Risiken steuern, Unternehmen schützen

Internes Kontrollsystem erstellen und leben

Was Sie wissen müssen – und wie Sie starten.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Was ist ein internes Kontrollsystem?

Ein internes Kontrollsystem (IKS) umfasst die organisatorischen Maßnahmen, Prozesse und Verfahren, die eine Organisation implementiert, um ihre Geschäftsabläufe zu überwachen, Risiken zu steuern, Compliance sicherzustellen und die Effizienz sowie die Integrität der finanziellen Berichterstattung zu gewährleisten.

Wann ist ein IKS Pflicht?

Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist in vielen Ländern und Branchen nicht nur empfohlen, sondern in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben. Letzteres gilt insbesondere für börsennotierte Unternehmen oder Unternehmen in regulierten Sektoren. Damit möchte der Gesetzgeber die Integrität der Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Was ist eine IKS-Software?

Eine IKS-Software ist eine spezielle Softwareanwendung, die Funktionen zur Dokumentation von Prozessen, zur Risikobewertung, zur Überwachung von Geschäftsabläufen und zur Berichterstattung über Compliance bietet.

Über den Autor

Paul Liese
Paul Liese
hsp Software

Paul Liese ist Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Seit vielen Jahren beschäftigt sich der Software- und IT-Spezialist mit den Themen des elektronischen Rechnungswesens. Dazu gehören insbesondere die Verfahrensdokumentation, Tax CMS, Transfer Pricing und Internes Kontrollsystem. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet Paul Liese an der Abschaffung sämtlicher Medienbrüche im Rechnungswesen.

Schritt für Schritt alle Risiken im Griff

Internes Kontrollsystem (IKS): alles, was Sie wissen müssen

Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist ein Rahmenwerk, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig hilft es, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Dazu gehören sowohl formale als auch informelle Prozesse und Verfahren, die dafür sorgen, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

Ein IKS kommt in vielen Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung, der Produktion, im Personalwesen oder im Compliance-Bereich. Es kann sowohl manuelle als auch automatisierte Prozesse umfassen, etwa das Erstellen von Finanzberichten, die Überwachung von Produktionsprozessen oder die Durchführung von Hintergrundprüfungen bei Bewerber:innen.

Risikobewertung und rechtliche Anforderungen

Ein wesentlicher Bestandteil eines Internen Kontrollsystems ist die Risikobewertung. Unternehmen müssen zunächst ihre individuellen Risiken identifizieren und bewerten, um dann geeignete Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken umzusetzen. Dazu gehören Notfallpläne, regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden oder spezifische Kontrollmechanismen im Arbeitsalltag.

Ebenso dient ein IKS dazu, als Unternehmen sämtliche Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Dazu zählen unter anderem Steuer- und Arbeitsrecht, aber auch Umweltauflagen. Mit der Erstellung und Implementierung eines Internen Kontrollsystems stellen Unternehmen sicher, dass hierfür klare Regeln und Prozesse existieren und gelebt werden. So werden Verstöße erschwert und Bußgelder oder Reputationsschäden abgewendet.

Unverzichtbares Instrument für die Compliance

Ein Internes Kontrollsystem ist für jedes Unternehmen ein zentraler Baustein, um langfristig erfolgreich und rechtssicher zu arbeiten. Es sorgt dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Risiken aktiv gemanagt und gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt werden. Deshalb sollte das IKS regelmäßig überprüft und an neue Gegebenheiten angepasst werden, damit es stets den aktuellen Anforderungen entspricht.

Effiziente Dokumentation, bessere Prozesse

Ziele eines Internen Kontrollsystems

Prozesse optimieren

  • Abläufe strukturieren, klare Verantwortlichkeiten schaffen und Doppelarbeit reduzieren
  • Effizienz und Qualität verbessern durch standardisierte Verfahren
  • Zeit und Kosten sparen, indem Fehlerquellen und Engpässe systematisch beseitigt werden

Reporting absichern

  • Vollständigkeit und Richtigkeit von Zahlen und Informationen sichern
  • Vertrauen in Berichte und Auswertungen stärken, intern wie extern
  • verlässliche Basis für fundierte Entscheidungen und Finanzierungen bilden

Risiken minimieren

  • potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und gezielt gegensteuern
  • das Vermögen des Unternehmens vor Verlusten und Schäden schützen
  • Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Regeln sichern, um Bußgelder zu vermeiden
Internes Kontrollsystem: Checkliste sinnvoll?

