Notfallakte oder Vorsorgeakte: Wieso zwei Begriffe für dasselbe Produkt?
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Es gibt ein Vorsorgeprodukt, das Unternehmen und Mitarbeitende rechtssicher vor plötzlichem Personalausfall schützt. In Gesprächen mit Kanzleien, Mandanten oder potenziellen Nutzer:innen begegnen uns dazu regelmäßig zwei Begriffe: Notfallakte und Vorsorgeakte. Beide beschreiben ähnliche Inhalte: eine Sammlung wichtiger Daten und Dokumente einer Einzelperson, um bei einem Ausfall alle Informationen parat zu haben. Doch beide Begriffe werden völlig unterschiedlich wahrgenommen. In diesem Artikel beleuchten wir, weshalb wir bei der hsp den Begriff „Vorsorgeakte“ verwenden. Und was das für Berater:innen in der Kommunikation mit ihren Mandanten bedeutet.
Was ist eine Notfallakte?
Die Notfallakte wird häufig im medizinischen Kontext verwendet. Sie enthält beispielsweise Informationen über Medikamente, Krankheiten, Allergien oder Ansprechpersonen für den Ernstfall. Im juristischen oder privaten Umfeld kann sie auch Vollmachten, Verfügungen und Passwörter enthalten. Der Fokus liegt dabei ganz klar auf dem klassischen Notfall, also den gesundheitsbedingten Ausfall.
Das Problem: Der Begriff wirkt alarmierend und abschreckend. Er aktiviert Ängste und suggeriert Kontrollverlust, obwohl das Produkt eigentlich für Sicherheit und ein gutes Gefühl sorgt. Da sich die meisten Menschen ungern mit einem Notfall auseinandersetzen, entsteht eine Abwehrhaltung gegenüber einem wichtigen Thema. Jeder Mensch sorgt auf die eine oder andere Weise vor, die Bandbreite reicht vom Anschnallen im Auto bis zu diversen Versicherungen wie Reiseschutz, AU/BU oder Lebensversicherung. Auch da zeigt sich das Verhaltensmuster: je ernster das Thema, desto weniger Menschen kümmern sich darum.
Warum wir den Begriff „Vorsorgeakte“ bevorzugen
Das Wort Vorsorgeakte vermittelt einen proaktiven, positiven Ansatz. Wer vorsorgt, übernimmt Verantwortung – für sich selbst und für seine Angehörigen. Der Begriff zielt auf Weitsicht, Strukturiertheit und Selbstbestimmung ab. Statt sich vor dem Notfall zu fürchten, geht es um Sicherheit im Leben.
Aus Marketing- und Beratungssicht bringt der Begriff „Vorsorgeakte“ gegenüber der Bezeichnung „Notfallakte“ erhebliche Vorteile:
Bei uns ist der Unterschied mehr als semantisch
Ein weiterer Grund, wieso wir uns am Begriff „Notfallakte“ gestört haben: Unser Produkt hat um einiges mehr zu bieten als die Notfallakte-Lösungen der meisten Marktbegleiter. Denn die digitale Vorsorgeakte der hsp zusätzlich zu den üblichen Informationen einer Notfallakte weit mehr enthalten: etwa Daten und Dokumente zum digitalen Nachlass, zur Unternehmensnachfolge oder persönlichen Wünschen bei Pflege oder Tod. Im Gegensatz zur üblichen Notfallakte ist die digitale Vorsorgeakte also eine umfassendere Lösung mit strategischem Weitblick.
Ein Beispiel: Die Notfallakte klärt, wer im Krankenhaus angerufen werden soll. In der Vorsorgeakte steht zusätzlich, wer Zugriff auf geschäftliche Konten bekommt – und warum.
Noch eine Akte? Wie die Vorsorgeakte Akten zu den Akten legt
Es gibt viele Dinge im Leben, von denen man denkt: „Davon brauche ich definitiv mehr.“ Zum Beispiel Urlaub. Oder Kaffee. Vielleicht auch WLAN-Empfang im Zug. Und dann gibt es Dinge, bei denen man spontan das Gegenteil denkt. Ganz weit oben auf dieser Liste: Akten. Und Deutschland hat bekanntlich ein besonderes Verhältnis zu Akten. So gibt es Personalakten, Steuerakten, Patientenakten, Bauakten, Akte X und vermutlich auch irgendwo eine Akte über Ihre Akten.
Warum jede Familie eine Vorsorgeakte braucht
Im Alltag funktioniert vieles einfach. Rechnungen werden bezahlt, Versicherungen laufen im Hintergrund, wichtige Dokumente liegen irgendwo in Ordnern, Schubladen oder digitalen Ablagen. Man weiß ungefähr, wo etwas ist. Und wenn nicht, findet man es schon irgendwie. Allerdings ist genau dieses „irgendwie“ das Problem. Denn solange nichts passiert, fällt es kaum auf, wie unstrukturiert viele Informationen tatsächlich abgelegt sind.
Digitale Notfallakte: die Softwarelösung, die Firmen retten kann
In der letzten Januarfolge von „hsp live um 11“ sprach Paul Liese, Geschäftsführer der hsp, mit Andreas Gaebler, Teamkopf in der Prozessberatung bei der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin und Stendal), über ein faszinierendes Thema: die digitale Notfallakte.
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