The Value of Process Documentation | with Raphael Kammer

In this interview: Raphael Kammer, Managing Partner at DPK Digital

This topic is more relevant than ever: tax advisers can provide crucial support to their clients as they embark on their digital transformation. By working together to draw up process documentation, they lay the foundations for the future. And tax advisers position themselves as key points of contact for strategic business decisions and future-oriented issues.

Process consultancy for digital efficiency – that is DPK Digital’s mission. They have already produced countless process documentation projects for their clients. Managing Partner Raphael Kammer speaks to hsp Managing Director Paul Liese about their experiences. What can tax advisers do to convince their clients of the benefits of process documentation? What should they bear in mind? And why does DPK Digital rely on hsp’s Opti.Tax when creating process documentation?

Paul Liese: A warm welcome to another livestream from hsp GmbH! Our guest today is Raphael. We’d actually planned to have a second guest as well.

Raphael Kammer: That’s right.

Paul Liese: Unfortunately, Carola can’t make it. We wish her a speedy recovery!
Raphael, why don’t you introduce yourself? They all know me, after all. Why are you here?

Raphael Kammer: My name is Raphael Kammer. I was born in Hamburg. So, in that sense, we’re only a few kilometres apart here in the city. I come from a medium-sized tax consultancy in Hamburg. At the end of 2018, we set out to explore new consulting opportunities for tax consultancy firms and focused our efforts on the field of process digitalisation. We achieved this by spinning off this activity into a separate company. Since then, we have primarily been focusing on process digitalisation and process optimisation in the accounts departments of our clients, as well as those of companies that are not clients of this firm.

Paul Liese: Is that something you two do together?

Raphael Kammer: No, we’re a team of four people in operations, five in total – we’ve also got a second managing director. Three of them are consultants, and we have a team and project assistant who supports us.

Paul Liese: And is the main focus now on introducing „DATEV Unternehmen online“ to clients, or are you taking a broader approach to the issue?

Raphael Kammer: We’re taking a broader approach to the subject, and fortunately, that generally works out well. „DATEV Unternehmen online“ always plays a part when you’re working in the field of accounts preparation at a tax practice, because it’s an essential tool for getting all the data records and document images into the practice. But what really appeals to us are the areas where we can get involved in the company’s business processes. We’ve already provided support for other accounting systems – other source systems, all kinds of travel expenses or expense claims, entire payment processes, everything that plays a part in a company’s day-to-day operations.

Paul Liese: You set up a company specifically for that purpose. What was your motivation for doing so?

Raphael Kammer: On the one hand, we believe that specialising may have something to do with future market positioning. Tax advisers are certainly already aware of certain issues and, in some cases, even anticipate them – this is also demonstrated by the findings of DATEV studies. And we believe that by spinning this off into a separate venture, we can achieve a wider reach and also support more businesses in optimising their administrative processes – this is a slightly broader scope of what we aim to focus on. After all, it is not necessary for companies to be clients of the firm; rather, we offer our services generally to any company that shows an interest in our services on the market.

Paul Liese: Right. And how’s the response?

Raphael Kammer: We are seeing positive results on both counts. Not only are the firm’s clients pleased with our services, but so are companies that are not actually clients.

Paul Liese: In other words, when a client is referred to you by Dierkes Partner, your parent firm, what expectations do they have when they come to you? What have they been told about engaging with you?

Raphael Kammer: Yes, that’s interesting. It has a lot to do with how we promote the portfolio we’ve developed recently within the firm. After all, the first point of contact is usually the tax adviser, the partner, the team leader or the client manager – it always depends on the size of the company – and I’ve actually already received enquiries along the lines of: „Why don’t you have a word with Raphael Kammer? He can help you choose a programme (for the construction sector) that’ll best enable you to take part in tendering processes.“ So the scope is very, very broad, ranging right down to really specific issues, such as „Invoices need to be audited or approved digitally, or the processes need to be made more efficient“. We’ve also looked at HR systems. How can digital HR management be properly implemented? Digital signatures. Collaborative working also plays a role for us. We ourselves work with Microsoft environments such as Microsoft Teams and similar tools. And we’re already noticing that there’s a definite need for companies to address the organisational implications of these programmes, rather than simply focusing on the „How do I get this implemented? How do I get security under control?“. In our view, that is the job of IT system integrators or partners who specialise in such matters. Questions need to be answered, such as: How do we actually work with this now? What impact does this have on the way we work? Because this is, after all, very much a generational issue – chat-based and context-sensitive communication, and things like that. We have to be honest: we’re still finding our feet here and working with our clients to identify the right starting point for us to take action.

