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Die Kanzlei HSP STEUER Armin F. Schiehser wird von der Steuerberaterkammer Nürnberg mit der Ankündigung einer Geldwäscheprüfung überrascht. Die Aufgabe wird der Mitarbeiterin Monika Dehn aus dem Bereich Kanzleimanagement zugewiesen. Sie und ihr Team benötigen nun eine schnelle, sichere Lösung zur Umsetzung der Anforderungen. Uns hat sie erzählt, wie sie die Kanzlei in kürzester Zeit erfolgreich auf die Geldwäscheprüfung vorbereitet hat.

Plötzlich Zeitdruck

Monika Dehn arbeitet in der Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft HSP STEUER Armin F. Schiehser, übrigens nicht verwandt oder verschwägert mit der hsp Software. Neben ihren Aufgaben im Kanzleimanagement erledigt sie auch Sekretariatsangelegenheiten. Vor einiger Zeit rief die Steuerberaterkammer Nürnberg an mit der Motivation, die Geldwäscheprozesse der Kanzlei formell zu überprüfen. Monika Dehn übernahm die Koordination dieses Projekts. Ziel war es, innerhalb der gesetzten Frist einen rechtskonformen, revisionssicheren Bericht zu erstellen.

Die Kanzlei entschied sich schnell für die Nutzung der Softwarelösung Opti.Tax von der hsp. Beim Thema Verfahrensdokumentation setzt die Kanzlei bereits seit Jahren auf Opti.Tax. Allerdings hatte Monika Dehn persönlich noch keinen Kontakt mit der Softwarelösung. Angesichts des herrschenden Zeitdrucks war die Nutzung einer Software, die erst noch erlernt werden musste, ein gewisses Risiko. Trotzdem genoss Opti.Tax kanzleiintern einen guten Ruf, daher sollte auch beim Thema Geldwäsche die Lösung aus Hamburg zum Einsatz kommen.

Viel Unterstützung für den einfachen Einstieg in Opti.Tax

In einem ersten Kontakt mit hsp-Geschäftsführer Paul Liese erhielt das Kanzleiteam den Zugang zu einem halbstündigen Schulungsvideo. Der Einsatz eines Videos bietet den Vorteil, dass die künftigen Anwender:innen zeit- und ortsunabhängig und im eigenen Tempo einsteigen können. Um anschließend individuelle und/oder einsatzbedingte Fragen zu klären, verabredete sich Monikas Team mit Paul zu einem persönlichen Austausch. Da die Zeit drängte, konnte so auch noch ein konkreter Projektplan abgestimmt werden.

Als besonders wertvoll während der stressigen Phase erwies sich der hsp-Support, der bei hier und da auftretenden Hürden schnell half. Darüber hinaus unterstützte Paul Liese mit Tipps und Ratschlägen zur Gruppierung von Mandanten oder die Zuweisung von Interviews. Mit Opti.Tax lassen sich viele Schritte und Datenverarbeitungen vereinfachen, was sich beim herrschenden Zeitdruck als große Entlastung erwies. Die Arbeitslast ließ sich laut Monika Dehn relativ gleichmäßig auf die Kolleginnen und Kollegen verteilen. Regelmäßige Teamabstimmungen konnten die anfänglichen Bedenken schnell auflösen.

Fragebogen der Steuerberaterkammer: ohne Opti.Tax kaum zu bewältigen

Zur Anfrage der Steuerberaterkammer Nürnberg gehörte ein zwanzigseitiger Fragebogen. Dieser erfragt die Geldwäschepotenziale der Mandanten an, bevorzugt in einer farblichen Kategorisierung. Genau das liefert der anonymisierte Bericht, der mit Opti.Tax erstellt werden kann. Darüber hinaus hilft die Softwarelösung bei der schnellen Bearbeitung der Fragen. Eine Frage lautet: In welchen Branchen sind Ihre Mandanten tätig? Monika Dehn merkt an, dass die Beantwortung dieser augenscheinlich simplen Fragestellung enorm viel Zeit in Anspruch genommen hätte. Doch Opti.Tax bietet dazu eine schnelle Übersicht, was am Ende viel Aufwand erspart hat.

Der Workflow im Überblick:

1. Mandantendaten erfassen, z. B. über die DATEV-Schnittstelle
2. Cloud-Interviews zuweisen und durch die verantwortlichen Mitarbeitenden ausfüllen lassen
3. Ergebnisse in der Datenbank zusammenführen und den anonymisierten Bericht generieren
4. Bericht übermitteln, z. B. an die Steuerberaterkammer oder die Finanzbehörde

Am Ende des kurzen, aber knackigen Weges und nach einer beantragten Fristverlängerung reichte die Kanzlei die geforderten Unterlagen vollständig ein. Die Steuerberaterkammer Nürnberg nahm den anonymisierten Bericht an und hatte nichts zu beanstanden. Damit kehrte die Kanzlei erfolgreich in den regulären Alltag zurück.

Praxistipps für andere Kanzleien

Basierend auf den Erfahrungen von Monika und ihrem Team hier die wichtigsten Empfehlungen:

• Setzen Sie auf Fachsoftware: Je mehr Mandanten Sie betreuen, desto komplexer wird das Management derartiger Projekte. Mit einer Fachsoftware sparen Sie viel Zeit und reduzieren mögliche Fehlerquellen.
• Nutzen Sie das Schulungs- und Supportangebot: Je besser Sie die Softwarelösung kennen, desto schneller, effizienter und sauberer arbeiten Sie mit ihr.
• Nutzen Sie die Cloud-Funktionen: Interviews zuweisen, Fristen setzen, Daten einsammeln – geht alles ganz einfach mit der Opti.Tax Cloud.
• Dokumentieren Sie Prozesse: Verfahrensdokumentation erleichtert Wiederholbarkeit und Nachvollziehbarkeit.