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Interview: Steuerberater Dr. Fabian Bachmann

Unser heutiger Gast, Steuerberater Dr. Fabian Bachmann, hat mit der DATEV-Software etliche Verfahrensdokumentationen geschrieben. Trotzdem hat er sich für einen Wechsel entschieden – und für Opti.Tax. Seiner Ansicht nach gab es dafür gute Gründe.

Verfahrensdokumentation-Software im Vergleich: Welche Erfahrungen hat Fabian Bachmann mit Opti.Tax von der hsp gemacht? Welche Unterschiede gibt es? Außerdem spricht der Steuerfachmann darüber, wie er das unbeliebte Thema Verfahrensdokumentation bei seinen Mandanten platziert.

 

Paul Liese: Einen wunderschönen guten Morgen wünsche ich aus Hamburg zu einem aktuellen Thema. Ich habe heute Dr. Fabian Bachmann eingeladen. Magst du dich gleich einmal selber vorstellen? Was machst du? Wie hast du zu uns gefunden?

Dr. Fabian Bachmann: Mein Name ist Fabian Bachmann. Ich komme aus Würzburg. Ich bin 42 Jahre alt und bin in der Steuerberatung tätig. Und ich wurde zur Verfahrensdokumentation hauptsächlich über Kanzleiland auf die hsp aufmerksam.

Paul Liese: Genau. Also heute geht es um das Thema Verfahrensdokumentation. Das ist vielleicht in der aktuellen Corona-Zeit nicht so das Schwerpunktthema bei Kanzleien. Nichts desto trotz wollten wir beide uns über ein paar Punkte austauschen, die ganz spannend waren – auch in der Kontaktfindung zwischen uns beiden.

Du sagtest gerade, du hast über Kanzleiland – für viele noch bekannt unter dem Namen steuerbuero.online – den Bezug zu uns bekommen. Das ist eine Plattform, die ihr zum Austausch von Daten mit den Mandanten nutzt. Dann habt ihr über die Kommunikation mit Philip (Hellmig, Anm. d. Red.) und seinem Team die Schnittstelle zu uns mitbekommen, oder?

Dr. Fabian Bachmann: Genau, ja.

Paul Liese: Jetzt war bei dir ja die Besonderheit – und deswegen ist auch dieser Livestream am Ende so interessant –, dass du mit der DATEV-Lösung schon eine ganze Menge Verfahrensdokumentationen geschrieben hast.

Dr. Fabian Bachmann: Richtig.

Paul Liese: Ich möchte zwei Punkte vorwegnehmen. Erstens: Wir haben hier kein Manuskript, das wir jetzt abarbeiten, und auch keine vordefinierten Fragen. Zweitens: Es geht hier nicht darum, irgendeine Lösung besser oder schlechter darzustellen. Es geht darum, dass Fabian aus seiner Sicht als Berater, der mit beiden Lösungen gearbeitet hat, darstellen kann, was seine Vorteile und Nachteile jeweils sind, was er definiert hat und was er empfiehlt.

Und für mich ist es spannend zu erfahren, was du als Feedback auch für uns hast, woran wir arbeiten dürfen, um das Ganze noch effizienter oder für euch besser nutzbar zu gestalten. Kommen wir mal zu der ersten Frage zurück. Du hast Verfahrensdokumentationen mit der DATEV-Lösung geschrieben. Was hat dich motiviert, trotzdem mit uns in Kontakt zu treten?

Dr. Fabian Bachmann: Wenn die Verfahrensdokumentationen über DATEV geschrieben war und man sich diese noch einmal durchgelesen hat, hat man sich gefragt, was da eigentlich geschrieben wird. Die fertige Verfahrensdokumentation von der DATEV hat für mich wenig Aussagekraft. Sie ist mühsam in der Abarbeitung, was ich jetzt im Vergleich bei der hsp gesehen habe; extrem mühsam und zeitaufwendig. Und wenn man dann so viel Zeit investiert und dann ein Dokument vor sich liegen hat, was eigentlich so wenig Aussagekraft hat, dann ist man wenig zufriedengestellt.

Um es gleich vorwegzunehmen: Ich habe jetzt eine Verfahrensdokumentation und eine Kassenführungs-Verfahrensdokumentation über hsp fast fertiggestellt und das war ein Traum im Vergleich zu DATEV, muss ich sagen.

Paul Liese: Okay, vielen Dank. Du hast bei DATEV für die Verfahrensdokumentation das Modul AP Comfort genutzt?

Dr. Fabian Bachmann: Ja, genau.

