Verfahrensdokumentation Software für Unternehmen und Berater

Erfolgreiche Berater und Unternehmen setzen auf Opti.Tax:

hsp Handels-Software-Partner GmbH

4,83 von 5
aus 264 Bewertungen

Die überlegene Softwarelösung am Markt

Lernen Sie Opti.Tax für Verfahrensdokumentation kennen

Nur Opti.Tax bietet das Komplettpaket für die Praxis:

Visualisierung als BPMN-Diagramm UND als Textdokument
Verknüpfungen, Anhänge, Referenzen aller Art
KI-gestützte Generierung von Musterprozessketten und Texten
fachliche Führung, alle wichtigen Schnittstellen u. v. m.

Sehen Sie im Video, wie Opti.Tax die Erstellung und Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation auf eine völlig neue Ebene hebt.

Jetzt bestellen

Fachlich geführt, durchdacht, GoBD-konform

Ihre Vorteile mit Opti.Tax für die Verfahrensdokumentation

Fachliche Führung in der Software

Damit Sie möglichst reibungslos und effizient ans Ziel kommen, unterstützt Opti.Tax Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentation.

Hilfevideos an Bord: erklärende Videos zu einzelnen Positionen direkt in der Software
Live-Validierung: Ihre Eingaben werden laufend auf Plausibilität geprüft

Schulungen und E-Learnings: persönliches Onboarding, dazu hilfreiche E-Learning-Videos und Diskussionsgruppen in der hsp Community

KI-generierte Prozessketten und Texte

Die ChatGPT-Integration in Opti.Tax unterstützt und entlastet Sie bei vielen aufwändigen Aufgaben:

Texte ausformulieren: Füllen Sie Textfelder schneller aus, indem Sie Stichworte liefern – die KI erstellt daraus ganze Sätze
Prozessketten erstellen: Basierend auf Stichwörtern oder einer Sprachaufnahme generiert die KI Beispielprozesse, die Sie bearbeiten können

Infos beschaffen: Für detaillierte Beschreibungen holt die KI Infos und Daten zu Softwaresystemen und Schnittstellen für Sie ein

Microsoft-365-Integration an Bord

Mit der Microsoft-365-Integration wird die Aktualität zur Selbstverständlichkeit:

Automatische Benachrichtigungen bei Prozessänderungen (per E-Mail oder Teams-App)

Alle Aufgaben landen direkt in Microsoft To Do und somit in Outlook

Integriert und medienbruchfrei: Aufgaben werden nicht übersehen, alle bleiben informiert

Kostenlose Beratung buchen

Mit Opti.Tax zur lebenden Verfahrensdokumentation

Eine Software, die Sie tatkräftig unterstützt

Prozesskette mit KI-Unterstützung erstellen

Bequem zur ersten Prozesskette: Lassen Sie sich mithilfe des KI-Assistenten eine Vorlage erstellen, die Sie individuell anpassen – oder beginnen Sie ganz frei und schreiben Sie direkt los. Für die Nutzung des KI-Assistenten benötigen Sie lediglich einen kostenpflichtigen ChatGPT-Schlüssel. Alles andere ist in Opti.Tax bereits integriert.

Generierte Prozesskette mit einem Klick übernehmen

Nachdem der KI-Assistent die Prozesskette nach Ihren Vorgaben erstellt hat, können Sie diese mit einem Klick in Ihr Projekt übernehmen. Anschließend können Sie jedes Detail der Prozesskette bearbeiten und anpassen.

Verantwortlichkeiten zuweisen und als Swimlanes ansehen

Weisen Sie den einzelnen Prozessschritten verantwortliche Personen zu. Erzeugen Sie das BPMN-Diagramm neu, werden die Prozesse Ihren Zuweisungen entsprechend als Swimlanes angezeigt.

Gründe für eine lebende Verfahrensdokumentation

GoBD-Pflicht erfüllen und Ressourcen sparen

Ohne eine saubere Dokumentation riskieren Unternehmen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen, deren Beseitigung Zeit und Geld kosten. Mit einer vollständigen lebenden Verfahrensdokumentation können diese Ressourcen für wichtigere Themen eingesetzt werden.

