Pandemie, Grundsteuer und Tagesgeschäft – schon seit einiger Zeit haben Kanzleien genug zu tun. Wie sinnvoll ist es da, genau jetzt ein weiteres Thema auf die Kanzleiagenda zu setzen? In den ersten Monaten der Pandemie war die Digitalisierungsberatung in aller Munde. Der Bedarf war groß, das Angebot überschaubar. Aber heute? Wie sich die Änderungen auswirken und welche Möglichkeiten der Fortbildung es gibt, darüber spricht unser Customer Success Manager Samuel in dieser Sendung.

Die Digitalisierungsberatung kann einer Kanzlei auf doppelte Weise nach vorn bringen. Der eine Vorteil ist dabei offensichtlich: Eine neue Dienstleistung birgt immer Chancen für Neugeschäfte. Doch ein anderer Aspekt wird oft übersehen: Die Kanzlei forciert die eigene Digitalisierung und optimiert so ihre Prozesse. Samuel möchte heute auf diese Punkte eingehen und beginnt mit dem klassischen Dreieck des Dilemmas: Zeit, Qualität und Ressourcen. Wird eine der drei Ecken in Anspruch genommen, werden die beiden anderen Ecken vernachlässigt. Kostet also ein Prozess Zeit, werden Qualität und Ressourcen vernachlässigt. Die Digitalisierung setzt am Faktor Zeit an, um mit Effizienzsteigerung die Ressourcen zu schonen und die Qualität zu steigern.

Aus eigener Erfahrung

Wie dies in der Praxis aussehen könnte, zeigt Samuel am Beispiel des Produkts Opti.Tax Grundsteuer. Geht die Bestellung ein, folgt die Zahlungsaufforderung. Im Idealfall wird das Produkt bezahlt und die Bestellung landet im Ticketsystem der hsp. An der Stelle wird automatisch eine Mail an die Neukundin verschickt, in der nach dem IT-Dienstleister gefragt wird. Die Antwort auf diese Nachricht wird ebenfalls im Ticketsystem erfasst. An der Stelle erfolgt die Lizenzerstellung.

Bisher war es so, dass der nachfolgende Prozess nicht automatisiert war. Es wurde also eine Lizenz erstellt. Danach wurde der Cloudzugang konfiguriert und der API-Token der Lizenz hinterlegt. War das Ganze erledigt, konnte endlich die Lizenz verschickt werden. Dieser gesamte Prozess dauerte im Schnitt etwa 15 Minuten. Das klingt erst einmal nicht viel. Rechnet man diese 15 Minuten aber hoch auf 100, 200 oder mehr Bestellungen, kommen schnell mehrere Tage zusammen. Also hat sich ein hsp-Kollege an ein Skript gesetzt, um die Abläufe zu automatisieren. Alle händischen Eingaben und Anmeldungen wurden ins Skript geschrieben. Wird nun das Skript gestartet, werden die Mitarbeitenden vor dem Bildschirm nur noch mit Kontrollfragen behelligt. Ansonsten läuft der Prozess selbständig ab.

Digitalisierung ohne Medienbruch

Zeit investieren, um Zeit zu sparen

Nun dauert der gesamte Prozess lediglich drei Minuten. Eine Zeitersparnis von 80 Prozent. Natürlich musste während der Entwicklungszeit des Skripts eine Person dafür abgestellt werden. Allerdings hat sich diese Zeitinvestition schnell ausgezahlt. Nun werden unzählige Stunden eingespart, so dass Ressourcen für andere Projekte und Entwicklungen zur Verfügung stehen. Im Grunde ist das der Hauptgedanke bei der Digitalisierung: Zeit investieren, um noch mehr Zeit zu sparen.

Deshalb hat die hsp vor anderthalb Jahren den Weiterbildungskurs Digitalisierungsberatung ins Leben gerufen. Mit diesem Kurs holen sich Kanzleien Know-how ins Team und können ihre eigenen Prozesse optimieren. Darüber hinaus lohnt es sich, die Zusammenarbeit mit dem Mandanten effizienter und bequemer für beide Seiten zu gestalten. Als weiteren Schritt kann die Kanzlei die Digitalisierungsberatung als eigene Dienstleistung anbieten, um beispielsweise die Prozesse ihrer Mandanten zu optimieren.

Digitalisierung hilft der Qualität

Bei der Digitalisierung geht es daher nicht darum, Mitarbeitende zu ersetzen und die Kanzlei auf den Kopf zu stellen. Vielmehr können durch Prozessoptimierungen Ressourcen freigesetzt werden, die zur Qualitätssicherung oder sogar -steigerung beitragen. Auch sind dafür keine Informatik- oder Programmierkenntnisse notwendig. Heutzutage gibt es etliche Tools und Hilfsmittel, mit denen auf einfachste Weise digitale Prozesse in bestehende Abläufe implementiert werden können.

Der Kurs „Digitalisierungsberater:in“ mit allen Bestandteilen ist in der hsp.community buchbar. Zahlreiche spannende Module zu Themen wie Low-Code/No-Code oder GoBD, Prozessmodellierung und -visualisierung oder Moderationstraining bringen die Kanzlei spürbar nach vorn. Der Kurs wird aktuell gehalten und immer wieder mit neuen Modulen erweitert.