Paul Liese: Ich habe ja selber nie mit dieser Lösung gearbeitet, von daher kann ich auch keine Wertung abgeben. Ich habe aber gelernt, dass ich dort die Möglichkeit habe, das Thema ersetzendes Scannen und Kassenführung mit Vorlagen schon nutzen zu können.

Dr. Fabian Bachmann: Genau. Kassenführung kenne ich noch nicht, aber die Vorlage zum ersetzenden Scannen kenne ich. Es sind sehr viele Wiederholungen bei der DATEV und man hat beim ersetzenden Scannen kaum Möglichkeiten, selbst manuell einen Text einzugeben. Es ist alles immer vorgelegt mit recht aussagelosen Formulierungen, muss ich sagen.

Welche Doku Software ist besser

Paul Liese: Verstehe. Jetzt ist es ja so, dass ein Unternehmen seine Prozesse ja nicht nur im ersetzenden Scanbereich hat, sondern ja viele Prozesse davor, wie z. B.: Wird ein Angebot geschrieben? Wie wird eine Rechnung geschrieben, die auf der Basis des Angebots, der Bestellung, des Lieferscheins basiert? Wie wird so etwas dokumentiert? Ist das möglich?

Dr. Fabian Bachmann: Das ist in der Form nicht möglich. Da muss man sich passende Stellen suchen, wo es Textfelder gibt und wo man dann Sachen noch individuell erfassen kann. Sonst ist alles vorgegeben.

Paul Liese: Okay. Jetzt ist es ja wie bei allen Themen. Die erste Verfahrensdokumentation ist die aufwendigste und die längste. Wie ist das dann für die Folgejahre? Ist es machbar, das zu aktualisieren?

Dr. Fabian Bachmann: Gute Frage. Vorne ein neues Datum draufschreiben und dann schauen, wo individuelle Felder sind, die sich womöglich beim Mandanten geändert haben. Und dann alles rauslöschen und wieder individuell eingeben.

Paul Liese: Das heißt, für dich im Fazit ist die Lösung von der DATEV wie Textbausteine bzw. wie eine Vorlage, die wenig dynamisch an die Sachverhalte beim Mandanten angepasst werden kann. Und sie hilft dir nicht, den Prozess effizient zu lösen.

Dr. Fabian Bachmann: Ja, genau.

Paul Liese: Jetzt hast du das gleiche mit unserer Software gemacht. Was war dort für dich das Ergebnis?

Dr. Fabian Bachmann: Klar, man muss sich in die Software ein bisschen einarbeiten und zurechtfinden, aber das ist eigentlich recht schnell passiert. Zu Beginn sind es doch recht viele Punkte mit ich glaube 100 Seiten, die ich zu Beginn gezählt habe. Das habe ich jetzt natürlich alles runtergekürzt.

Und das ist jetzt für mich intern die Vorlage für zukünftige Gastronomie-Verfahrensdokumentationen, weil das eben ein Gastronomiebetrieb war. Und mit der Kasse war es dasselbe. Das heißt, ich werde in Zukunft die ersterstellten als Vorlage nehmen und sie, wenn es etwas mehr Volumen ist, an manchen Stellen ausweiten. Aber ich denke, das geht schneller als das von den 100 Seiten immer runterzukürzen.

Vorlagen nutzen, fürs nächste Projekt mitnehmen

Paul Liese: Das stimmt. Du kannst die ja wunderbar aus einem anderen Projekt als Vorlage verwenden und für das nächste Projekt mitnehmen.

Dr. Fabian Bachmann: Genau, das ist jetzt quasi für mich so eine Gastronomie-Mustervorlage für die Kasse und für das Allgemeine.

Paul Liese: Was bedeutet dir die Integration für Kanzleiland? Hast du die dort schon mit nutzen können?

Dr. Fabian Bachmann: Ja, das habe ich sogar schon genutzt, weil der Mandant durch Zufall schon bei Kanzleiland ist. Das ist auf jeden Fall eine sehr gute Möglichkeit, die Projekte zeitnah mit den Mandanten abzuarbeiten. Und das nicht so zeitintensiv wie früher, sprich telefonieren oder zusammensetzen. Das geht so wesentlich schneller.

Paul Liese: Wenn wir das jetzt einmal in den Vergleich setzen: Du hast mit beiden Lösungen eine Verfahrensdokumentation geschrieben. Um welchen Faktor ist das mit Opti.Tax schneller gewesen?

Dr. Fabian Bachmann: Das kann ich jetzt nach den ersten beiden noch nicht einschätzen, weil das ja mein Grundgerüst war. Das würde ich erst bei den nächsten sehen, aber ich merke jetzt schon, dass ich mit Opti.Tax deutlich schneller bin als mit der DATEV.

