Regeln ohne Ende: Wann ist Compliance so ausgeartet?

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Sie kennen das: Eigentlich möchten Sie etwas ganz Einfaches erledigen, etwa eine Anschaffung tätigen, eine Entscheidung treffen oder einen Vorgang abschließen. Doch bevor Sie loslegen können, müssen Sie ein Formular ausfüllen. Danach sollen Sie eine Freigabe einholen. Und dann sollen Sie auch noch dokumentieren, dass die Freigabe ordnungsgemäß erfolgt ist. Natürlich muss anschließend noch jemand kontrollieren, ob die Dokumentation vollständig ist. Warum auch nicht? An sich eine Sache von zehn Minuten, aufgebläht zu einer Prozesskette von einer Stunde. Was dabei erstaunlich ist: Alle haben sich an die Regeln gehalten, niemand hat etwas falsch gemacht. Und doch erlaube ich mir die Frage: Geht’s noch?

Wenn aus guten Absichten ein bürokratisches Labyrinth wird

Ich gebe es zu: Ich mag Regeln. Schließlich bin ich Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens mit vielen kreativen Menschen, die alle ihre eigenen Ideen und Vorstellungen haben. Und zu Hause bin ich Vater, auch da sind Regeln manchmal ziemlich hilfreich. Denn Regeln schaffen Verlässlichkeit, einen Konsens, an den sich alle halten und orientieren können. Dadurch schützen sie uns vor Irrtümern und Missverständnissen, Fehlern und bösen Konsequenzen. Sie sorgen für faire Bedingungen und machen Entscheidungen nachvollziehbar. Oder anders gesagt: Ohne Regeln würde unser Miteinander genauso wenig funktionieren wie die meisten Organisationen.

Allerdings werden Regeln zum Problem, wenn die Beteiligten vergessen, weshalb diese Regeln ursprünglich eingeführt wurden. Vielleicht gab es vor fünf Jahren einen Fehler, woraufhin eine zusätzliche Kontrolle eingeführt wurde. Zwei Jahre später passierte dann etwas Ähnliches, also führte die Abteilungsleitung einen Freigabeprozess ein. Und aus Haftungs- oder anderen Gründen kam irgendwann noch eine Dokumentationspflicht hinzu. So wurde jede Maßnahme mit den besten Absichten und nicht ohne Grund eingeführt. Aber später hat jede verantwortliche Instanz einfach nur ihren eigenen Schritt angeschaut, statt das ganze Konstrukt zu hinterfragen. So einfach entstehen Prozesse, die auf dem Papier hervorragend aussehen und im Alltag erstaunlich wenig Freude bereiten.

Kontrolle ist gut, aber wie viel Kontrolle ist sinnvoll?

Ein alltägliches Beispiel: Für seine Arbeit benötigt ein Mitarbeiter ein Zubehörteil für 35 Euro. Dafür muss er einen Antrag stellen, den eine Vorgesetzte genehmigt. Danach prüft die Buchhaltung die Kostenstelle, anschließend wird die Bestellung ausgelöst. Und das Resultat? Die Bearbeitung dieses Vorgangs kostet mehr als das Zubehörteil selbst. Statt zu hinterfragen, ab welchem Kostenpunkt der gesamte Prozess in dieser Form sinnvoll ist, hat das Unternehmen nur einen Standardprozess für alle Einkäufe – egal, ob drei Euro oder dreißigtausend. Wäre es da nicht schlauer, eine Budgetspanne festzulegen, innerhalb der Menschen eigenverantwortlich selbst entscheiden dürfen? Hier sollten Verantwortliche die Verhältnismäßigkeit im Auge behalten. Denn die Wahrheit ist doch: Jede Kontrolle kostet. Und zwar nicht nur Geld, sondern vor allem Zeit – was wiederum Geld ist, wenn wir ehrlich sind. Dazu können Tätigkeiten, die als sinnlos wahrgenommen werden, beteiligte Mitarbeitende demotivieren und fehleranfälliger werden. Und zu viel Kontrolle sorgt bei den Kontrollierten für wenig Vertrauen.

Besonders hellhörig werde ich, wenn jemand davon redet, solche Abläufe digitalisiert zu haben. Bei genauerem Nachhaken kommt dann oft heraus, dass das Papierformular durch ein Formular im Intranet ersetzt wurde. Okay, das Scannen ist entfallen – aber sonst? Nach dem Ausfüllen geht das „digitale“ Formular weiterhin durch drei Instanzen, wird hier freigegeben und dort ausgedruckt, weil Doku. Ist der Prozess jetzt digital? Einigermaßen. Ist er besser? Schneller? Effizienter? Eher nicht. Denn hier wurde die Digitalisierung technisch umgesetzt, bevor jemand die Prozesse geprüft hat. Wie sagte schon Bernd Fritzges im Jahr 2015, damals CEO von Telefonica? „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Bürokratie kostet, auch wenn wir es nicht sofort merken

Was viele vergessen: Bürokratie kostet. Und ich meine nicht die vielen Formulare, Gebühren oder zusätzlichen Mitarbeitenden. Denn die Hauptlast erzeugen die fünf Minuten, die jemand braucht, um eine Info doppelt und dreifach einzugeben. Oder die Viertelstunde, die eine vorgesetzte Person für die formale Freigabe einer fachlich längst abgesegneten Entscheidung verbrennt. Und dann gibt es noch die unzähligen Unterbrechungen laufender Prozesse, die zu Mehrarbeit und Fehlern führen. Alles Kleinigkeiten, die unterm Strich enorme Kosten verursachen. Dabei sind nicht nur große Konzerne betroffen, sondern auch kleine Betriebe, Vereine und ehrenamtliche Organisationen.

So sinnvoll viele Regeln auch sind, wir sollten neu lernen, immer wieder das Gesamtbild zu hinterfragen. Dazu empfehle ich fünf einfache Fragen, mit der die Balance zwischen Compliance und Vernunft abgewogen wird:

• Welches konkrete Problem möchten wir mit der Regel verhindern?
• Wie groß ist das tatsächliche Risiko?
• Steht der Aufwand in einem vernünftigen Verhältnis dazu?
• Welche Schritte könnten entfallen, ohne Sicherheit oder Qualität zu gefährden?
• Würden wir den gesamten Prozess heute so unverändert einführen?