Mit Opti.List nutzen Sie ein modulare Archivierungslösung zur Ergänzung jeder kaufmännischen Software.

Sie wollen Altsysteme abschalten aber trotzdem weiter den Datenzugriff gewährleisten? Dann ist Opti.List genau das Richtige für Sie. Langfristige gesetzeskonforme Datenarchivierung oder Dokumentation aktueller Geschäftsvorgänge – sowohl im eigenen Haus oder auf unserem Server – gepackt und verschlüsselt unter Einhaltung der Datensicherheit.

Datenarchivierung

Die multifunktionale Software kann besonders dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die gesetzeskonforme Datenarchivierung gleichzeitig die Abschaltung vorhandener Altsysteme ermöglicht. Aber auch bei der Dokumentation aktueller Geschäftsvorgänge kann Ihnen das Tool eine unverzichtbare Hilfe sein (mehr dazu in unserem Blog).

GDPdU Beschreibungsstandard

Die Software gewährleistet die Langzeitverfügbarkeit der archivierungspflichtigen Daten und ermöglicht dabei auch Volltextsuchen. Das Programm erfasst die steuerrelevanten Daten aus sämtlichen Produktivsystemen und überführt sie in ein eigenes, externes Archiv nach GDPdU Beschreibungsstandard.

Datenbanken

Unterstützt werden alle gängigen Ausgangsformate, ausgedruckte Daten ebenso wie Informationen aus Datenbanken (ODBC) u.a.m. Die Bereitstellung im neu generierten Archiv entspricht dabei allen gesetzlichen Vorgaben. Der Anwender kann wie zuvor auf alle Daten zugreifen, sie für eigene Anwendungen verwerten oder gemäß den gesetzlichen Vorgaben an Dritte weiterleiten. Dabei wird sichergestellt, dass sämtliche Datenstrukturen und Prüfsummen erhalten bleiben (Revisionssicherheit).

Betriebsprüfung

Das Finanzamt bekommt mit unserer GDPdU Lösung nur das zu Gesicht, was Sie freigeben. Die für die Betriebsprüfung aufbereiteten Dateien und Satzbeschreibungen werden auf einem Datenträger unveränderlich archiviert und für Prüfungszwecke bereitgehalten.

In individuellen Workshops erarbeiten wir gern Ihr spezifisches Bedarfsprofil und entwickeln daraus ein Umsetzungskonzept. Elemente des Workshops sind:

Validierte Überführung der relevanten Systemdaten (WaWi, FiBu, E-Mail, Zeitwirtschaft etc.) in das externe Opti.List-Archiv
Beschreibung der Vorgänge in einer Verfahrensdokumentation nach GoBS
Auswertung mit integrierter Prüfsoftware (IDEA, ACL, InfoZoom u. a. m.) im erstellten Archiv, das qualitativ und quantitativ die gleichen Auswertungsmöglichkeiten bietet wie die Produktivsysteme
Daten GDPdU-konform verfügbar, Altsysteme können revisionssicher abgeschaltet werden
In Verbindung mit Opti.Tax Datenübergabe für die Veröffentlichung und Erstellung der E-Bilanz

Ermittlung der zu archivierenden Daten und Datenstrukturen gemäß steuerlicher Relevanz und Gesetzesvorgaben
Prüfung der Datenübernahmemöglichkeiten (über 200 Importformate)
Erstellung eines Auslagerungskonzepts, Bestätigung durch führende Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Oberfinanzdirektionen
Mit Opti.View archivierte Daten dezentral auswerten und vorab der Betriebsprüfung validieren
Selbstdokumentierende Verfahrensdokumentation