Paul Liese: Was hast du für uns als Feedback, auf was wir unser Augenmerk in der Entwicklung der Software legen sollten?

Dr. Fabian Bachmann: Also ich bin da eigentlich wunschlos glücklich, muss ich sagen, nachdem ich jetzt die ersten zwei über euch geschrieben habe. Die Erstellung hat bei der DATEV nämlich keinen Spaß gemacht. Bei euch geht das recht zügig. Ich habe Freude an der Arbeit gehabt. Bei der DATEV war man doch manchmal drauf und dran die Lust zu verlieren, weil das Programm auch noch viele Fehler hat und erzeugt.

Paul Liese: Du hast mit der DATEV-Lösung ja nicht nur eine Verfahrensdokumentation geschrieben, sondern ca. 30 Stück. Nach 30 Verfahrensdokumentationen kann man schon ein Resümee ziehen, wie gut eine Lösung ist oder wie gut sie nicht ist, wo es hakt und wo man Unterstützung benötigt. Von daher finde ich es sehr spannend, dass du jetzt nach zwei Dokumentationen mit unserer Software sagst, „es ist ein Traum“, und dass du dich dort gut aufgehoben fühlst.

Nächstes Thema, was ich an der Stelle noch einmal fragen möchte, ist: Was ist deine Erwartungshaltung oder was hast du erlebt in der Kommunikation mit uns? Denn es ist ja so, dass die Software immer nur so gut ist, wie man mit dem Hersteller kommunizieren kann, wenn man Fragen hat, Informationen benötigt oder irgendwelche anderen Unterstützungen. Was ist da so dein Feedback?

Dr. Fabian Bachmann: Das war sehr erfreulich. Ich habe jetzt zwei-, dreimal den Support gebraucht, bin am selben Tag gleich persönlich kontaktiert worden und das Problem war gelöst. Ein zufriedenstellender Support.

Paul Liese: Ja, das ist mir persönlich auch sehr wichtig. Und wir versuchen auch gerade, im Wording zu kommunizieren, dass man mit unserer Software eigentlich eine Partnerschaft bekommt. Und zu einer Partnerschaft gehört auch, dass man sich gegenseitig unterstützt und wenn man Hilfe braucht, nicht lange warten lässt. Denn man sitzt als Anwender davor und weiß nicht, wie man es löst und man möchte dann schnell jemanden erreichen können oder einen Rückruf bekommen. Deswegen haben wir bei uns in der Software auch den Chatclient – ich weiß nicht, ob du den auch benutzt hast –, wo man dann halt sehr schnell und effizient mit unserem Supportteam kommunizieren kann, um Hilfestellung zu bekommen.

Dr. Fabian Bachmann: Es ist äußerst anwenderfreundlich. Denn die Ticket-Zieherei und Warterei bei der DATEV über ein, zwei Wochen für eine kleine Frage hält einen nur von der Arbeit ab.

Paul Liese: Ja. Hast du von deinen Mandanten Feedback zur Dokumentation bekommen?

Dr. Fabian Bachmann: Nach dem einen Mandanten, den ich bis jetzt hatte und dem ich erst einmal erklären musste, worum es sich überhaupt dreht und dass er eine braucht, habe ich noch kein Feedback. Ich denke, das wird im nächsten halben Jahr noch kommen.

Paul Liese: Jetzt hast du ja 32 Dokumentationen geschrieben. Wie überzeugst du den Mandanten, dass er das benötigt? Was ist dein Argument, wo der Mandant dann auch sagt, „du hast recht, das mache ich“?

Dr. Fabian Bachmann: Auf der einen Seite sind es die gesetzlichen Grundlagen, die es schon gibt, aber teilweise ja noch nicht umgesetzt werden. Und teilweise dann mit Mandanten-Merkblättern zur Verfahrensdokumentation, wo sie das alles in aller Ruhe noch einmal nachlesen können. Aber in der Regel langt eigentlich die Gefahr vor der Betriebsprüfung, die im Raum steht. Das wird zwar jetzt noch nicht praktiziert, aber ich denke mal, das wird auch in Bayern auf jeden Fall damit losgehen. Ich weiß aus Nordrhein-Westfalen und Thüringen, dass die Prüfer da schon auf den Verfahrensdokumentationen herumreiten, in Bayern bis jetzt noch gar nicht.