Paul Liese: Now the client gets in touch with you. What’s your approach then? Is it a case of you still having to win them over and make a sale, or is it more along the lines of: „This is the situation we’re in. We want to achieve this goal. Please help us to achieve it.“?

Raphael Kammer: The latter is, of course, what we ultimately aim to achieve. However, as things stand, we are still in the exploratory phase. There are certain areas where we have developed our own consultancy processes. We have essentially structured this so that we have two modules. We have the „Fibu Digital Duo“. Here, we handle the basic digitalisation for a client who initially says: „Accounting is and will remain the tax adviser’s responsibility.“ The main aim here is to replace the physical file folder. However, we already provide support to the extent that we ask: „What else can you actually do with it?“ and to at least gradually start exploring this topic. However, these are generally companies that are still at a relatively early stage in terms of digital maturity. And then we have „Fibu Digital Plus“. Here we take a modular approach; the prerequisites are already met in the preparatory bookkeeping stage. We look specifically at what needs to be done, for example, in the area of travel costs and expense management, how to properly address e-invoicing in future, traceability during invoice audits and approval, and then, of course, the very issue that brought us both together: GoBD requirements. We now affectionately refer to the whole thing as „process documentation with potential“.

Paul Liese: So, PMP.

Process documentation with potential

Raphael Kammer: Yes, you could also give that an abbreviation, that’s right. The issue of process documentation is, after all, something of an obligation that the company has to fulfil. And from the law firm’s point of view, it’s the sort of argument where you can use a touch of fear to sell the idea – „you need this“. Then we’re happy to take on the brief and see it through. But what we’d actually prefer is to guide the client by showing them the potential that can arise from digitalisation, automation and, subsequently, the interlinking of information. From our point of view, this is therefore a very essential building block that’s necessary to carry this out in a serious and professional manner.

Paul Liese: Yes. But when it comes to the first two modules you’ve just mentioned, it’s actually important that you know how the client operates today.

Raphael Kammer: That’s right.

Paul Liese: So, in process documentation, you really need to establish in every situation what the current status is, what the objective is and how to achieve it.

Raphael Kammer: Yes, it’s a bit like the rough draft you use as a basis. But we’ve also come across cases where clients have said: „Well, we just work with paper. The way we’re used to.“ There’s the ring binder, which is provided for that purpose. Then there are incoming invoices, outgoing invoices and the till. So it’s fairly straightforward. What they primarily want from us is the solution. They say: „Please implement this. You don’t actually need to assess the current situation in any great detail.“ We support that approach when we can confirm that the processes are truly standard. Implementing it in this way is customer-focused and solution-oriented, and afterwards there’s the documentation to ensure the whole thing complies with procedures. With larger companies, of course, it’s a slightly different challenge. We’ve got an interesting case at the moment where you’ve been involved right from the start. As part of the actual process documentation, we’ve discovered that, alongside all the potential that can be identified, there is a great deal of critical business knowledge stored in the minds of employees and owners who have been with the company for a very long time and who are now approaching the end of their working lives. This can also be a finding from a structured process review.

Paul Liese: Yes, all of a sudden you realise who is particularly important to the company.

Raphael Kammer: Exactly.

Paul Liese: I also had a conversation with a consultant recently, during which we both agreed that I should have process documentation if I want to sell my business, because then I can talk to a potential buyer on a completely different level and demonstrate how my business is organised and structured, and who the key people are that they will still need. Otherwise, I always end up in a situation where the buyer is faced with a certain degree of uncertainty.

Raphael Kammer: Yes, that does touch on the question a bit: what exactly is the point of doing this? For us, the motivation and vision we’re pursuing is that we don’t want to simply produce documentation to be shelved, but rather to generate added value from it. Today, that added value naturally lies in the implementation, and when you look at the topic of digitalisation, that’s actually quite obvious. You record the processes, digitise the potential, then look for the right systems to achieve the highest possible level of automation, and afterwards you analyse the results. And that’s where the topic of data integration comes in. This naturally has a wide-ranging impact, both on processes within the company and on the company’s value, positioning and competitiveness. And this is exactly what counts when you want to sell the company – showing the buyer what actually lies beneath the surface that is immediately visible from the outside. In this context, I also believe that the importance of processes within companies will continue to grow in the future, because standardisation forms the basis for effective process optimisation. And this isn’t a one-off exercise; rather, once you’ve entered this process management phase, you’re continuously engaged in the improvement process. When you break it down, this brings about a major transformation within a company: once you’ve got to grips with how you work, you then start to work on yourself and your working methods.

