Tax Compliance mit KI: So unterstützt künstliche Intelligenz ein wirksames TCMS

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Ein Tax Compliance Management System, kurz TCMS, klingt für viele Unternehmen erst einmal nach zusätzlicher Dokumentation, Beratungskosten und neuen Pflichten. Wo soll man anfangen? Wer übernimmt die Erstellung? Und wie lässt sich das Thema neben dem laufenden Tagesgeschäft überhaupt stemmen? Solche und weitere Fragen treiben viele Entscheider:innen zu einer naheliegenden Überlegung: Kann mir KI helfen? Darüber hat hsp-Geschäftsführer Paul Liese in der Sendung „hsp live um 11“ mit Torsten Stockem gesprochen, seinerseits Partner und Steuerberater der Kanzlei Energiesozietät GmbH.

KI ist im Steuerbereich angekommen – aber die Praxis bleibt zurückhaltend

In vielen Bereichen sind KI-Tools längst Teil des beruflichen Alltags. So werden KI-Dienste für Recherche, Textentwürfe, Marketing oder Vertrieb bereits vielfach genutzt. Doch im Steuerbereich sind konkrete, produktive Anwendungsszenarien noch etwas seltener anzutreffen. Zwar testen einige Verantwortliche hier und da einen Chatbot, doch bei Prompting, steuerlicher Analyse und der tatsächlichen Integration in Arbeitsabläufe endet die Anwendung oft schnell. Diese Zurückhaltung hat nachvollziehbare Gründe. Besonders im öffentlichen Umfeld und bei sicherheitsrelevanten Themen zählen Datenschutz, technische Stabilität und die langfristige Verlässlichkeit von Anbietern. Hinzu kommt, dass sich der KI-Markt rasant entwickelt.

Gilt heute ein Tool noch als der Goldstandard, sieht es morgen schon wieder ganz anders aus. Auf der einen Seite sprießen Start-ups mit KI-Ideen aus dem Boden, auf der anderen Seite warten die Techgiganten nur darauf, gute Ideen zu kopieren. Das bedeutet für den Bereich Tax Compliance Management System, auf KI-Tools zu setzen, die bei Abschaltung nicht das TCMS selbst beschädigen. Oder einfacher formuliert: Unternehmen und Kanzleien sollten ihr TCMS nicht mit einem KI-Tool erstellen, sondern mit einer TCMS-Fachsoftware, die KI-Unterstützung bietet.

Ein TCMS ist mehr als Haftungsabwehr

Oft wird Tax Compliance auf eine mögliche Haftungsabwehr reduziert. Im Mittelpunkt steht dann häufig § 153 AO, also die Berichtigung von Steuererklärungen bei nachträglich erkannten Fehlern. Dabei soll ein wirksames TCMS nicht erst helfen, wenn ein Fehler bereits entstanden ist oder eine Außenprüfung ansteht, sondern davor. So schafft ein TCMS Transparenz über steuerlich relevante Abläufe. Es macht sichtbar, wer welche Aufgaben übernimmt, an welcher Stelle Entscheidungen getroffen werden, welche Daten benötigt werden und wo Fehler entstehen können. Daraus lassen sich klare Verantwortlichkeiten, Eskalationswege und Kontrollmaßnahmen ableiten.

Damit hilft ein gutes TCMS bei der steuerlichen Rechtssicherheit. Und es verbessert die Steuerfunktion insgesamt:

• Prozesse werden nachvollziehbar und einheitlich beschrieben
• Zuständigkeiten und Übergabepunkte werden klarer
• Steuerliche Risiken werden frühzeitig erkannt statt rückwirkend entdeckt
• Kontrollen liefern belastbare Erkenntnisse über tatsächliche Fehlerquoten
• Aufwand in Außenprüfungen und wiederkehrenden Abstimmungen kann sinken

Damit ist das TCMS ein lebendes System, das gepflegt, angepasst und weiterentwickelt werden muss.

Der häufigste Fehler: Prozesse zu grob betrachten

Beispiel Einkauf. „Wir haben einen Einkaufsprozess“ ist immerhin ein Anfang, aber noch lange keine ausreichende Grundlage für Tax Compliance. Denn ein Prozessname erklärt nicht, was im Unternehmen tatsächlich passiert. Für eine steuerliche Bewertung muss der Prozess in einzelne Schritte zerlegt werden. Schließlich reicht es beim Einkauf nicht, nur auf den Rechnungseingang zu schauen. Stattdessen sollte die gesamte Kette betrachtet werden: von der Bestellanforderung über die Bestellung, den Wareneingang und die Rechnungsprüfung bis zur Buchung und Zahlung. Erst wenn diese Schritte transparent sind, lässt sich erkennen, an welchen Stellen steuerliche Risiken entstehen können.

Das gilt ebenso für den Verkauf. Eine vollständige Prozesskette kann bei der Kundenanfrage beginnen und über Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnungsausgang und Übergabe an die Buchhaltung führen. Besonders an den Schnittstellen zwischen Fachbereich, Vertrieb, Logistik, Buchhaltung und Steuerfunktion entstehen häufig Risiken. Denn oft fehlen dort Informationen oder die Zuständigkeiten sind nicht sauber definiert. Zwar verfügen viele Unternehmen über allgemeine Prozessdokumentationen, etwa aus einer ISO-Zertifizierung. Doch steuerliche Relevanzen sind darin häufig nicht ausreichend abgebildet. Deshalb muss eine steuerliche Prozessbeschreibung genauer hinsehen: Welche Geschäftsvorfälle treten auf? Welche Steuerarten können betroffen sein? Welche Informationen müssen vorliegen? Und wer stellt sicher, dass sie richtig verarbeitet werden?

