Software erleichtert die umfangreiche Pflichtaufgabe

Seit dem 1.1.2015 ist die sogenannte Verfahrensdokumentation Pflicht für alle steuerpflichtigen Unternehmen, die digital Daten verarbeiten. Mehr und mehr rückt sie in den Fokus von Betriebsprüfern und entsprechend geraten Unternehmen unter Druck, das umfängliche Werk aufzusetzen. Eine Software kann Steuerkanzleien unterstützen, die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten schneller und mit weniger Aufwand aufzusetzen, indem sie durch den Einsatz von Taxonomien gewisse Arbeitsschritte automatisiert.

Unternehmen egal welcher Größe müssen seit dem 1. Januar 2015 als wesentlicher Bestandteil der elektronischen Buchführung eine Verfahrensdokumentation für Datenverarbeitungssysteme bei Betriebsprüfungen vorlegen können. Fehlt sie, kann ein Betriebsprüfer wegen dieses Formfehlers eine Gewinnhinzuschätzung von bis zu 10 Prozent des Umsatzes ansetzen. Sie sind über die Prüfungsanordnungen tatsächlich angehalten, die Verfahrensdokumentation verstärkt zu berücksichtigen. Für Unternehmen wie Steuerberatungen, die diese Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten erstellen, ist es ein schwieriges Thema, da die Rechtslage viel Interpretationsspielraum offenlässt.

ECOVIS KSO Treuhand und Steuerberatung nutzt Opti.Tax

Um Verfahrensdokumentationen zu erstellen, nutzt die ECOVIS KSO Treuhand- und Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG aus Düsseldorf die Software Opti.Tax Doku der Hamburger hsp Handels-Software-Partner GmbH. Die ECOVIS KSO hat als große Gesellschaft Mandate in allen Bereichen des Mittelstands. Die ECOVIS-Gruppe betreut mit ihren rund 6500 Mitarbeitern den Mittelstand mit Familienunternehmen, inhabergeführten Betrieben und Freiberuflern. Sie unterhält mehr als 100 Büros in Deutschland und Partner in über 70 Ländern weltweit. Damit bündelt sie nationale und internationale Fach- und Branchenexpertise von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und Unternehmensberatern.

Um das Thema Verfahrensdokumentation anzugehen, suchte die Düsseldorfer Kanzlei nach einer geeigneten Software und stieß bei einer Recherche schnell auf die Lösung hsp, da es nicht viele Anbieter für eine Software in diesem Bereich gibt.

Automatisierte Vorlagenerstellung dank Taxonomie

Zuvor mussten sich die Steuerberater die Elemente der Verfahrensdokumentation aus verschiedenen Dokumentvorlagen heraussuchen, die auf den jeweiligen Mandaten zutrafen. Mit Opti.Tax entfällt diese manuelle Arbeit. Das Tool arbeitet mit Taxonomien und baut mit dem Input des Users die geeigneten Vorlagen Schritt für Schritt dynamisch auf.

Eine deutliche Erleichterung, da die Angestellten nicht Hunderte von Seiten manuell durchsuchen müssen, sondern die Software anhand des Inputs selbständig die passenden Vorlagen zusammenstellt. Auch das Inhaltsverzeichnis und der Anhang entstehen dynamisch; beide müssen weder gepflegt, noch formatiert werden. Änderungen werden von der Software an den entsprechenden Stellen vorgenommen und ergänzt.

Die Software ist logisch aufgebaut und sie verfügt über eine Live-Vorschau und eine Live-Dokumentation auf dem Bildschirm: „Der Nutzer kann den Bericht sofort einsehen und kann evaluieren, wie sich Veränderungen auswirken. Weiterer Pluspunkt ist die optische Anpassbarkeit der Vorlagen an den Nutzer mit der Integration von Logos“, berichtet Sascha Kleinschmidt, Steuerfachangestellter bei ECOVIS KSO.

Implementierung und Nutzung

Seit April 2019 ist Opti.Tax bei ECOVIS KSO im Einsatz. Zuvor testete die Kanzlei eine andere Software, war aber nicht zufrieden. hsp war für zwei Vorstellungsrunden im Haus, wo das Tool mit Handhabung und Umgang überzeugte. Auch die Implementierung stellte kein Problem dar und erfolgte zügig: Es wurde eine Active Directory Anbindung für die Zugriffssicherheit installiert. Im Anschluss fand eine persönliche Inhouse-Schulung statt, so dass das Tool zeitnah nutzbar war. Heute arbeiten fünf Mitarbeiter mit Opti.Tax.

Über das integrierte Excel-Tool können Mandanten die ersten Fragen zu ihren Verfahren beantworten. Die Daten werden in Opti.Tax importiert und an der richtigen Stelle eingefügt. Grundinformationen werden vom System automatisch gepflegt. Die Steuerberater optimieren in der Folge Angaben zu Prozessen und Kontrollsystemen, geben Antworten ein und beurteilen die Dokumentation. Die geplante Cloudanbindung des Tools wird ermöglichen, dass der Mandant selbst in die Verfahrensdokumentation hineinschauen und Daten ergänzen kann, was dem Steuerberater ebenfalls die Arbeit erleichtert.

ECOVIS KSO will die Verfahrensdokumentation in gewissen Abständen kontrollieren, ergänzen und auf Richtigkeit prüfen und revisionieren. Mit der Software gestaltet sich das problemlos, sie macht eine fortlaufende Dokumentation möglich: Mit wenigen Mausklicks lässt sich eine Änderungshistorie des Dokuments erstellen. Wie vorgeschrieben kann sich ein Betriebsprüfer in dem Tool auch Vorversionen anzeigen lassen, so dass er die verschiedenen Versionen einsehen und Unterschiede feststellen kann.

Breiter Wissenspool optimiert die Lösung

Demnächst sollen Textvorschläge und branchenbezogene Vorlagen integriert werden, was eine weitere Arbeitserleichterung bedeutet. Auch die breite Streuung in der Branche mit dem Wissenspool, der daraus resultiert, ist vorteilhaft. Denn Opti.Tax wird von vielen Kanzleien und Steuerberatungen genutzt und ist eine lebende Software. Die Anwender können Input geben und Verbesserungsvorschläge machen, die von hsp geprüft und bei Bedarf umgesetzt werden. So bleibt das Tool nah an den Bedürfnissen der Nutzer und wird stetig optimiert – aktuell im Wochentakt.

Fazit

ECOVIS KSO profitiert bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen von der Einfachheit und dem dynamischen Aufbau der Software Opti.Tax von hsp. Einzelne Elemente für die Dokumentation müssen nicht mehr aus Mustervorlagen herausgesucht werden, was den Aufwand erheblich reduziert. Dazu sind Änderungen und Versionierungen leicht möglich. Durch die stetige Aktualisierung bleibt die Lösung nah an den Bedürfnissen der Mandanten.