Time is running – jetzt ist es schon wieder fast zwei Wochen her. Auf der TAXarena Hamburg hatte ich die Gelegenheit, mit einigen Steuerberater:innen zu sprechen, die gerade gründen oder bereits gegründet haben. In unseren Gesprächen ging es unter anderem darum, wie das Thema Verfahrensdokumentation gleich zu Beginn einer Partnerschaft zwischen Mandant und Kanzlei gelöst werden kann.

Viel kann ich dazu eigentlich nicht sagen. Allerdings frage ich mich doch immer wieder, warum nicht zu Beginn einer solchen Partnerschaft – gerade beim Onboarding – die Verfahrensdokumentation Pflicht ist. Dies wird vielleicht deutlicher, wenn wir der Doku einen anderen Namen geben: „Prozesse des Mandanten“ beispielsweise. Denn nichts anderes beschreibt die Verfahrensdokumentation. Und wer mit einem neuen Mandanten bestmöglich zusammenarbeiten möchte, muss doch mehr als dessen Geschäftsinhalt kennen – nämlich, wie er arbeitet. Oder noch grundsätzlicher: Wie soll ich sonst feststellen, ob ich mit dem Mandanten überhaupt zusammenarbeiten kann oder möchte?

Fragen wie diese kann ich mir nur beantworten, wenn ich die Prozesse des Mandanten genau kennenlerne. Eine IST-Dokumentation seiner Prozesse ermöglicht mir zu prüfen: Passt das Ganze zu mir? Zu meiner Kanzlei? Meinem Team? Kann oder möchte ich so mit diesem Mandanten zusammenarbeiten? Oooooder ist das Ergebnis der IST-Dokumentation eine (erste) Beratung für den Mandanten, seine Prozesse zu optimieren und auf die Zusammenarbeit in der Kanzlei mit mir anzupassen? Den Gedanken fand auf der Messe nicht nur ich spannend.

Verfahrensdokumentation als Voraussetzung für Zusammenarbeit

Im Übrigen sind wir dann schon beim Punkt: Wer bezahlt das eigentlich? Ganz einfach: der Mandant. Denn im Ergebnis bekommt dieser ja Handlungsempfehlungen, die zwar auch der Kanzlei dienlich sind, aber vor allem dem Unternehmen knallharte MEHRWERTE liefern: einen Überblick über die eigenen Prozesse, Ideen und Handlungsempfehlungen für Optimierungen, eine Basis für die Zusammenarbeit mit der Kanzlei, die effizient, komfortabel und bestärkend ist. All das darf ein Mandant auch bezahlen – und erfahrungsgemäß tut er das.

Ach, übrigens könnte auch durch einen in wenigen Minuten gestellten Antrag beim BAFA ein Zuschuss für den Mandanten abgerufen werden. Wobei sich mir die Frage stellt: Wenn der Mandant zu Beginn der Partnerschaft nicht in solch eine essenzielle Basis investieren möchte – er bekommt ja auf jeden Fall auch im Ergebnis eine Verfahrensdokumentation für sich, nicht für die Kanzlei – wie interessant ist er überhaupt für meine Kanzlei?

Mir ist klar, ich habe gut Reden. Denn ich habe ja keine Kanzlei, bin kein Steuerberater, usw. Daher bin ich wirklich interessiert, wie ihr das seht. Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Oder hast du Lust, dass ich dich bei deinem nächsten Mandanten-Onboarding begleite und zeige, wie einfach und schnell so eine wertvolle Doku erstellt werden kann? So oder so – ich freue mich auf dein Feedback.

Viele Grüße aus Hamburg

Paul