So kann KI bei der Prozessdokumentation helfen

Wie aber kann Künstliche Intelligenz an der Stelle entlasten? Beispielsweise, indem die Fachperson mithilfe eines integrierten KI-Tools einen ersten strukturierten Entwurf für eine Prozessbeschreibung erstellen lässt. Man kann sich etwa den Rechnungseingangsprozess beschreiben lassen und gezielt abfragen, welche Rollen typischerweise beteiligt sind, welche Schritte dazugehören und an welchen Stellen steuerliche Fragestellungen auftreten können. Damit muss niemand mehr bei Null beginnen. Doch Vorsicht: Das Ergebnis bildet keine fertige Verfahrensdokumentation, sondern eine Arbeitsgrundlage. Denn die Inhalte müssen immer von der Fachperson mit der Realität im Unternehmen abgeglichen werden. Denn kein Einkaufs-, Verkaufs- oder Abrechnungsprozess ist vollständig identisch mit einem Musterprozess.

Wer ein genaueres Ergebnis erzielen möchte, füttert das KI-Tool mit konkreterem Kontext. Dazu können spezielle Geschäftsmodelle, Lieferketten oder Vertragskonstellationen gehören. Statt nur „Beschreibe den Einkauf“ zu fragen, sollte der Auftrag möglichst konkret sein:

• Welche Prozessschritte gibt es vom Bedarf bis zur Buchung?
• Welche Personen, Abteilungen und Systeme sind beteiligt?
• Welche steuerlichen Sachverhalte können auftreten?
• Welche Besonderheiten gelten für das eigene Geschäftsmodell?
• Welche Nachweise und Daten müssen an welcher Stelle vorliegen?

KI hilft also dabei, schneller zu einer ersten Struktur zu kommen und blinde Flecken sichtbar zu machen. Doch sie ersetzt nicht die Prüfung durch echte Menschen.

Vom Prozess über Risiken zu Kontrollmaßnahmen

Ist ein Prozess ausreichend detailliert beschrieben, folgt der entscheidende Schritt: die Risikoanalyse. Und auch hier kann KI unterstützen. So kann sie bestehende Risikoanalysen hinterfragen, typische Risikofelder zu einem Prozess vorschlagen und mögliche Kontrollmaßnahmen strukturieren. Ergänzend können Datenextraktionen und Analysewerkzeuge eingesetzt werden, um Annahmen gegen die tatsächlichen Daten zu prüfen. Einfaches Beispiel: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei neuen Debitoren. Eine denkbare Kontrolle kann prüfen, ob die USt-IdNr. bei den relevanten Debitoren gepflegt und plausibel ist. Bei Unregelmäßigkeiten kann das Unternehmen korrigieren, Ursachen untersuchen und den Prozess verbessern. Werden Kontrollen regelmäßig durchgeführt, entsteht zudem eine belastbare Datengrundlage mit der tatsächlichen Fehlerquote.

Das alles klingt beeindruckend, was manche Fachpersonen zum Nachdenken bringt. Doch die Angst davor, ersetzt zu werden, ist unbegründet. Denn eine KI generiert aus Wahrscheinlichkeiten, doch sie kann weder einschätzen oder abwägen noch entscheiden. Oder in der Firma herumlaufen und schauen, ob alle Beschreibungen der Realität entsprechen. KI-Unterstützung sorgt jedoch dafür, dass sich die Rolle von Steuerfachpersonen verändert. Künftig wird viel weniger jeder Entwurf manuell erstellt. Stattdessen bleibt mehr Zeit für die fachliche Prüfung oder die Entwicklung alternativer Lösungen. Auch wenn die Arbeit effizienter wird, die Verantwortung für die richtige Ausgestaltung des TCMS bleibt auch in Zukunft bei den verantwortlichen Fachleuten.

Keine Insellösungen: Tax Compliance muss im Alltag leben

Wer ein wirksames TCMS erstellen und einsetzen möchte, sollte auf Insellösungen verzichten. Hier eine Excel-Tabelle mit Risikobewertungen, dort eine BPMN-Prozessvisualisierung, und irgendwo fliegen noch die Prozessbeschreibungen herum. Da ist Chaos vorprogrammiert. Und KI-Tools können immer nur auf einzelne Fragmente des TCMS zugreifen, was zwangsläufig zu Fehlern führt. Soll ein TCMS ganzheitlich und langfristig wirken, muss es in die bestehende System- und Prozesslandschaft eingebunden werden. Dazu gehören die regelmäßige Risikobewertung, die Dokumentation von Kontrollen und die Identifizierung und Abstellung von Schwachstellen. Ändert sich ein Geschäftsmodell, ein IT-System, eine Lieferkette oder eine rechtliche Anforderung, muss das TCMS diese Veränderung aufnehmen.

Dass Unternehmen zunächst vor den Kosten zurückschrecken, ist verständlich. Jedoch empfehlen Paul Liese und Torsten Stockem die langfristige wirtschaftliche Betrachtung. So sind die Kosten bei der Einführung für Konzeption, Dokumentation, Beratung und technische Umsetzung Investments. Diese zahlen sich später vielfach aus: durch weniger Suchaufwand, klarere Zuständigkeiten, bessere Datenqualität, weniger Diskussionen und effizientere Außenprüfungen. Und wer darauf verzichtet, sollte eines nicht vergessen: Die Marktbegleiter werden auf diese Vorteile nicht verzichten.