Paul Liese: Yes. It was interesting – whenever I wrote documentation with clients, I’d always get the same feedback: „Gosh, now I know more about my business.“ Why is that? Because, whilst we’re talking about their processes and documenting them at the same time, they immediately take stock, slow down their thinking and start questioning the ‘why’ behind things.
Another question: What sort of background do you and your team have? Where are you from, and what enables you to do these things for your clients?

Raphael Kammer: I’ll start with my team. We have one male consultant and one female consultant. They’re from the law firm. Nico trained as a tax clerk, worked for a long time in a tax practice and in auditing, gained experience as a paramedic at the same time, and has only just completed a degree in industrial engineering. Most recently, he was working in auditing and was keen to focus more on the field of digitalisation. Carola comes from the firm’s administrative department. She trained as a legal assistant, went on to study business administration, and then worked for a long time in the firm’s administrative department, providing increasing support for „Unternehmen online“ cases from the firm’s side. We then welcomed them both into my team. Then, as I said, we were able to recruit a team and project assistant from a property management firm – someone from our circle of acquaintances, so we already knew each other – because we explained that the way we would be working would be different from that in a traditional law firm. It’s clear to us – and this was a deliberate choice – that we’re doing more project-based work. Of course, due to the coronavirus, things are now running a little differently than expected. The intensity of the workshops isn’t quite what we’d hoped for at the moment. For me, workshops are always a sign that you’re working things out together with the company. Of course, this can also be done virtually, but not quite as intensively or effectively as it is when done in person. And a bit about myself: in my 20s, whilst studying law, I took my first steps into the world of business and worked extensively in the entertainment industry. I helped run both large-scale events and smaller nightclubs, and gained experience in the hospitality sector. I then got into accounting via a small business and restructuring consultancy. This is a firm that has taken over many companies in crisis and then put them on a path to continued operation. And because these were smaller companies, I realised that we actually had to provide all the consultancy services ourselves; we couldn’t simply buy them in. That’s how I got into accounting and tax. And I found it so fascinating that I wanted to explore it further. I then went on to study business administration in Kiel, and in early 2014 I joined Dierkes Partner in Hamburg with the aim of becoming a tax adviser. However, I’d already gained some experience on the corporate side beforehand. That must have been in 2010 or 2011. I was working for an online shop that had developed its own back-end system, and even back then I was working with a very digitally-minded tax adviser from Cologne. She worked with us to introduce „Unternehmen online“. Back then, „Unternehmen online“ was still a traditional, blue-screen interface, and that was the first time I actively engaged with the topic of digital accounting – both in terms of data records from a back-end system and the traditional process of transferring documents and pre-recording entries. I learnt about this whilst working on the corporate side. And that has stayed with me to this day, so I’ve always looked at all the cases in that light when I was handling accounting mandates at the firm; as a result, I had many online mandates very early on, and I tried to steer clients a little in that direction as well. And so the idea subsequently arose within the firm to try something in the field of digitalisation. And for tax firms, this is often a recommendation – or at least a trend – to get involved in. We started out by focusing on digitalisation, and it took a while before we evolved into process consultancy and digital efficiency.

Paul Liese: What were the obstacles?

Raphael Kammer: There weren’t really any obstacles. The question was: how do you actually interpret or define the service on offer? What exactly do we do? From my point of view, it’s a form of management consultancy. But even that covers a broad spectrum. That takes us to strategy consultancy, organisational and process consultancy, HR consultancy and IT consultancy. What exactly do tax advisers actually offer? And what do the firms take off your hands? Because if you take a look at the firm landscape, there are also firms that position themselves in the IT sector, dealing with IT security and all those topics. But then there are also those that position themselves in the field of finance or traditional business management consultancy. There’s certainly pure strategy consultancy too. We’re not talking about the „Next 10“ firms here, but about the broader SME sector. Dierkes Partner has 150 employees organised across a multidisciplinary structure. We’ve already given some thought to what would be a sensible addition. And when I first started thinking about what that business area might be, my approach was to say: „We’ve got digital strategy, we’ve got processes, and we’ve got the topic of business models.“ We’ve decided to step back from the topic of business models for the time being, as it’s a very diverse area. Although we’ve also looked into modern business modelling methods – such as the Business Model Canvas, Value Proposition and Customer Journey – over the last few years, we’ve decided for now that our focus lies on processes.