Startbahn für die Digitalisierung legen

Unternehmen müssen ihre Prozesse mehr und mehr digitalisieren, um langfristig erfolgreich zu sein. Dafür benötigen sie eine Übersicht des Ist-Zustands. Mit der lebenden Verfahrensdokumentation erhalten sie noch mehr: ein Fundament, auf dem systematisch die digitalen Prozesse aufgebaut werden können.

Wissen sichern, Abhängigkeiten reduzieren

Verlassen einzelne Personen mit Hoheitswissen das Unternehmen, geraten die Prozessketten schnell ins Wanken. Eine Dokumentation schützt vor improvisierten Prozessen und Wissensverlust durch Fluktuation.

Neues Personal besser einarbeiten

Ein einheitlicher Onboardingprozess, festgehalten in der lebenden Verfahrensdokumentation, führt zur schnelleren Integration neuer Mitarbeitenden. Durch die schnelle Einarbeitung werden Ressourcen gespart, neue Mitarbeitende können wesentlich früher ins Tagesgeschäft eingebunden werden.

Strukturiert und gesund wachsen

Ohne festgelegte, einheitliche Prozesse wachsen Unternehmen unstrukturiert und unkontrolliert. Dies führt zu Engpässen und Ineffizienzen. die Ressourcen kosten. Eine lebende Dokumentation ermöglicht es Unternehmen, organisiert und effizient zu wachsen.

Kostenlose Beratung sichern

Praxisbeispiel: Kanzlei und Mandant

Gemeinsam dokumentieren ohne Medienbrüche

Ablaufgrafik einer typischen Anwendungssituation: die Nutzerin bzw. der Nutzer ruft Daten und Dokumente per Interview beim Mandanten ab. Die dortige Mitarbeiterin beantwortet das Interview und ruft von einem externen Dienstleister eine benötigte Rechnung ab. Der Dienstleister kann diese bequem über die Cloud übermitteln. Die Mitarbeiterin des Mandanten sendet alles gesammelt über die Cloud an die Opti.Tax-Nutzerin bzw. den Nutzer. Diese Person kann der Finanzverwaltung jederzeit auf Verlangen die Verfahrensdokumentation vorlegen.

Mir haben die vielen Hilfestellungen in der Software sehr geholfen. Selbst wenn man an einem Punkt nicht weiterkommt, gibt es Möglichkeiten, sich Hilfe zu suchen. Allein die ganzen Lernvideos, da fühlt man sich ganz anders vorbereitet, gerade wenn man nicht aus dem Bereich kommt.

Annabell Wermter
Beraterin, di-Tra Consulting GmbH

Annabell Wermter nutzt die Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

Die Softwarelösung für GoBD-konforme Verfahrens- und Prozessdokumentationen

Warum Verfahrensdokumentation mit Opti.Tax den Unterschied macht

Mit der Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax und dem herausragenden hsp-Service erhalten Sie eine Fülle von Funktionen und Hilfen, um Schritt für Schritt eine vollständige, rechtssichere und lebende Dokumentation zu erstellen.

umfassendes Onboarding inkl. Schulung
Hilfevideos mit Praxistipps in der Software
erstellen, pflegen, validieren und übermitteln mit nur einer Lösung
Aufgaben verteilen, Fristen setzen, Daten abholen, Nachrichten austauschen – alles digital und medienbruchfrei
Hunderte Mustervorlagen für etliche Branchen
maximale Flexibilität durch gleichzeitige grafische und textliche Visualisierung
herausragender deutscher Support

Jetzt Beratungstermin sichern

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen

Julian Rodewald ist unser Teamleiter im Support

Exzellenter Support

Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden
Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald
Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software

ADKL: Die Steuerberaterin Lisa Hägele und der Steuerberater Tobias Polka nutzen die Software Opti.Tax

Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung
Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.
Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet
Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal
Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

Kostenlos und unverbindlich

Jetzt Beratungstermin buchen

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können.

persönlich
kostenfrei
ausführlich

Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen:

Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht?

