Das Schlagwort Digitalisierung ist derzeit in aller Munde. Doch viele Unternehmen scheitern an einer ganzheitlichen Einführung und Umsetzung. Was viele nicht wissen: Der Grundstein der Digitalisierung des eigenen Unternehmens kann die Verfahrensdokumentation sein. Mit der richtigen Software und einem starken Partner an der Seite, der bei der Verfahrensdokumentation und Prozessoptimierung unterstützt, steht einer ganzheitlichen Digitalisierung nichts mehr im Wege.
Die vemeto GmbH ist so ein Partner. Sie ist auf die Ausarbeitung von Verfahrensdokumentation gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) spezialisiert und verwendet hierfür die Software Opti.Tax. Die vemeto GmbH arbeitet Hand in Hand mit Steuerberater- und Anwaltskanzleien zusammen. Gemeinsam gehen sie auf Mandanten zu, die Beratungsbedarf haben oder sogar schon mal nach einer Betriebsprüfung eine Nachzahlung leisten mussten.
„Viele Steuerberater haben nicht die Kapazitäten für eine Verfahrensdokumentation“, weiß vemeto-Geschäftsführer Sven Horak. Denn diese ist nicht in kurzer Zeit erstellt – zumindest nicht in einer Weise, die sowohl den Stresstest Betriebsprüfung besteht als auch einen Nutzen für den Unternehmer bringen würde.
Diese Lücke schließen die Fachleute, indem sie für Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erarbeiten und darüber hinaus die Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren und digitalisieren. Denn letztlich geht es bei einer Verfahrensdokumentation gar nicht darum, bloß die Betriebsprüfung zu bestehen; in einer guten Dokumentation liegt für Unternehmer eine echte Chance, effizienter zu arbeiten, die Digitalisierung voranzutreiben und so wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ist-Zustand visualisieren
Um die Ziele Effizienz und Digitalisierung zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, den Ist-Zustand zu kennen. Genau hierbei hilft die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die im Idealfall mit der hsp-Software Opti.Tax oder einer vergleichbaren erstellt wird. Denn eine Verfahrensdokumentation ist weitaus mehr als belegersetzendes Scannen. Bei ihr werden sämtliche Daten und Prozesse im Unternehmen digital erfasst.
Wo kommen die Daten her? Wie werden sie weitergegeben? Ist alles GoBD-konform? Das alles lässt sich in Prozessflüssen wunderbar visualisieren und somit transparent und nachvollziehbar darstellen. Eine so erstellte Verfahrensdokumentation ist dann auch vielmehr eine Prozessdokumentation, ein Unternehmerhandbuch, und stellt einen echten Mehrwert für den Unternehmer dar. Weiterer Vorteil: Die Daten und Prozesse liegen nun sämtlich in digitaler Form vor. Die Grundlage für eine ganzheitliche Digitalisierung ist nun geschaffen.
Die Mitarbeiter mitnehmen
Ist der aktuelle Stand der Dinge bekannt, kann im nächsten Schritt der optimierte Soll-Zustand entwickelt werden. Auch in dieser zweiten Phase unterstützen die vemeto-Fachleute ihre Kunden. Wichtig in dieser Phase ist vor allem, „die Belegschaft mitzunehmen“, so Sven Horak. Das heißt: Die Mitarbeiter müssen umfassend geschult werden. Sie müssen verstehen, warum sie das tun, was sie tun und warum eine Umstellung der Abläufe sinnvoll ist. Jeder einzelne muss den Gesamtprozess verstehen und mittragen.
Bei der Umstellung ist ebenfalls zu beachten, dass sie nicht von heute auf morgen geschehen kann. „Das muss Schritt für Schritt erfolgen, um die Mannschaft nicht zu überfordern“, betont der vemeto-Geschäftsführer. Denn teilweise arbeiten die Mitarbeiter bereits seit vielen Jahren oder gar Jahrzehnten in immer der gleichen Weise.
Auch nach erfolgreicher Prozessoptimierung und Digitalisierung stehen die Experten ihren Kund:innen als Partner zur Seite, pflegen zum Beispiel GoBD-Änderungen ein und suchen mindestens einmal im Jahr das Gespräch. Denn eine Verfahrensdokumentation ist ein lebender Prozessspiegel, mit dessen einmaliger Erstellung es nicht getan ist. Immer wieder auf die Abläufe zu schauen und diese zu prüfen, ist daher sinnvoll.
Mehrwert wiegt Kosten auf
Einen Dritten bei der Verfahrensdokumentation ins Boot zu holen, hat übrigens sowohl für die Steuerberatungen als auch für die Unternehmen Vorteile. Denn externe Berater:innen sind objektiv, ermöglichen den Blick von außen. „Ich hatte noch kein Projekt, wo es keine erheblichen Aha-Effekte gebegeben hat“, berichtet Sven Horak.
Die mit dem Einschalten solcher Fachleute verbundenen Kosten sollten Unternehmen nicht scheuen. Der Mehrwert, der ihnen nach einer umfassenden Verfahrensdokumentation samt Prozessoptimierung entsteht, wiegt die Kosten für die Expertise schnell wieder auf. Denn optimierte Prozesse sind günstiger und dank erhöhter Wettbewerbsfähigkeit steigen die Umsätze.
Auch Steuerberater:innen und Kanzleien profitieren von einer solchen Partnerschaft. Sie erhalten sämtliche Belege des Mandanten digital und automatisch, was auch für sie den Arbeitsaufwand und die Kosten verringert.
Bei der vemeto GmbH gibt es finanziell übrigens keine Überraschungen, abgerechnet wird nach vorher festgelegtem Festpreis und nicht etwa nach Tagessatz. Zudem können Unternehmen das Beratungsangebot in einzelnen Bausteinen buchen.
Hört euch hier den ganzen Talk in unserem Podcast Opti.Cast an:
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Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