Paul Liese: Why do you think digital transformation consultancy belongs within a law firm? Why isn’t this the sort of issue where the consultant realises the client could be more digital and simply says, „Give your IT provider a ring. They’ll sort it out for you“? Why a law firm in particular?

Raphael Kammer: Well, whether that’s exactly where it belongs, we’ll have to wait and see. IT system integrators, for example, are also trying to establish themselves in the market, and in my experience they often face the challenge of providing active advice and really getting people on board. They’re used to the approach: „We’ve got the computer, we’ve got the hardware, we’ve got the software – that’s what needs selling.“ Then the customer actually comes along and says, ‘I’d like that.’ As for tax accountancy firms, they’re actually quite well positioned in terms of their focus, because they handle the accounting side – payroll, financial accounting, all the tax return activities – for many businesses. It’s a given that every business needs an accounting function. They have a specialism that can readily be applied to processes. And I’m certain that process optimisation today takes place using digital tools. There are very few, if any, processes I can think of where digital solutions play no role at all. That is why I believe that, from this perspective, it makes perfect sense for a firm to position itself in this area. And I also think there is an inherent necessity, given the potential for automation in precisely these fields – namely the preparation of financial accounts, payroll accounting, preparing annual accounts and tax returns – to look to the future and consider what this will mean for the firms’ revenue streams.

Paul Liese: What that actually means is that when I, as a law firm, help my client to become more digital across the whole field of accountancy, I am also supporting my own firm.

Raphael Kammer: That’s right.

Digitalisation helps both sides

Paul Liese: After all, if I’m still receiving the paper files today and my staff have to type them up, whilst I could have made the process more digital for the client beforehand, that does have an impact on the processes within my own practice. So this isn’t just something I’m doing for my client, but also for myself as the practice owner.

Raphael Kammer: Exactly, that’s one thing. And what we do for one another is work more intensively on the relationship, because as consultants we clearly demonstrate that we’re looking to the future and therefore adapt our consultancy services so that the benefits aren’t just for the firm, but are actually transferred to the client company – because that’s where process optimisation comes in, at least when you’re thinking about the exchange of accounting data. I believe many law firms are currently still facing the challenge of getting their own processes right so that, with the digital information provided, they can actually continue to work as efficiently and in as organised a manner as one imagines on the drawing board. Our slogan is, and always has been, that bookkeeping begins with the client, and that is therefore where implementation should start. In the past, I’ve often observed that companies tended to perceive it as their tax adviser wanting them to introduce „online business“. And in the worst-case scenario, all the analogue processes within the company are retained; the documents are simply scanned, made available to the tax adviser via upload, and then filed away again in the analogue archiving system.

Paul Liese: But isn’t it the consultant’s fault that he doesn’t engage with the client and explain why? And that he should actually have looked at the client’s processes beforehand to see what added value using Duo would bring to the client?

Raphael Kammer: Yes, certainly. But I think the question is whether the adviser already recognises the potential there and also whether they feel capable of supporting the client in that regard.

Paul Liese: And I think another thing a consultant can do – I had a case like this yesterday afternoon – is to identify a particular process situation at the client’s firm and very quickly work out how much the client would save in terms of time, and therefore in terms of the hours they pay their staff, by changing those processes.

Raphael Kammer: You’re referring to the traditional approach to legal costs there.

Paul Liese: Yes. And then yesterday came the argument: „Well, what am I supposed to do with the staff? I don’t want to send them home.“ I said: „You don’t have to. You can put them to work on other projects within your company. After all, you’ve got plenty of other areas that need attention which you haven’t been able to tackle yet.“

Raphael Kammer: In that case, you’ve actually come across a situation where the organisation is very well-resourced in terms of administrative tasks. A lot of what we’re seeing at the moment is that companies are saying they need more staff. And I always say: „Hold on a moment before you go and hire them.“ For a start, it’s not that easy to find people right now, and often, through the right process optimisation and digitalisation, you can actually quickly reduce the need for additional capacity. But I also believe that we’re not yet at the point where we’re talking about traditional rationalisation; rather, process optimisation makes us more efficient to begin with, and then – as I understand it – there are many tasks that still need to be carried out by human hands. The challenge is certainly to support and empower people who have been doing the same job for many years so that they can then take on new tasks.

