder & Partner

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Lernen Sie die bessere Notfallakte kennen: die Digitale Vorsorgeakte in Opti.Tax, gemeinsam entwickelt mit der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal).

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Von Profis für Profis entwickelt

Lernen Sie Opti.Tax für Ihre digitale Vorsorgeakte kennen

Für Einzelpersonen und Unternehmen

Fallen in einem Unternehmen Personen mit Hoheitswissen aus, entstehen viele Fragen:

Ist das Fachwissen festgehalten?
Sind Prozesse gefährdet?
Wer ist für was verantwortlich?

Lernen Sie im Video die Vorsorgeakte (ehemals Notfallakte) kennen.

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Successful consultants and companies rely on Opti.Tax:

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Das Wichtigste zur digitalen Vorsorgeakte

Was ist eine digitale Vorsorgeakte?

Die Vorsorgeakte ist eine Datei, in der wichtige Informationen von Wissensträgerinnen und Wissensträgern eines Unternehmens gespeichert werden. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Prozesse und Abläufe, Vollmachten und Kompetenzen.
Warum eine digitale Vorsorgeakte anlegen?

Jede Person kann plötzlich ausfallen. Ein solcher Ausfall kann viele Gründe haben, z. B. Krankheit oder Unfall. Ob über längere Zeit oder für immer, der Wegfall einer entscheidenden Person kann erhebliche Probleme bereiten und sogar die Existenz eines Unternehmens gefährden.
Wo finde ich eine Vorsorgeakte-Vorlage?

Die Vorlagen, die Sie online finden, richten sich meist an Privatpersonen und sind nicht für Unternehmen geeignet. Die Vorsorgeakte soll im Bedarfsfall Vertretungen regeln, die Unterbrechung von Prozessketten verhindern und als Nachschlagewerk dienen. Zudem muss die Vorsorgeakte regelmäßig aktualisiert werden, damit sie den tatsächlichen gegenwärtigen IST-Zustand abbildet. Gewährleisten kann das alles nur eine spezialisierte, Taxonomie-basierte Softwarelösung.

Drei gute Gründe für die Profi-Softwarelösung

Erstellen Sie Ihre digitale Vorsorgeakte mit Opti.Tax

Fachlich geführt

Bei der Erfassung der Daten werden Sie von der Software geführt. Das bedeutet, dass Sie nicht mit einem weißen Blatt beginnen, sondern mit fachlicher Unterstützung. Dabei können Sie gezielt einzelnen Personen Aufgaben zuweisen und die Antworten bequem über die Cloud abholen.

Vollständig erfasst

Nur Fachleute, die echte Notfälle bei Mandanten erlebt haben, kennen die kritischen Punkte einer Vorsorgeakte. Deshalb haben wir unser Vorsorgeakte-Tool mit Prozessberater Andreas Gaebler und seinem Team von der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal) entwickelt. Damit zwischendurch alles stimmt – und am Ende nichts fehlt.

Langfristig geschützt

Wir entwickeln Software seit 1991. Und wir haben nicht vor, so schnell damit aufzuhören. Bedeutet für Sie: eine zukunftssichere Lösung für die digitale Vorsorgeakte, jahrzehntelange Erfahrung bei Entwicklung, Updates und Support und vieles mehr. Zudem ist unsere Software 100 % made in Germany.

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Die Vorsorgeakte-Software aus der Praxis

Entwickelt und genutzt von Profis

Die Idee zur digitalen Vorsorgeakte stammt von der Kanzlei Schröder & Partner aus Berlin und Stendal. Das Team um Prozessberater Andreas Gaebler nutzte zunächst Word, für eine umfassende und detaillierte Absicherung benötigte es allerdings eine spezialisierte Softwarelösung.

Auf dem Markt existierte für die erfahrenen Berater keine leistungsfähige Lösung. So kontaktierte Gaebler die hsp. Das Ergebnis: Ein Werkzeug von Profis für Profis – durchdacht und optimiert bis ins Detail.

Andreas Gaebler
Schröder & Partner

Developed for you in Hamburg

Why so many professionals put their trust in hsp

Julian Rodewald is our support team leader

Excellent support

A software solution is only as good as the support that comes with it, particularly when it comes to specialist software. That is why we offer you:

Comprehensive onboarding with a personal appointment for you or your staff
Personal assistance from our support team led by Julian Rodewald
A comprehensive help centre with countless technical questions and answers about the software

ADKL: Tax advisers Lisa Hägele and Tobias Polka use the Opti.Tax software

Unrivalled practical relevance

Only experts know what professionals like you really need. That is why we work with leading law firms:

Experts in the field support our software development
Strong partners: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper, and others.
New features are regularly implemented in response to customer requests

Two software developers from hsp at their workstations

Made in Germany

Our development, testing and support teams are based in Hamburg. Our servers are located in Munich. There are good reasons for this:

All data is processed in accordance with strict EU legislation and the GDPR
You need to be able to rely on software and support – and that’s only possible locally
We need to be just as familiar with German laws and regulations as you are

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Teil der stärksten Doku-Software Opti.Tax

Die digitale Vorsorgeakte ist als neue Projektart ein Bestandteil der Software Opti.Tax Doku. Dabei handelt es sich um unsere vielseitige Softwarelösung zur Erstellung und Pflege von Dokumentationen. Diese führt Sie schrittweise und strukturiert zur fertigen, vollständigen Verfahrensdokumentation.

