Schutz vor Personalausfall

Digitale Vorsorgeakte

Lernen Sie die bessere Notfallakte kennen: die Digitale Vorsorgeakte in Opti.Tax, gemeinsam entwickelt mit der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal).

Entwicklungspartner für die Digitale Vorsorgeakte: Schröder & Partner

Schutz vor Personalausfall

Digitale Vorsorgeakte

Lernen Sie die bessere Notfallakte kennen: die Digitale Vorsorgeakte in Opti.Tax, gemeinsam entwickelt mit der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal).

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hsp Handels-Software-Partner GmbH

4,84 von 5
aus 291 Bewertungen

Von Profis für Profis entwickelt

Lernen Sie Opti.Tax für Ihre digitale Vorsorgeakte kennen

Für Einzelpersonen und Unternehmen

Fallen in einem Unternehmen Personen mit Hoheitswissen aus, entstehen viele Fragen:

  • Ist das Fachwissen festgehalten?
  • Sind Prozesse gefährdet?
  • Wer ist für was verantwortlich?

Lernen Sie im Video die Vorsorgeakte (ehemals Notfallakte) kennen.

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Erfolgreiche Berater und Unternehmen setzen auf Opti.Tax:

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hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Das Wichtigste zur digitalen Vorsorgeakte

  • Was ist eine digitale Vorsorgeakte?

    Die Vorsorgeakte ist eine Datei, in der wichtige Informationen von Wissensträgerinnen und Wissensträgern eines Unternehmens gespeichert werden. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Prozesse und Abläufe, Vollmachten und Kompetenzen.

  • Warum eine digitale Vorsorgeakte anlegen?

    Jede Person kann plötzlich ausfallen. Ein solcher Ausfall kann viele Gründe haben, z. B. Krankheit oder Unfall. Ob über längere Zeit oder für immer, der Wegfall einer entscheidenden Person kann erhebliche Probleme bereiten und sogar die Existenz eines Unternehmens gefährden.

  • Wo finde ich eine Vorsorgeakte-Vorlage?

    Die Vorlagen, die Sie online finden, richten sich meist an Privatpersonen und sind nicht für Unternehmen geeignet. Die Vorsorgeakte soll im Bedarfsfall Vertretungen regeln, die Unterbrechung von Prozessketten verhindern und als Nachschlagewerk dienen. Zudem muss die Vorsorgeakte regelmäßig aktualisiert werden, damit sie den tatsächlichen gegenwärtigen IST-Zustand abbildet. Gewährleisten kann das alles nur eine spezialisierte, Taxonomie-basierte Softwarelösung.

Drei gute Gründe für die Profi-Softwarelösung

Erstellen Sie Ihre digitale Vorsorgeakte mit Opti.Tax
Fachlich geführt

Bei der Erfassung der Daten werden Sie von der Software geführt. Das bedeutet, dass Sie nicht mit einem weißen Blatt beginnen, sondern mit fachlicher Unterstützung. Dabei können Sie gezielt einzelnen Personen Aufgaben zuweisen und die Antworten bequem über die Cloud abholen.

Vollständig erfasst

Nur Fachleute, die echte Notfälle bei Mandanten erlebt haben, kennen die kritischen Punkte einer Vorsorgeakte. Deshalb haben wir unser Vorsorgeakte-Tool mit Prozessberater Andreas Gaebler und seinem Team von der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin/Stendal) entwickelt. Damit zwischendurch alles stimmt – und am Ende nichts fehlt.

Langfristig geschützt

Wir entwickeln Software seit 1991. Und wir haben nicht vor, so schnell damit aufzuhören. Bedeutet für Sie: eine zukunftssichere Lösung für die digitale Vorsorgeakte, jahrzehntelange Erfahrung bei Entwicklung, Updates und Support und vieles mehr. Zudem ist unsere Software 100 % made in Germany.

Screenshot für den Nutzer (z. B. Mandant), der im Interviewmodus bequem seine Daten eingeben kann.
Screenshot der Interview-Erstellung aus Beratersicht: In Opti.Tax werden die Interviewfragen zusammengestellt und an die Person geschickt, für die die digitale Vorsorgeakte erstellt wird.
Screenshot der nach und nach entstehenden digitalen Vorsorgeakte.

Die Vorsorgeakte-Software aus der Praxis

Entwickelt und genutzt von Profis

Die Idee zur digitalen Vorsorgeakte stammt von der Kanzlei Schröder & Partner aus Berlin und Stendal. Das Team um Prozessberater Andreas Gaebler nutzte zunächst Word, für eine umfassende und detaillierte Absicherung benötigte es allerdings eine spezialisierte Softwarelösung.