Paul Liese: You’ve now told us where the four of you are from and what your backgrounds are. What was the learning curve like in terms of becoming successful in the field of digitalisation consultancy?

Raphael Kammer: Am Anfang haben wir uns inhaltlich viel an den Arbeitsweisen ausprobiert. Mein Anspruch war, eine eigene Gesellschaft zu gründen und sie selbst zu organisieren. Wir arbeiten z.B. nicht mit DATEV. In der Buchhaltung am Ende schon, aber wir haben uns eine Agentursoftware gesucht, denn wir arbeiten projektbezogen, wir brauchen etwas, wo wir Projektphasen erfassen und auch unsere Zeiten da einbuchen können. Aber uns war von Anfang an schon klar, dass wir weniger in diesen klassischen Bereich der „billable Hours“ unterwegs sind, sondern eher ein Projektvolumen generieren und dann dafür das Ergebnis liefern. Und damit haben wir uns ein bisschen beschäftigt. Ganz rudimentär mit der Frage: Mit welchen Phasen besteht eigentlich ein Projekt? Das haben wir in der Kanzlei vorher so nie gemacht. Denn da gibt es Tätigkeiten, die sehr fachlich orientiert sind, wo die klassische Projektorganisation auch noch gar nicht so erforderlich war. Wir hatten den ersten Anlauf in 2019. Den Beginn haben wir so gesteuert, dass wir uns mit der eigenen Gesellschaft um die Digitalisierung der Prozesse der Kanzlei gekümmert haben. Also beispielsweise ist das ganze Thema der Volldigitalisierung, des Rechnungswesens in der Leistungserbringung eines unserer Projekte gewesen, was wir in 2019 in der Kanzlei gestartet haben. Und das auch richtig mit eigenem Projektplan, mit einer Stakeholderanalyse: Wer sitzt da alles mit am Tisch und wie muss man die Leute da mitnehmen? Welches Digitalniveau bringen wir da zusammen? Wir haben das ganz bewusst ein bisschen mehr aufgebläht, als man das hätte machen müssen, aber das hat uns geholfen, um so ein Gesamtverständnis für die Arbeit in einem und mit einem Projekt zu machen. Und wir haben da um die 14 Leute an den Tisch gebracht. Das geht ja schon los mit der Terminfindung und das Meeting so zu gestalten, dass die Leute mitmachen und auch den Sinn verstehen, worum es da eigentlich geht. Das war eine sehr spannende Lernkurve, die wir da gegangen sind. Eine zweite Lernkurve ist ja auch durch das klassische Thema Vertrieb entstanden. Wir haben unsere Leistungen den Mandanten aktiv angeboten. Die sind nicht sofort auf uns zugekommen. Es hat sich so ergeben, dass wir Anfang 2019 in ein Projekt bei einem Mandanten schon involviert waren, der eine eigene DATEV-Buchhaltung im Unternehmen hatte. Der hatte schon Ende 2018 angefragt, weil die eine eigene Agentursoftware implementiert hatten, die selbst die DATEV-XML-Schnittstelle eingebaut hat und so es ermöglicht hat, den Belegwert oder den Datensatz in das Rechnungswesenprogramm zu übergeben, und da wurde ich dann angesprochen, ob ich den Softwarehersteller und das Unternehmen sozusagen dabei begleiten kann, sicherzustellen, dass am Ende die Daten bei DATEV auch so ankommen, dass sie richtig sind und auch das Ergebnis stimmt. Und so sind wir da reingekommen. Da wurde z.B. nicht einmal der automatische Kontoauszugsmanager genutzt. Die haben noch ganz klassisch manuell die Kontoauszüge abgebucht, haben das Mahnwesen komplett outgesourced. Und so kamen wir ins Gespräch und haben dann gemeinsam in unserem ersten richtigen Projekt im Prinzip die gesamte Prozessdigitalisierung im Rechnungswesen von diesem Unternehmen begleitet. Wir haben ein Programm für die digitale Rechnungsprüfung und freigabe eingeführt, haben dann entschieden, welche Belege direkt ins „Unternehmen online“ gehen, weil sie keinen Projektbezug haben, und welche müssen in das Vorsystem rein. Dort wurden sie dann vollständig vorkontiert und über einen anderen Weg dann wieder reingeführt. So haben wir das Ganze begleitet, mit eingerichtet, die Mitarbeiter geschult und auch dokumentiert. Das war so ein ganzheitliches Projekt. Das Spannende war da allerdings: die Dokumentation haben wir gemacht, nachdem wir die Prozesse hübsch gemacht haben.

