In der letzten Januarfolge von „hsp live um 11“ sprach Paul Liese, Geschäftsführer der hsp, mit Andreas Gaebler, Teamkopf in der Prozessberatung bei der Berliner Kanzlei Schröder & Partner, über ein faszinierendes Thema: die digitale Notfallakte. Dabei handelt es sich um ein zentrales, existenzielles Dokument, das Unternehmen vor erheblichen Schäden und Schwierigkeiten bewahren kann.

Andreas Gaebler ist gelernter Steuerfachangestellter, hatte im Studium Berührungspunkte mit Compliance-Themen, hat sich danach zum zertifizierten KI-Manager ausbilden lassen und ist seit 2020 bei der Kanzlei Schröder & Partner. Er erzählt, dass die Idee für die Notfallakte ursprünglich aus einer herausfordernden Situation entstanden sei. Vor einigen Jahren meldete sich ein Mandant mit der Nachricht, ein wichtiger Mitarbeiter liege im Sterben. Bei dem Mitarbeiter handelte es sich um einen Angestellten mit Herrschaftswissen zu steuerrelevanten Prozessen.

Es folgte eine rudimentäre Informationsaufzeichnung mittels Word-Dokument, wobei diese Methode jedoch irgendwann an ihre Grenzen stieß. Über die folgenden Jahre wurde die Vorlage immer weiter ausgearbeitet und verfeinert. Schon in der Befüllung des Dokuments zeigten sich diverse Herausforderungen, etwa bei der Abstimmung mit den Mandanten. Zudem gestaltete es sich besonders schwierig, die Dokumente vernünftig auszuwerten.

Spezialisierte Software ist einer Office-Anwendung haushoch überlegen

Wie die digitale Notfallakte nicht nur bei Mitarbeiterausfällen unterstützt, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Mandanten langfristig auf eine neue Ebene hebt, erfahrt ihr im vollständigen Artikel in der hsp.community.