Auf dem Markt existierte für die erfahrenen Berater keine leistungsfähige Lösung. So kontaktierte Gaebler die hsp. Das Ergebnis: Ein Werkzeug von Profis für Profis – durchdacht und optimiert bis ins Detail.

Andreas Gaebler von Schröder & Partner

Andreas Gaebler
Schröder & Partner

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen
Julian Rodewald ist unser Teamleiter im Support

Exzellenter Support

Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

  • Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden
  • Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald

  • Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software

ADKL: Die Steuerberaterin Lisa Hägele und der Steuerberater Tobias Polka nutzen die Software Opti.Tax

Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

  • Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung

  • Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.

  • Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

  • Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet

  • Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal

  • Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

Digitale Vorsorgeakte

Teil der stärksten Doku-Software Opti.Tax

Die digitale Vorsorgeakte ist als neue Projektart ein Bestandteil der Software Opti.Tax Doku. Dabei handelt es sich um unsere vielseitige Softwarelösung zur Erstellung und Pflege von Dokumentationen. Diese führt Sie schrittweise und strukturiert zur fertigen, vollständigen Verfahrensdokumentation.

Bei jedem Schritt entsteht im Hintergrund automatisch eine Dokumentation der Leistungsbeziehungen und Vereinbarungen. Validierungsregeln sorgen dafür, dass die Software Sie auf fehlende Positionen hinweist. Diese können selbst ausgefüllt oder Dritten zugewiesen werden, beispielsweise dem Mandanten.

Sie besitzen bereits eine gültige Lizenz für Opti.Tax mit dem Modul Dokumentation?

Kostenlos und unverbindlich

Jetzt Beratungstermin buchen

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für die digitale Vorsorgeakte erfolgreich einsetzen können.

  • persönlich

  • kostenfrei

  • ausführlich

Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen:

Packshot von der Software Opti.Tax Dokumentation

Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht?

Digitale Vorsorgeakte

Teil der stärksten Doku-Software Opti.Tax

Die digitale Vorsorgeakte ist als neue Projektart ein Bestandteil der Software Opti.Tax Doku. Dabei handelt es sich um unsere vielseitige Softwarelösung zur Erstellung und Pflege von Dokumentationen. Diese führt Sie schrittweise und strukturiert zur fertigen, vollständigen Verfahrensdokumentation.

Bei jedem Schritt entsteht im Hintergrund automatisch eine Dokumentation der Leistungsbeziehungen und Vereinbarungen. Validierungsregeln sorgen dafür, dass die Software Sie auf fehlende Positionen hinweist. Diese können selbst ausgefüllt oder Dritten zugewiesen werden, beispielsweise dem Mandanten.

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F.A.Q. – Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Vorsorgeakte

Das sollten Sie vorab wissen

Die Digitale Vorsorgeakte ist ein webbasiertes Tool zur rechtssicheren Verwaltung aller Dokumente rund um Vorsorge, Vollmachten und persönliche Wünsche für Not- oder Pflegefälle. Sie bietet eine zentrale Plattform zur Organisation und strukturierten Ablage sensibler Vorsorgedaten.

Elegant Elements is an add-on for the Fusion Builder plugin.

Unter anderem: Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen, Sorgerechtsverfügungen, Betreuungsverfügungen, persönliche Wünsche, Checklisten, digitale Nachlassinformationen und Zugangsdaten.

Ja. Die Akte erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz (DSGVO-konform) und rechtliche Verbindlichkeit. Sie kann im Kontext anwaltlicher Beratung und unter Einhaltung der berufsrechtlichen Vorschriften eingesetzt werden.

Die Kanzlei erstellt oder strukturiert die Akte gemeinsam mit dem Mandanten. Über eine Webplattform haben beide Seiten Zugriff auf die Akte. Die Freigabe erfolgt kontrolliert, mit Zugriffsrechten je nach Bedarf.

Digitale Erreichbarkeit, strukturierte Dokumentation, hohe Sicherheit, einfache Aktualisierbarkeit, ortsunabhängiger Zugriff sowie Erinnerungsfunktionen für notwendige Aktualisierungen oder Fristen.

Ja, über die Freigabefunktion können autorisierte Personen (z. B. Familienangehörige oder Bevollmächtigte) gezielt Zugriff erhalten – ganz oder nur auf bestimmte Bereiche.

Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Die Server stehen in Deutschland und unterliegen den strengen Vorgaben der DSGVO.

Nein, die Digitale Vorsorgeakte ist vollständig webbasiert und kann mit einem modernen Browser genutzt werden – unabhängig vom Betriebssystem.

Die Akte kann durch die Kanzlei initial eingerichtet und gemeinsam mit dem Mandanten befüllt werden. Alternativ kann der Mandant selbstständig starten und sich bei Bedarf begleiten lassen.

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