Paul Liese: Auch eine Möglichkeit.

Raphael Kammer: Ja, das war dann tatsächlich eine Möglichkeit. Das ist nicht der optimale Weg, für einen Kunden ist das aber der effizientere Weg, weil der sagt: „Ich bezahle einmal die Prozessdokumentation, die schon optimiert ist.“ Aus Sicht der GoBD müssten wir erstmal die Prozesse aufnehmen und dokumentieren – das wäre quasi die Verfahrensdokumentation Version 1 –, dann setzt man das Projekt um und danach kommt dann gleich Version 2, weil sich fast alles geändert hat.

Paul Liese: Ja. Aber das bedeutet ja im Ergebnis, dass ihr, wenn ihr eine solche Dokumentationsberatung gemacht habt, als Abfall auch eine Verfahrensdokumentation am Ende habt, ohne dass der Mandant das eigentlich wusste und wollte.

Raphael Kammer: Ja. In den Projekten, wo wir das auf größerem Niveau wirklich machen, ist das obligatorisch, weil wir die Unternehmen dabei unterstützen rechtskonforme Prozesse einzuführen. Die Rechtskonformität kriegen wir eigentlich nur dann erzeugt, wenn wir auch die Verfahrensdokumentation am Ende wirklich mit digital auf dem Tisch legen können.

Paul Liese: Viele Berater tun sich ja schwer damit, ihren Mandanten die Verfahrensdokumentation schmackhaft zu machen. Da sagt der Mandant: „Der Betriebsprüfer soll kommen. Brauche ich nicht.“ Aber wenn ich den anderen Weg gehe und sage: „Ich mache eine Digitalisierungsberatung, ich helfe dir, die Prozesse zu optimieren, damit du bei deinen Mitarbeiter, die eh schon nicht mehr wissen, wann sie was tun sollen, vielleicht ein bisschen mehr Ruhe reinbekommst mit vernünftigen Arbeitszeiten und dergleichen.“, ist glaube ich die Motivation des Mandanten eine andere. Auch was danach das Honorar betrifft. Denn das ist ja nicht eine Sache, für die ihr drei Stunden abrechnet, sondern er bekommt ja ein riesiges Paket.

Raphael Kammer: Das stimmt. Das ist es aber auch wert. Die Zeit, die man dafür insgesamt aufbringen muss, die zahlt sich nachher aus. Gerade wenn man jetzt in diesen Bereichen der modernen Payment-Lösungen schaut, das mischt sich am Markt jetzt gerade so ein bisschen mit den Reisekosten und Spesen. Man hat mittlerweile Anbieter, bei denen du Firmenkreditkarten ausgegeben bekommst und das Geld sehr gut managen und Verfügungsrahmen bestimmen kannst. Und die Leute können mit der Kreditkarte bezahlen und werden sofort von der App erinnert, jetzt gleich einen Beleg zu erfassen. Das kannst du ganz schnell zuordnen. Es ist ein vollständiger Buchungssatz, der dann in der Hauptbuchhaltung zur Verfügung steht. Da kann man schon sehr viel rausziehen. Und der Mandant oder das Unternehmen profitiert davon immens. Und ich glaube, dass das Stand heute auch ein Thema ist, womit sich die meisten Unternehmen beschäftigen müssen aus Sicht der Wettbewerbsfähigkeit nachher. Denn bei den Digitalisierungsmöglichkeiten in der Administration reden wir nicht mehr über eine Raketenwissenschaft. Da spielt KI auch nur bedingt eine Rolle. Das sind einfach schon Systeme, die zur Verfügung stehen. Die entwickeln sich immer noch fort, aber die kann man sich – im Business sagt man „low hanging fruits“ – pflücken und einführen und dann profitiert man einfach von den Möglichkeiten, die die Digitalisierung schon bringt. Deutlich schwieriger ist es glaub ich für kleinere Unternehmen, sich im Bereich der Leistungserbringung zu digitalisieren.

