Freigaben und Co. benötigen eine rechtssichere Unterschrift. Die Lösung mit den wenigsten Medienbrüchen lautet digitale Unterschrift. Der Anbieter d.velop bietet mit dem Produkt d.velop sign ein Produkt an, das rechtssichere digitale Signaturen ermöglicht. Über Mehrwerte, neue Möglichkeiten in Opti.Tax und mehr hat hsp-Chef Paul Liese mit Kai Schwenkler, Teamleiter bei d.velop, in der freitäglichen Livesendung „hsp live um 11“ gesprochen.
Rechtssichere Unterschriften sind eine mühsame Angelegenheit. Die analoge Vorgehensweise frisst Unmengen an Zeit und Ressourcen: Dokument ausdrucken, verschicken, unterschreiben lassen, gegebenenfalls kopieren oder einscannen, Originaldokument zurückschicken, gegebenenfalls einscannen, archivieren. Ein Irrsinn. d.velop sign ermöglicht die Unterzeichnung von Dokumenten über den digitalen Weg, also komplett ohne Papier, Stifte oder Drucker. Das Besondere am Produkt ist die Rechtssicherheit, also die juristische Gültigkeit der geleisteten Unterschrift.
Kai betont dabei, dass sich das Produkt an all jene wende, die im Bereich digitale Unterschrift einen erfahrenen deutschen Anbieter suchen. d.velop ist seit 30 Jahren am Markt, gehört also wie die hsp zu den etablierten deutschen Softwareherstellern. Gerade beim Thema digitale Unterschrift, bei dem hochsensible Daten bewegt werden, vertrauen Unternehmen auf einen seriösen Anbieter aus Deutschland.
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Prozesse verschlanken statt einfach nur digitalisieren
Überspitzend bezeichnet Kai das Hantieren mit Stift und Papier als „Steinzeit“. Doch seine Argumente geben ihm Recht. Nur aus Gewohnheit an alten Prozessen festzuhalten, obwohl es längst eine zigfach effizientere, schnellere, komfortablere und sichere Methode gibt, ist nichts anderes als Steinzeit. Dabei geht es Kai nicht darum, jeden Prozess auf Teufel komm raus zu digitalisieren. Die Technologie der digitalen Unterschrift verschlankt den Prozess, und zwar massiv. „Einen normalen Prozess zu digitalisieren, wenn er scheiße ist, bleibt ein scheiß digitaler Prozess“, zitiert Kai einen plakativen Satz.
Daher möchte er auch nicht jede Unterschrift digitalisieren. An manchen Stellen würde die Einführung der digitalen Unterschrift den Prozess an sich nicht verschlanken. Also sagt der Fachmann: Den Prozess könnte man digitalisieren, aber man muss ihn nicht unbedingt. Statt also einfach das Produkt zu verkaufen und die Kund:innen machen zu lassen, schauen sich die Fachleute von d.velop die Prozesse genau an. Nur dann ist sichergestellt, dass das Produkt auch wirklich gewinnbringend eingesetzt wird. Kai spricht dabei von einer kostenlosen Prozessberatung, die die Kundschaft zusammen mit dem Produkt erhält.
Nicht die Software wird verkauft, sondern die richtige Verwendung
Kai betont, wie wichtig die Betreuung und Begleitung der Kundschaft vor und nach dem Kauf sei. Würde das Unternehmen die Kund:innen mit dem Produkt allein lassen, könnte dies zur Kaufreue führen. Vereinfacht beschreibt Kaufreue das Gefühl: „Hätte ich das Produkt bloß nicht gekauft“. Dies kann durch viele Faktoren ausgelöst werden, etwa durch falsche Produktversprechen, Unklarheit beim Gebrauch, den Preis oder ein besseres Angebot eines Marktbegleiters. Um die Kaufreue zu minimieren, greifen Unternehmen zu vielfältigen Methoden. So werden Käufer:innen in der Gebrauchsanleitung überschwänglich gelobt, gleichzeitig werden noch einmal die Produktvorteile hervorgehoben. Darüber hinaus sind Punkte wie der einfache Gebrauch, viele nützliche Anwendungsfälle oder ein positiver Überraschungseffekt hilfreich.
d.velop begleitet Kund:innen bei der Implementierung von d.velop sign und stellt so sicher, dass das Produkt effizient und sinnvoll eingesetzt wird. Damit werden den Käufer:innen die Mehrwerte aufgezeigt – und es entsteht keine Kaufreue. Ein besonders kurioses Beispiel hat Paul auf Lager. Die hsp hat vor Kurzem für die Entwicklung ein neues Testsystem bestellt. Nach der Bestellung bekam die hsp ein PDF zugeschickt, das unterschrieben zurückgeschickt werden sollte – ohne rechtssichere digitale Signatur. Anschließend flatterten postalisch weitere Dokumente ins Haus, die ebenfalls unterschrieben werden sollten. Wohlgemerkt von einem IT-Unternehmen an ein anderes IT-Unternehmen. Paul merkt treffend an, dass hier ein Unternehmen nicht nur sich selbst blockiert, sondern nicht selten auch seine Kund:innen.
Im HR können digitale Unterschriften den Unterschied machen
Als ein besonders aktuelles Anwendungsbeispiel nennt Kai den Personalbereich. Ein hoher Prozentsatz der Angestellten in Deutschland sind wechselwillig. Der Wettbewerb um die Top-Fachkräfte ist hart, Unternehmen müssen sich in allen Bereichen attraktiv darstellen. Viele Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Papierdokumenten, wenn es um Arbeitsverträge und weitere Personalunterlagen geht. Dabei wird jedoch gern vergessen, wie zeitkritisch teilweise die Abläufe beim Bewerbenden sind – Stichwort Kündigungsfrist.
Bei etlichen Gesprächen, die eine bewerbende Person heutzutage führt, können am Ende mehrere Favoriten stehen. Nun bietet ein Unternehmen an, kurz vor Kündigungsstichtag den Arbeitsvertrag digital zu versenden. Die bewerbende Person hat die Möglichkeit, den Vertrag zu erhalten, durchzulesen, zu unterschreiben und zurückzuschicken. Alles innerhalb von ein, zwei Stunden. Die anderen beiden Unternehmen bieten an, analoge Verträge in die Post zu werfen. Ob die Verträge rechtzeitig vor dem Kündigungsstichtag eintreffen, ist völlig unklar. Für welches Unternehmen würde sich die bewerbende Person entscheiden? Genau um solche Fälle geht es Kai. Schlanke Prozesse sind nicht nur buchhalterisch attraktiv, sondern können am Ende auch andere Bereiche des Unternehmens spürbar nach vorn bringen.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
