GoBD konforme Altsystemabschaltung und Archivierung nach Firmenübernahme

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GoBD konforme Altsystemabschaltung und Archivierung nach Firmenübernahme

Opti.List Prozess

 

 

Die Weischer.Media übernahm im Jahr 2015 die Publicitas Cinecom AG. Mit der Übernahme stand die Weischer.Media vor der Herausforderung, die ERP Daten aus dem SAP Altsystem GoBD konform zu archivieren.

Im Interview berichtet Steuerberaterin Anja Levien von dem gemeinsamen Projekt.

Frau Levien, vielen Dank dass Sie sich bereit erklärt haben unseren Kunden ein paar Fragen zum durchgeführten Projekt zu beantworten. Welche Aufgabenstellung ergab sich in Ihrem Bereich durch die Übernahme der Publicitas Cinecom AG?

Da wir in unserem Unternehmen selber nicht SAP nutzen, gesetzlich aber mit dem Kauf der Publicitas AG zur Archivierung der Buchhaltungsdaten verpflichtet sind, mussten wir eine IT-System finden, das die Archivierung der Daten systemunabhängig vornehmen kann. Dabei war auch entscheidend, dass die archivierten Daten jederzeit, unkompliziert, schnell und übersichtlich lesbar gemacht werden können.       

Warum haben Sie sich für Opti.List und die Dienstleistungen der hsp entschieden?

Opti.List wurde uns empfohlen und nach Einsicht der Informationen auf der Internetseite von HSP und einem Telefonat mit Herrn Liese stand fest, dass Opti.List unsere Anforderungen für eine GoBD konforme Archivierung erfüllt.

Wie verlief aus Ihrer Sicht das Projekt, was war gut, was hätte besser sein sollen?

HSP konnte die Verarbeitung der Daten kurzfristig vornehmen und hat die Projektabwicklung selbständig koordiniert. Die Kommunikation und Abstimmung mit dem Schweizer Unternehmen, welches die SAP Daten zur Verfügung gestellt hat, wurde von HSP weitestgehend selbstständig geführt. Wir  waren dabei aber stets gut über den aktuellen Stand des Projektes informiert.

Schwierigkeiten gab es zunächst bei der Speicherung der Sachkonten nach Kontonummern bzw. der Suchfunktion. Hier hätte ich mir eine bessere Absprache bzw. Plausibilitätsüberprüfung der eingelesenen Daten gewünscht. Das Problem konnte von HSP nach einer kurzen Analyse aber auch schnell behoben werden.

Möchten Sie eine Empfehlung an andere geben, die vor einer ähnlichen Aufgabenstellung stehen?

Wichtig ist meines Erachtens zu Beginn der Projektphase genau zu definieren, welche Daten aufgrund von gesetzlichen Vorgaben zu archivieren sind, und welche Daten zusätzlich aus unternehmensinternen Gründen archiviert werden sollten.

Vielen Dank für Ihre Zeit Frau Levien und wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.

2017-09-26T12:04:00+00:00