Paul Liese: Was ist aus deiner Sicht neben der Risikominimierung einer Betriebsprüfung der Mehrwert für den Mandanten, eine Verfahrensdokumentation zu haben? Ist es so, dass ihr in der Dokumentation festgestellt habt, wo der Mandant sich besser aufstellen sollte bzw. wo er vielleicht Prozesse ändern muss?

Dr. Fabian Bachmann: Ja, das auf jeden Fall. Das deckt auf jeden Fall Problemfelder auf oder Prozesse, die nicht optimal umgesetzt werden, und es gibt die Möglichkeit, Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Paul Liese: Haben diese Erkenntnisse auch Auswirkungen auf euch als Kanzlei gehabt, was die Zurverfügungstellung von Buchungsstoff und dergleichen betrifft oder Abläufe, wie die Daten vom Mandanten zu euch kommen?

Dr. Fabian Bachmann: Teilweise auf jeden Fall, ja.

Mehrwert statt Angst

Paul Liese: Okay, das heißt vielleicht nicht den Faktor Angst (Risikominimierung von der Betriebsprüfung) benennen in der Argumentation, warum man das als Mandant braucht, sondern eher den Mehrwert, der sich daraus ergibt. Oder ist es so, dass du sagst, die Mehrzahl deiner Mandanten, bei denen du eine Dokumentation geschrieben hast, war schon perfekt aufgestellt?

Dr. Fabian Bachmann: Nein, Verbesserungspotenziale gibt es immer und überall. Vor allem jetzt auch im Wandel zur Digitalisierung. Das muss ja dann auch alles mit rein in die Verfahrensdokumentation. Da tut sich momentan eigentlich in allen Betrieben etwas. Ein sich ständig wechselnder, ändernder Prozess.

Paul Liese: Da sagst du etwas zum sich ständig ändernden, wechselnden Prozess: Jetzt haben wir ja die Situation, dass wir ab dem 1 Juli 2020 veränderte Steuersätze haben. Wir bringen jetzt noch rechtzeitig – wahrscheinlich in der nächsten Woche – ein Update raus, wo ihr mit euren Mandanten diese Veränderungen in den Schnittstellen usw. dokumentieren könnt als Ergänzung zur Verfahrensdokumentation. Denn wenn jetzt Schnittstellen sind zwischen Warenwirtschaft und Kasse oder zwischen Warenwirtschaft und Fibu oder zwischen Kasse und Fibu, wo die Steuersätze richtig übertragen werden sollen, muss das ja irgendwo kontrolliert und geändert werden in der Schnittstellenoptimierung.

Ich habe gerade gestern mit einem Steuerberater darüber gesprochen, dass das eigentlich ein Thema ist, was in die Verfahrensdokumentation gehört. Denn wenn du oder dein Mandant ein paar Jahre später eine Umsatzsteuerprüfung hat, da Fehler hochkommen und dann die Dokumentation nicht vorhanden war, wo nachgewiesen werden kann, wie man das Ganze im Juni 2020 und im Dezember 2020/Januar 2021 umgesetzt hat, hat man noch mehr Diskussionen mit dem Betriebsprüfer als nötig wären.

Dr. Fabian Bachmann: Ja, das auf jeden Fall. Den Punkt werde ich bei mir in die Verfahrensdokumentation noch mit reinnehmen, weil ich ärgerlicherweise ab 1. 7. 2020 das habe beginnen lassen. Folglich muss ich die neuen Steuersätze für das halbe Jahr ja mit reinnehmen.

Paul Liese: Aber das macht ja nichts. Du bekommst die neue Taxonomie und dann kannst du dein Projekt auf die neue Taxonomie migrieren, dann hast du die neuen Felder zur Verfügung, kannst das mit dokumentieren und hast das mit erledigt. Das ist ja das Prinzip der Schwarmintelligenz durch unsere Anwender, die uns Feedback geben. Die Taxonomie wird erweitert und alle benutzen den gleichen Standard.

Dr. Fabian Bachmann: Super.

Paul Liese: Gibt es sonst aus deiner Sicht noch etwas Wichtiges, was du zum Thema Verfahrensdokumentation mit deinen Berufskollegen oder mit deinen Zuschauern teilen möchtest?

Dr. Fabian Bachmann: Gerade eigentlich nicht.

Paul Liese: Okay. Dann sage ich dir vielen, vielen Dank dafür, dass du dich so offen geäußert hast und Feedback gegeben hast.

Dr. Fabian Bachmann: Gerne.

Paul Liese: Ich freue mich auf die nächsten Projekte mit euch und eurem Team. Bis bald!

Dr. Fabian Bachmann: Bis bald!