Paul Liese: Das sehe ich auch so. Jetzt seid ihr ja vor einiger Zeit auf uns zugekommen und der größte Blocker war ja, dass wir nicht cloudbasiert sind. Was hat euch motiviert, trotzdem mit uns zusammenzuarbeiten?

Raphael Kammer: Genau. Also unterschrieben haben wir ja in 2019, also 2020 ist unser erstes volles Jahr mit Opti.Tax. Wir haben damals geguckt, was es am Markt für Lösungen für die Verfahrensdokumentation gibt, weil das so unser Verständnis war, was wir aus Kanzleisicht unseren Mandanten anbieten wollen. Was wir bei euch gleich gesehen haben und was nachher auch der ausschlaggebende Punkt war, ist das Potenzial, deutlich mehr da rauszuholen. Und wenn ich mir heute ansehe, was ihr in der Entwicklung umgesetzt habt, da kann ich euch erstmal attestieren: Ihr habt Wort gehalten. Die Sachen sind gekommen. Und sie ermöglichen uns, das Beratungsgeschäft noch mehr zu strukturieren und Leistungen entsprechend gezielter anzubieten, um vor allem jetzt auch aufeinander aufbauend anzubieten. Das fanden wir damals sehr gut, auch dass man eine sehr einfache Prozessmodellierung umsetzen kann. Das hilft uns. Wir wären wahrscheinlich auch perspektivisch in der Lage, in etwas komplexeren Modellierungswelten zu arbeiten. Aber wenn ich das jetzt mal auf die Steuerkanzlei übertrage, wo man in der Regel Leute hat, die mit Prozessmodellierung noch nicht so viele Erfahrungen gemacht haben, ist das eine sehr gute Stütze. Und auch für uns ist das die Lösung, mit der wir jetzt arbeiten, weil es aufgeht und weil auch der Kunde das gut versteht, wenn man das anhand dieser Modellierung aufbereitet. Also um es klar zu beantworten: Es war die Möglichkeit, ein wirklich vielfältiges Angebot daraus zu machen und nicht nur eine Verfahrensdokumentation. Ich bin auch davon überzeugt, dass man eine seriöse Verfahrensdokumentation nicht nur aus einem einfachen Onlinekatalog oder Onlinefragebogen erzeugen kann, den der Mandant im Prinzip selbst macht. In einfachen Fällen mag das sein. Das ist dann aber auch ein Standard. Da kann es auch sein, dass es sich immer mehr so entwickelt, wenn man sich in das integrierte System begibt und auch nichts daran ändert, dass man die Dokumentation, die man dafür braucht, auch softwareseitig schon bekommt. Aber wenn du größere, komplexere Unternehmen mit verschiedenen Bereichen hast – ERP-System, Warenwirtschaftssystem, Kassensystem – und das alles zusammenführen möchtest, dann brauchst du eine Lösung, die eine entsprechende Flexibilität ermöglicht.

Paul Liese: Vielen Dank für das Feedback. Du warst ja jetzt ganz spontan vorhin in einem Entwicklermeeting mit dabei. Was erwartest du oder was erwartet euer Team von uns, was die nächsten Themen betrifft, was ihr weiterentwickeln wollt, auch um euer Business zu entwickeln? Denn ich habe jetzt verstanden, dass es so wie ihr damals gestartet seid nicht ist, wo ihr heute steht. Ihr habt euch ja ein bisschen entwickelt und geht jetzt ganz andere Themen an, als ihr eigentlich vorher vorhattet. Was bedeutet dann die Partnerschaft der hsp für euch und für euer Business?

Über IKS und TCMS

Raphael Kammer: Ich sehe die Möglichkeit in dieser Partnerschaft, das ganze Dokumentationsfeld seriös zu besetzen. Man kann neben der klassischen Prozessdokumentation auch beispielsweise Felder wie das IKS oder das große Thema Tax Compliance (das ist ein Feld, das sehe ich jetzt gar nicht so sehr bei uns in der Gesellschaft, die wir für die Prozessdigitalisierung gegründet haben) richtig bedienen, da sehe ich die Potenziale wirklich im Zusammenspiel zwischen der Kanzlei und der Unternehmensdigitalisierungsberatung. In dem Feld sind wir sehr zufrieden mit der Lösung, die ihr uns an die Hand gebt. Wir bauen das bei uns jetzt gerade in der DPK auf und werden dann sukzessive auch, wenn die Kapazitäten vorhanden sind, Leute aus der Kanzlei für diese Tätigkeiten mit dazunehmen, um diese Möglichkeiten nicht nur in unserer Sphäre zu halten.