Wenn das Interne Kontrollsystem auf dem Prüfstand steht, bilden Checklisten die Basis für die Prüfung des IKS und des Ist-Zustands. Da allerdings jedes Unternehmen anders ist, können einer Mustervorlage auch Elemente hinzugefügt oder entnommen werden.

Bei IKS-Prüfung Checkliste nutzen

Die Fragen, die sich bei einer IKS-Prüfung ergeben können, sind genauso vielfältig wie die Unternehmen. Allgemeine Fragen, beispielsweise nach einem Risikomanagement im EDV-Bereich, mögen auf fast jede Firma anwendbar sein. Manch spezielle Frage, etwa die nach einer Fuhrparkordnung, ist für viele digitale Startups hinfällig.

Dennoch sind Muster-Checklisten zur Prüfung öffentlich einsehbar und umreißen beispielsweise folgende Bereiche:

  • Aufbauorganisation

  • Ablauforganisation

  • Anlagenverwaltung

  • Sicherungsvorkehrungen

  • Sicherheit und Versicherungswesen
  • Rechnungswesen
  • Kasse und Bankverkehr
  • Verbindlichkeiten
  • Einkauf – Wareneingang
  • Lagerhaltung

  • Inventur

  • Produktion

  • Verkauf/Vertrieb

  • Fuhrpark

  • Dienstreisen

  • Repräsentation, Bewirtung, Werbegeschenke

  • Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung

  • EDV & Sicherheit – Allgemein

  • EDV & Sicherheit – Anlagensicherheit

  • EDV & Sicherheit – Systemsicherheit

  • EDV & Sicherheit – Programmsicherheit

  • EDV & Sicherheit – Datensicherheit

Die überlegene IKS-Software

Lernen Sie Opti.Tax fürs Interne Kontrollsystem kennen

Ein IKS erfüllt viele Aufgaben:

  • Schutz des Unternehmens vor Risiken
  • Transparenz für die Finanzverwaltung
  • Verbesserung der eigenen Prozesse

Vorausgesetzt, das IKS ist vollständig digital und wird gelebt.

Im Video spricht IKS-Experte Viktor Rebant über die Mehrwerte, gibt Ratschläge und beantwortet Fragen.

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Warum braucht man ein Internes Kontrollsystem?

Wer sich auf die Suche nach einer gesetzlichen Grundlage für das Interne Kontrollsystem begibt, wird schnell fündig: Für die meisten Kapitalgesellschaften ist nämlich die Einrichtung und das Monitoring eines IKS eine gesetzliche Pflicht (§ 91 AktG).

Doch wer denkt, dass ein IKS nur eine weitere, lästige, buchhalterische Aufgabe ist, um die Vorgaben des Gesetzgeber zu erfüllen, unterliegt einem Irrtum: Ein Internes Kontrollsystem ist ein unerlässlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Denn es trägt dazu bei, die Effektivität und Effizienz der Geschäftsabläufe zu verbessern, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Ziele zu erreichen und ihre Ressourcen effektiver zu nutzen.

5 gute Gründe für ein Internes Kontrollsystem:
Risikomanagement
Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren. Dies kann durch die Durchführung von Schulungen, die Erstellung von Notfallplänen und die Implementierung von Kontrollen erreicht werden.
Finanzkontrolle
Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Finanzberichte korrekt erstellt werden und dass Finanzprozesse effektiv und effizient laufen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Finanzen im Griff haben und dass sie über ausreichende Mittel verfügen, um ihre Ziele zu erreichen.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Ein internes Kontrollsystem sorgt dafür, dass Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Dies schützt Unternehmen vor Strafen und Strafverfolgung, die aus Verstößen resultieren können.
Verbesserung der Geschäftsabläufe
Ein internes Kontrollsystem hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und effektiver zu gestalten. Dies kann durch die Implementierung von Standards und Verfahren erreicht werden, die die Effizienz und Effektivität der Geschäftsabläufe erhöhen.
Erhöhung der Transparenz

Ein Internes Kontrollsystem erhöht die Transparenz innerhalb eines Unternehmens. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsabläufe und Finanzen genau zu überwachen und zu kontrollieren.