Kontaktanfrage senden

Häufig gestellte Fragen zur Verfahrensdokumentation Software Opti.Tax

Das sollten Sie vorab wissen

Mit Opti.Tax erwartet Sie ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege von Verrechnungspreisdokumentationen. Einige der häufigsten Fragen dazu haben wir für Sie beantwortet.

Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten in einem Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden – insbesondere im Hinblick auf die GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung.

Wer ist zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet?

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu gem. GoBD verpflichtet, das steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeitet – unabhängig von Größe oder Branche. Auch Freiberufler und Selbstständige fallen darunter.

Welche Inhalte muss eine Verfahrensdokumentation enthalten?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst typischerweise:

Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
IT-Systeme und Softwareübersicht
Beschreibung der Datenflüsse
Verantwortlichkeiten
Internes Kontrollsystem (IKS)
Archivierungs- und Sicherungsprozesse

Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?

Bei Betriebsprüfungen kann das Fehlen als formeller Mangel gewertet werden, was zu Hinzuschätzungen oder sogar Sanktionen führen kann. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist daher essenziell.

Wie hilft die Software von hsp bei der Verfahrensdokumentation?

Mit der Softwarelösung von hsp können Unternehmen und Steuerberater Verfahrensdokumentationen GoBD-konform, effizient und strukturiert erstellen – inklusive Vorlagen.

Wie oft sollte die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden?

In den GoBD wird von Historisierung und Revisionierung gesprochen. Daher wird eine jährliche Überprüfung und Aktualisierung empfohlen – insbesondere bei Systemwechseln, Prozessänderungen oder organisatorischen Veränderungen im Unternehmen.

Ist die Verfahrensdokumentation auch für kleine Unternehmen relevant?

Ja, auch kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer sind verpflichtet, ihre Abläufe zu dokumentieren, sofern steuerrelevante Daten digital verarbeitet werden.

Wie lange muss eine Verfahrensdokumentation aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre, analog zur gesetzlichen Frist für steuerrelevante Unterlagen.

Kann ein Steuerberater die Verfahrensdokumentation übernehmen?

Ja, viele Steuerberater bieten die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung an – häufig in Kombination mit einer geeigneten Softwarelösung wie der von hsp.

Welche Vorteile bietet eine digitale Verfahrensdokumentation gegenüber einer Papierlösung?

Digitale Lösungen ermöglichen:

schnellere Aktualisierung,
bessere Nachvollziehbarkeit,
automatisierte Systemanalysen,
und eine höhere Prüfsicherheit bei Betriebsprüfungen.

Welchen Nutzen hat eine Verfahrensdokumentation für Unternehmen abseits der GoBD-Pflicht?

Eine Verfahrensdokumentation verbessert die Transparenz interner Prozesse, deckt Schwachstellen auf und fördert die Optimierung von Arbeitsabläufen. Sie dient somit auch der internen Qualitätssicherung.

Wie kann eine Verfahrensdokumentation bei Digitalisierungsprojekten helfen?

Sie bietet einen strukturierten Überblick über bestehende Systeme, Schnittstellen und Prozesse – eine wertvolle Grundlage für Digitalisierungsstrategien und IT-Projekte.

Inwiefern unterstützt die Verfahrensdokumentation das Risikomanagement?

Durch die Dokumentation kritischer Abläufe können Unternehmen Risiken besser identifizieren, bewerten und durch geeignete Kontrollen absichern – etwa bei Datenverlust oder Systemausfällen.

Trägt die Verfahrensdokumentation zur Effizienzsteigerung bei?

Ja, sie hilft dabei, redundante oder ineffiziente Abläufe sichtbar zu machen. Optimierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen – gerade im Zusammenspiel von Buchhaltung, IT und Controlling.

Warum ist die Verfahrensdokumentation auch für Investoren oder Banken relevant?

Eine aktuelle Verfahrensdokumentation demonstriert Professionalität und ein strukturiertes internes Kontrollsystem – das schafft Vertrauen bei Banken, Investoren oder potenziellen Partnern.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns anzuschreiben. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Ihre Nachricht an uns

Was können wir für Sie tun?

Über die hsp – Software Innovation made in Germany

Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab

Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.

Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.

Praxisnähe, Aktualität und echter Service

Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.