Paul Liese: Du hast ja vorhin gesehen, dass wir die Dokumentation zum Leben bringen wollen, indem man nicht nur etwas dokumentiert, was dann als Papier in der Schublade verendet. Die lebende Dokumentation bedingt dann ja auch, dass ich eine Prozessdokumentation habe. Denn erst wenn ich die Prozesse identifiziert habe, kann ich daran meine IKS-Themen und meine Kontrollschritte und Risiken hängen und auf der Basis dann wieder meine steuerlichen Risiken identifizieren, die ins Tax Compliance Management System laufen. Das heißt, im Grunde genommen muss ich das ja machen, was ihr jetzt in der Digitalisierungsberatung schon macht. Ich kann ja nicht einfach sagen: „Lieber Mandant, ich mache jetzt mein IKS. Was sind denn deine Risiken?“ Dann guckt der mich mit großen Augen an. „Risiko? Ich habe ein Risiko?“

Raphael Kammer: Das ist sicherlich richtig. Also mit dem ganzen Thema IKS tue ich mich persönlich immer noch ein wenig schwer, weil das eigentlich ein eigenes Projekt ist, was daraus resultiert. Das war für uns im Bereich der Verfahrensdokumentation auch die größte Hürde, das Zusammenspiel zwischen der Verfahrensdokumentation und dem IKS, was ich bisher nur aus dem Bereich der Wirtschaftsprüfung kannte. Da habe ich mir die Frage gestellt: Kann es sein, dass ich in so einem für die Verfahrensdokumentation budgetierten Umfang auch auf einmal noch ein IKS mit aufbauen kann? Das kann es ja eigentlich nicht sein. Das heißt, wir arbeiten so, dass wir uns die einzelnen Prozessschritte angucken und dann für die Prozessschritte die Risiken definieren oder erkennen wollen, um die dann aufzunehmen. Und das Ganze dann weiterzuentwickeln in so ein richtiges IKS, was dann auch im Unternehmen mit einer Risikokontrollmatrix den ganzen Nutzen stiftet, ist glaube ich ein wirklich schickes Potenzial, was sich daraus ergeben kann, gerade auch, um so ein Crosssailing in den einzelnen Bereichen in der Kanzlei zu erreichen.

Paul Liese: Okay. Hast du noch Fragen an mich?

Raphael Kammer: Also ich möchte euch nur bestärken in den Weg in die Cloud, den weiter konsequent zu gehen. Das würde uns sehr freuen. Weil wir es in vielen Unternehmen mittlerweile auch mitbekommen, dass die Anwendung – eine Cloud-only-Strategie – durchaus gewünscht ist. Technisch ist das natürlich ein Bereich des Datenspeichers. Da gibt es natürlich immer verschiedene Ansätze. Wo liegen die Daten dann nachher? Sind das die großen bekannten Rechenzentren oder hat man das vielleicht doch selber; das ist glaube ich eine andere Sache. Aber ich würde mir wünschen, dass ich einen Großteil der Anwendungen im Browser bedienen kann und nicht auf eine entsprechende Installation angewiesen bin. Ansonsten kann ich nur sagen: Gerne weiter in dem Tempo.

Paul Liese: Wir geben uns Mühe.

Raphael Kammer: Und den Austausch, den ihr uns als Partner anbietet gerne weiter aufrechterhalten. Das bringt Spaß.

Paul Liese: Danke. Dann vielen Dank fürs Zuschauen. Ich hoffe, dass wir ein paar wertvolle Informationen liefern konnten, nämlich aus der Praxis von einem Anwender, der mit unserer Software unterwegs ist und vielleicht aus einem ganz anderen Kontext als wie von Anfang an geplant. Über die hsp Community stehen wir zur Verfügung. Auch Raphael ist bei uns in der Community und kann dort angesprochen werden. In diesem Sinne wünschen wir noch einen schönen Abend. Bleibt gesund! Bis bald!