Bei jedem Schritt entsteht im Hintergrund automatisch eine Dokumentation der Leistungsbeziehungen und Vereinbarungen. Validierungsregeln sorgen dafür, dass die Software Sie auf fehlende Positionen hinweist. Diese können selbst ausgefüllt oder Dritten zugewiesen werden, beispielsweise dem Mandanten.

Sie besitzen bereits eine gültige Lizenz für Opti.Tax mit dem Modul Dokumentation?

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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für die digitale Vorsorgeakte erfolgreich einsetzen können.

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Let’s work together to find out how you can successfully use Opti.Tax for procedural documentation in your specific case.

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FAQ – Frequently Asked Questions

Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Vorsorgeakte

Das sollten Sie vorab wissen

1. Was ist die Digitale Vorsorgeakte von der hsp?

Die Digitale Vorsorgeakte ist ein webbasiertes Tool zur rechtssicheren Verwaltung aller Dokumente rund um Vorsorge, Vollmachten und persönliche Wünsche für Not- oder Pflegefälle. Sie bietet eine zentrale Plattform zur Organisation und strukturierten Ablage sensibler Vorsorgedaten.

2. Für wen ist die Digitale Vorsorgeakte geeignet?

Elegant Elements is an add-on for the Fusion Builder plugin.

3. Welche Dokumente können in der Vorsorgeakte hinterlegt werden?

Unter anderem: Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, Sorgerechtsverfügungen, Betreuungsverfügungen, persönliche Wünsche, Checklisten, digitale Nachlassinformationen und Zugangsdaten.

4. Ist die Digitale Vorsorgeakte rechtssicher?

Ja. Die Akte erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz (DSGVO-konform) und rechtliche Verbindlichkeit. Sie kann im Kontext anwaltlicher Beratung und unter Einhaltung der berufsrechtlichen Vorschriften eingesetzt werden.

5. Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant?

Die Kanzlei erstellt oder strukturiert die Akte gemeinsam mit dem Mandanten. Über eine Webplattform haben beide Seiten Zugriff auf die Akte. Die Freigabe erfolgt kontrolliert, mit Zugriffsrechten je nach Bedarf.

6. Welche Vorteile bietet die Digitale Vorsorgeakte gegenüber einer Papierakte?

Digitale Erreichbarkeit, strukturierte Dokumentation, hohe Sicherheit, einfache Aktualisierbarkeit, ortsunabhängiger Zugriff sowie Erinnerungsfunktionen für notwendige Aktualisierungen oder Fristen.

7. Kann die Vorsorgeakte an Dritte weitergegeben werden?

Ja, über die Freigabefunktion können autorisierte Personen (z. B. Familienangehörige oder Bevollmächtigte) gezielt Zugriff erhalten – ganz oder nur auf bestimmte Bereiche.

8. Wie sicher sind die gespeicherten Daten?

Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Die Server stehen in Deutschland und unterliegen den strengen Vorgaben der DSGVO.

9. Benötigt man für die Nutzung eine spezielle Software?

Nein, die Digitale Vorsorgeakte ist vollständig webbasiert und kann mit einem modernen Browser genutzt werden – unabhängig vom Betriebssystem.

10. Wie erfolgt die Einrichtung der Akte?

Die Akte kann durch die Kanzlei initial eingerichtet und gemeinsam mit dem Mandanten befüllt werden. Alternativ kann der Mandant selbstständig starten und sich bei Bedarf begleiten lassen.

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About hsp – Software innovation made in Germany

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Since 1991, hsp Handels-Software-Partner GmbH has been developing professional software solutions for tax consultancy and audit firms, as well as for businesses.

Our taxonomy software Opti.Tax has established itself amongst discerning professionals in the DACH region as the reliable, high-performance and long-term solution for electronic invoicing. The digital tools for legally required, GoBD-compliant documentation are particularly popular.

Practical relevance, up-to-date content and genuine service

Our software modules are developed in close collaboration with experienced partner firms such as Energiesozietät GmbH for internal control systems (IKS), ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB for transfer pricing, and Schröder & Partner for the digital pension file. In this way, we ensure that the features in Opti.Tax are tailored to the real-world challenges of day-to-day professional practice.

Regular updates ensure that changes to legislation and new requirements are incorporated into the software in a timely manner. In addition, we support you with a comprehensive range of service and support offerings, e-learning courses, access to the hsp Community, our weekly live broadcast „hsp live at 11“ and much more.

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