Die Softwarelösung für sicheres Risikomanagement

Warum IKS mit Opti.Tax den Unterschied macht

Voraussetzung für die Implementierung eines Internen Kontrollsystems ist eine Prozessdokumentation. Erst wenn die Abläufe eines Unternehmens erfasst sind, können Sie die Risiken der einzelnen Schritte identifizieren und erfolgreich minimieren.

In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur theoretisch – meist irgendwo abgelegt und im Alltag vergessen. Mit Opti.Tax bauen Sie ein lebendiges, zukunftsfähiges System auf, das alle Beteiligten einbindet und nachhaltig funktioniert.

  • einheitliche, nachvollziehbare Prozesse

  • weniger Fehler, höhere Arbeitsqualität

  • revisionssicheres und IKS-konformes Arbeiten

  • Hunderte Musterrisiken verfügbar, erstellt durch die Kanzlei Energiesozietät (Düsseldorf)
  • Sicherheit für das Unternehmen und die Mitarbeitenden

  • zukunftssicher durch skalierbare Strukturen

  • Aufgabenverteilung über Outlook und Teams

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen
Julian Rodewald ist unser Teamleiter im Support

Exzellenter Support

Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

  • Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden
  • Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald

  • Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software

ADKL: Die Steuerberaterin Lisa Hägele und der Steuerberater Tobias Polka nutzen die Software Opti.Tax

Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

  • Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung

  • Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.

  • Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

  • Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet

  • Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal

  • Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

Kostenlos und unverbindlich

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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax fürs Interne Kontrollsystem (IKS) in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können.

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F.A.Q. – Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen zum Internen Kontrollsystem (IKS) mit Opti.Tax

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst Maßnahmen, Regeln und Verfahren innerhalb eines Unternehmens, um Fehler, Risiken und Regelverstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Ein funktionierendes IKS erhöht die Sicherheit, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. GoBD, DSGVO, ISO) und hilft, Unternehmenswerte zu schützen. Es kann auch haftungsmindernd wirken.

Unsere Software ermöglicht die einfache Erstellung, Verwaltung und Prüfung eines individuellen IKS. Sie bietet vordefinierte Prozesse, Risikoanalysen, Maßnahmenplanung, Workflows und revisionssichere Dokumentation.

Nein, auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von einem IKS – besonders bei zunehmender Digitalisierung und komplexeren Geschäftsprozessen.

Dank Vorlagen und einfacher Benutzerführung ist die Ersteinrichtung oft innerhalb weniger Stunden möglich. Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse ab.

Ja, bestehende Prozesse können importiert, individuell angepasst oder mit den Vorlagen in der Software kombiniert werden.

Ja, die Software Opti.Tax ist konform zu relevanten Standards wie GoBD, BAIT, MaRisk und den Anforderungen des BSI an ein internes Kontrollsystem.

Mit der Software dokumentieren Sie Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontrollen transparent und revisionssicher – das erleichtert die Kommunikation mit Prüfern deutlich.

Ja, es bestehen Integrationsmöglichkeiten mit DATEV, DMS-Systemen oder Microsoft 365, z. B. für das Aufgabenmanagement.

Ja, die Software wurde für Kanzleien und Unternehmen entwickelt und unterstützt die Verwaltung mehrerer Mandanten mit individuellen Prozessen und Dokumentationen.

hsp bietet Webinare, persönliche Einführungen, E-Learning und Support durch IKS-Experten – von der Erstberatung bis zur Umsetzung.

Die Preise richten sich nach Kanzlei- oder Unternehmensgröße. Wir bieten flexible Lizenzmodelle und ein persönliches Angebot nach Bedarf. Nutzen Sie das Kontaktformular für Ihre Anfrage, wir beraten Sie gern individuell und persönlich.

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Über die hsp – Software Innovation made in Germany

Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab

Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.

Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.

Praxisnähe, Aktualität und echter Service

Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.