So erstellen Sie eine vollständige, digitale Dokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist ein schriftliches Dokument, in dem die Schritte festgehalten werden, die für einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Aufgabe erforderlich sind. Sie dient als Leitfaden für die Durchführung des Prozesses und gibt Anweisungen, wie die Aufgabe korrekt und sicher durchgeführt werden kann. Die Verfahrensdokumentation kann auch Regeln, Verfahren, Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen enthalten.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt also den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.​ B. bei elektronischen Dokumenten und einer Belegablage von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Das bedeutet gleichzeitig, dass die GoBD diejenigen Steuerpflichtigen betrifft, die aufgrund bestimmter Regelungen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind. Hierunter fallen im weitesten Sinne unternehmerisch tätige Steuerpflichtige. Ein Grundsatz der GoBD ist u.​ a., dass die Buchführung sowie alle weiteren Aufzeichnungen nachprüfbar sein müssen. Damit eine solche Nachprüfbarkeit gegeben ist, bedarf es einer Verfahrensdokumentation für den gesamten Prozessablauf inkl. der beteiligten Software-Programme. Dies begründet die Finanzverwaltung damit, dass das jeweilige Datenverarbeitungssystem maßgeblich für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Die kurze Antwort lautet: für jedes Unternehmen. Spätestens mit Bekanntgabe des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – werden Steuerpflichtige regelmäßig mit dem Begriff „Verfahrensdokumentation“ konfrontiert. Die Buchführung mittels EDV hat in den vergangenen Jahrzehnten ältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Heutzutage ist eine elektronische Datenverarbeitung in einer Steuerberatungskanzlei oder im Unternehmen selbst der Regelfall. Zudem tummeln sich unzählige Anbieter von Softwarelösungen auf dem Markt, die mit Digitalisierungslösungen in den unterschiedlichsten Bereichen locken und dafür die passenden Produkte anbieten.

Zu den ältesten und erfahrensten Softwarefirmen Deutschlands auf diesem Gebiet gehört die Hamburger hsp Software. Das mittelständische Unternehmen entwickelt seine Lösungen vollständig in Deutschland, etwa die Softwarelösung für die Verfahrensdokumentation „Opti.Tax Dokumentation“.

Mit dem eingangs erwähnten Schreiben hat die Finanzverwaltung verschiedene vorher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und fortentwickelt. Dabei beschreiben die GoBD Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.

Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was ein außenstehender Dritter zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen benötigt. Das bedeutet, dass es nicht darum geht, einmal alles irgendwie aufgeschrieben zu haben und dann abzuheften. Eine Verfahrensdokumentation sollte kein Alibi-Dokument sein, das bei der Steuerkanzlei oder im Unternehmen in der Belegablage verschwindet.

Idealerweise ist eine Verfahrensdokumentation ein digitales Nachschlagewerk, das dynamisch und auf Taxonomien basierend aufgebaut ist. So können Betriebsprüfer:innen gezielt nach einzelnen Datenpunkten suchen und die Prüfung schneller abschließen. Kanzleien und Unternehmen können eine digitale Verfahrensdokumentation mit geringem Aufwand aktuell halten und Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Mit speziellen Softwarelösungen wie Opti.Tax Dokumentation können sogar Quereinsteiger:innen einfach und schnell eine lebende, nutzbare Verfahrensdokumentation erstellen.

In 10 Minuten zeigt Ihnen hsp-Geschäftsführer Paul Liese, wie schnell und effizient Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen können. Dazu gehört die Nutzung der Cloud, über die Mitarbeitende und Mandanten eingebunden und mit Aufgaben versorgt werden können.