Was Sie in diesem Artikel erwartet

Wussten Sie, dass im Grunde jedes Kind aufzeigen kann, wie wichtig eine lebende Prozessdokumentation ist? So geschehen bei einem Kollegen, der morgens seinen Schlüssel nicht mehr gefunden hat. Hatte er den Schlüsselbund nicht am Vorabend wie immer auf die Ablage im Hausflur gelegt? Und dann: unauffindbar. Im Grunde hatte der Kollege eine saubere Routine entwickelt, die zuverlässig funktioniert hat. Nur hatte er eine Variable in seinem Prozess nicht berücksichtigt: sein Kind. Was einmal mehr verdeutlicht, dass eine Prozessdokumentation nicht an den beteiligten Personen vorbei erstellt werden sollte.

Der Schlüssel ist der verschwundene Schlüssel

Nach Hause kommen, Schuhe ausziehen, Schlüssel ablegen. So hat es der Kollege immer gemacht. Mit einem definierten Ablageort, einer Schale auf dem Schuhschrank. Das war der Ablauf, der für die ausführende Person glasklar war. Ebenso routiniert verlief der Prozess am nächsten Morgen: Schuhe anziehen, Schlüssel mitnehmen. Doch plötzlich ist der Schlüssel nicht da. Dabei war die Prozessbeschreibung korrekt, der Ablageort eindeutig. Nur waren nicht alle Beteiligten in den Prozess eingeweiht worden. Das führte dazu, dass das Kind den Schlüssel gesehen und gedacht hat: Ich räume den Schlüssel mal lieber weg, sonst geht er noch verloren. Glücklicherweise war der Schlüssel schnell gefunden und die Ursache geklärt. Doch in einem Unternehmen herrschen viel komplexere Prozesse mit wesentlich mehr Beteiligten. Entsprechend fatal können fehlerhafte Prozessdokumentationen sein.

Viele Unternehmen erstellen eine Verfahrensdokumentation nur, weil sie Pflicht ist. Oder weil die Steuerkanzlei gesagt hat, dass sie Pflicht ist. Dann werden Prozesse aufgenommen, Zuständigkeiten beschrieben, Systeme aufgelistet und Dokumente erstellt. So existiert irgendwann eine Datei, die im Idealfall vollständig und aktuell ist. Aber hilft sie den Menschen, die täglich nach diesen Prozessen arbeiten? Schließlich reicht es nicht, dass eine Prozessdoku einfach nur existiert. Wertvoll wird sie erst dadurch, dass Mitarbeitende darauf zugreifen können, sie verstehen und möglichst die gleichen Handlungen ableiten. Was selbstverständlich klingt, wird in der Realität selten gelebt. Oft klafft eine große Lücke zwischen dokumentiertem Soll-Prozess und gelebtem Arbeitsalltag. So sagte der Prozess des Kollegen: „Schlüssel in die Schale auf dem Schuhschrank legen.“ Und seine Mitarbeiterin – Pardon: sein Kind – dachte nur: Schlüssel wegpacken. Ein völlig anderer Prozess, der so nicht vorgesehen war.

Gute Prozessdokumentation ist Kommunikation

Deshalb sollte Prozessdokumentation nicht als Archivierungsaufgabe verstanden werden, sondern als Kommunikationsinstrument. So beantwortet ein guter Prozess nicht nur die Frage: „Was machen wir?“ Zusätzlich macht sie deutlich, wer etwas tut, wann es geschieht, welche Informationen oder Systeme benötigt werden, was bei Abweichungen passiert und wer über Änderungen informiert werden muss. Besonders wichtig ist dabei die Perspektive derjenigen, die den Prozess später ausführen sollen. Wer einen Ablauf seit Jahren kennt, übersieht schnell Informationen, die für andere keineswegs selbstverständlich sind. Daher sollte das Ziel kein möglichst umfangreicher Text sein, sondern ein gemeinsames Verständnis.

Allerdings hilft selbst die verständlichste Prozessbeschreibung nicht, wenn niemand weiß, wo sie liegt. Eine Prozessdokumentation auf einem Server, auf das nur ein paar Mitarbeitende zugreifen können, ist praktisch nutzlos. Genauso nutzlos ist eine Doku, bei der niemand weiß, wo sie abgelegt wurde. Prozesswissen muss dort verfügbar sein, wo Menschen es benötigen. Das gilt besonders bei Vertretungen, beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder wenn Prozesse nur gelegentlich ausgeführt werden. Niemand sollte darauf angewiesen sein, zufällig die Person zu erwischen, die weiß, wie „wir das normalerweise machen“. Hier zeigt sich auch der wirtschaftliche Nutzen guter Prozessdokumentation: Wissen wird vom einzelnen Kopf gelöst und für das Unternehmen verfügbar.

Eine Dokumentation ist niemals wirklich fertig

Eine Verfahrensdokumentation ist nie fertig. Daran müssen sich alle gewöhnen, die an der Erstellung beteiligt sind. Allerdings ist das nichts Schlechtes, denn es bedeutet, dass ein Unternehmen lebt. So ändern sich Prozesse mit der Zeit, Mitarbeitende kommen und gehen, entwickeln sich weiter, wechseln die Abteilung oder steigen auf. Ab und an wird eine neue Software eingeführt oder ein neues Gesetz umgesetzt. Daher werden Prozessdokumentationen nicht als Momentaufnahme für die Schublade erstellt, sondern als Werkzeug, das das Unternehmen und die Mitarbeitenden stetig begleitet und unterstützt. Natürlich wird zunächst die Frage beantwortet: „Wie machen wir es heute?“ Anschließend kümmert sich eine Dokumentation aber auch um die Frage: „Wie können wir es morgen besser machen?“ Nur wenn Mitarbeitende Prozesse lesen, hinterfragen und gemeinsam weiterentwickeln können, entsteht aus Dokumentation echtes Unternehmenswissen.

Solch ein digitales Dokument, das als Tool genutzt werden kann, entsteht mithilfe einer spezialisierten Fachsoftware wie Opti.Tax. Mithilfe der hsp-Lösung führen Hunderte Kanzleien und Unternehmen Prozesse, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Dokumente, Nachweise und Freigaben in einem gemeinsamen Arbeitsprozess zusammen. Dafür bietet Opti.Tax eine einheitliche Struktur, um Wissen nachvollziehbar zu sichern, Bearbeitungsstände transparent zu halten und Abläufe wiederholbar zu machen. Zusätzlich können Fachpersonen über die angebundene Opti.Tax Cloud Aufgaben, Fragen, Dokumente und Rückmeldungen mit allen Beteiligten austauschen. Wer sich für die Erstellung einer lebenden Prozessdokumentation mit Opti.Tax interessiert, kann sich hier einen kostenlosen, unverbindlichen Beratungstermin sichern.