Warum ein Tax Compliance Management System im Alltag scheitert: meine Erkenntnisse aus einem aktuellen Gespräch

Viele Unternehmen, die ein Tax Compliance Management System aufgesetzt haben, wundern sich: Warum merkt man davon im Arbeitsalltag nichts? Dafür kann es mehrere Gründe geben. Ein möglicher Grund: das Mindset der Mitarbeitenden. Wenn die Mitarbeitenden das TCMS nicht leben, wird auch die beste theoretische Variante davon keinerlei Effekte haben. Ein Alltagsbericht von Paul Liese.

Neulich hatte ich einen spannenden Call mit einer Interessentin, die sich für ein IKS-Coaching in Form von Workshops interessiert hat. Das Unternehmen ist eigentlich gut aufgestellt: Risiko-Kontroll-Matrizen sind vorhanden, Kontrollmaßnahmen definiert und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen. Also genau das, was man klassisch unter einem funktionierenden Tax Compliance Management System versteht. Und trotzdem gibt es ein Problem: Die Kontrollen werden im Alltag schlicht nicht durchgeführt.

Im Gespräch wurde schnell klar: Es liegt nicht daran, dass das Unternehmen keine Struktur hat. Im Gegenteil: die fachliche Grundlage ist sauber aufgebaut. Das Problem ist ein anderes: Die Personen, die die Kontrollen durchführen sollen, machen es nicht. Nicht, weil sie es nicht könnten.

Sondern weil:

• es im Tagesgeschäft untergeht
• es nicht als Priorität wahrgenommen wird
• der persönliche Mehrwert nicht klar ist
• und die Umsetzung oft zu weit weg von den eigentlichen Tools passiert

Das ist ein Muster, das ich immer wieder sehe.

Viele Unternehmen investieren viel Zeit in den Aufbau eines TCMS. Es werden Dokumente erstellt, Risiken bewertet und Maßnahmen definiert. Aber ganz ehrlich: Ein TCMS, das nur dokumentiert ist, bringt im Alltag keinen echten Mehrwert. Wenn Kontrollen nicht durchgeführt werden, existiert das System faktisch nicht. Und genau das ist der kritische Punkt: Compliance entsteht nicht durch Dokumentation, sondern durch konsequente Umsetzung.

Was ich aus dem Gespräch heute wieder bestätigt bekommen habe: Ein TCMS funktioniert nur, wenn es Teil der täglichen Arbeit ist. Wenn Kontrollmaßnahmen in separaten Tools oder Excel-Listen „leben“, die nichts mit dem eigentlichen Workflow zu tun haben, werden sie früher oder später ignoriert. Deshalb empfehle ich ganz klar: Tax Compliance in die Systeme integrieren, die sowieso täglich genutzt werden.

Zum Beispiel:

• Aufgaben und Erinnerungen in Microsoft 365
• klare Zuweisungen und Nachverfolgung
• automatisierte Workflows statt manueller Listen

Kontrollen dürfen sich nicht wie Extra-Arbeit anfühlen, sondern zu einem normalen Bestandteil des Jobs werden.

Was in dem anfangs angesprochenen Call besonders deutlich wurde: Das Unternehmen braucht weniger neue Methoden. Vielmehr braucht es eine Veränderung im Mindset. Letztendlich stellen sich Mitarbeitende immer (bewusst oder unbewusst) die Frage: „Warum soll ich das eigentlich machen?“ Wenn darauf keine klare Antwort existiert, wird die Kontrolle nicht durchgeführt.

• Deshalb ist es entscheidend, den Fokus zu verändern:
• Weg von „Das muss gemacht werden“
• Hin zu „Das bringt dir konkret etwas“

Zum Beispiel:

• mehr Sicherheit in der eigenen Arbeit
• weniger Rückfragen
• klare Prozesse
• Schutz vor Fehlern und Risiken

Erst wenn Mitarbeitende den Nutzen verstehen, entsteht echte Verbindlichkeit.

Nach diesem Gespräch würde ich jedem Unternehmen drei Dinge mitgeben:

1. Baut kein TCMS nur für die Dokumentation
   Ein schönes System auf dem Papier ist wertlos, wenn es nicht genutzt wird.
2. Integriert Kontrollen in bestehende Tools
   Dort, wo gearbeitet wird, müssen auch die Kontrollen stattfinden.
3. Holt die Menschen wirklich ab
   Erklärt nicht nur was zu tun ist, sondern vor allem warum.

Genau an dieser Stelle setzen wir mit Opti.Tax an. Unser Ansatz ist nicht, ein weiteres isoliertes System zu schaffen, sondern eine echte Tax Compliance in bestehende Arbeitsprozesse zu integrieren, die Durchführung von Kontrollen aktiv zu unterstützen und Transparenz über den Status zu schaffen. Denn am Ende geht es nicht darum, ein TCMS zu haben, sondern dass es funktioniert.

Der Call heute hat es wieder sehr deutlich gezeigt: Die größte Herausforderung bei Tax Compliance ist nicht die fachliche Konzeption, sondern die Umsetzung im Alltag. Denn ein Tax Compliance Management System, das nicht gelebt wird, ist ein reiner Papiertiger ohne Zähne und Krallen. Ist eine Tax Compliance theoretisch vorhanden, aber praktisch unsichtbar, liegt es höchstwahrscheinlich am Mindset der Mitarbeitenden.

Daher braucht jedes Tax Compliance Management System eine begleitende Kommunikation. Nur so lassen sich die Vorteile in den Köpfen der Mitarbeitenden verankern. Mit der richtigen Überzeugung beginnt das TCMS, nach und nach zu leben. Anders gesagt: Ein TCMS ist nur so gut wie die Menschen, die es umsetzen.