Digitale Notfallakte (Vorsorgeakte): Sicherheitsnetz für Firmen
In der letzten Januarfolge von „hsp live um 11“ sprach Paul Liese, Geschäftsführer der hsp, mit Andreas Gaebler, Teamkopf in der Prozessberatung bei der Kanzlei Schröder & Partner (Berlin und Stendal), über ein faszinierendes Thema: die digitale Notfallakte.
Dabei handelt es sich um ein zentrales, existenzielles Dokument, das Unternehmen vor erheblichen Schäden und Schwierigkeiten bewahren kann. In diesem Artikel erfahren Sie, was der erfahrene Berater Andreas Gaebler aus seinen Erlebnissen mit Mandanten zu berichten hat. Schließlich wurde die digitale Vorsorgeakte, ursprünglich Notfallakte genannt, aus einem realen Ereignis heraus entwickelt.
Andreas Gaebler ist gelernter Steuerfachangestellter, hatte im Studium Berührungspunkte mit Compliance-Themen, hat sich danach zum zertifizierten KI-Manager ausbilden lassen und ist seit 2020 bei der Kanzlei Schröder & Partner. Er erzählt, dass die Idee für die Notfallakte ursprünglich aus einer herausfordernden Situation entstanden sei. Vor einigen Jahren meldete sich ein Mandant mit der Nachricht, ein wichtiger Mitarbeiter liege im Sterben. Bei dem Mitarbeiter handelte es sich um einen Angestellten mit Herrschaftswissen zu steuerrelevanten Prozessen.
Es folgte eine rudimentäre Informationsaufzeichnung mittels Word-Dokument, wobei diese Methode jedoch irgendwann an ihre Grenzen stieß. Über die folgenden Jahre wurde die Vorlage immer weiter ausgearbeitet und verfeinert. Schon in der Befüllung des Dokuments zeigten sich diverse Herausforderungen, etwa bei der Abstimmung mit den Mandanten. Zudem gestaltete es sich besonders schwierig, die Dokumente vernünftig auszuwerten.
Wie die digitale Vorsorgeakte (ehemals „Notfallakte“) nicht nur bei Mitarbeitendenausfällen unterstützt, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Mandanten langfristig auf eine neue Ebene hebt, erfahren Sie im vollständigen Artikel in der hsp Community.
Warum jede Familie eine Vorsorgeakte brauchtIm Alltag funktioniert vieles einfach. Rechnungen werden bezahlt, Versicherungen laufen im Hintergrund, wichtige Dokumente liegen irgendwo in Ordnern, Schubladen oder digitalen Ablagen. Man weiß ungefähr, wo etwas ist. Und wenn nicht, findet man es schon irgendwie. Allerdings ist genau dieses „irgendwie“ das Problem. Denn solange nichts passiert, fällt es kaum auf, wie unstrukturiert viele Informationen tatsächlich abgelegt sind.
Noch eine Akte? Wie die Vorsorgeakte Akten zu den Akten legtEs gibt viele Dinge im Leben, von denen man denkt: „Davon brauche ich definitiv mehr.“ Zum Beispiel Urlaub. Oder Kaffee. Vielleicht auch WLAN-Empfang im Zug. Und dann gibt es Dinge, bei denen man spontan das Gegenteil denkt. Ganz weit oben auf dieser Liste: Akten. Und Deutschland hat bekanntlich ein besonderes Verhältnis zu Akten. So gibt es Personalakten, Steuerakten, Patientenakten, Bauakten, Akte X und vermutlich auch irgendwo eine Akte über Ihre Akten.
Warum die Vorsorgeakte für Unternehmer und Unternehmerinnen unverzichtbar istDie Vorsorgeakte ist auf den ersten Blick ein Thema, das viele Mandanten gerne aufschieben. Sie wird oft mit dem Ernstfall verbunden, mit Krankheit, Unfall oder Tod – also genau den Themen, mit denen sich im Alltag kaum jemand beschäftigen möchte. Doch gerade diese emotionale Distanz macht die Vorsorgeakte zu einem so wertvollen Instrument für Steuerkanzleien.
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