WeinAllianz GmbH übermittelt Berichte auf Basis von XBRL Taxonomien

Bundesanzeiger, E-Bilanz, Finanzbericht – alles gesetzlich definierte elektronische Verpflichtungen des Finanzreporting, die Unternehmen regelmäßig bei den Behörden vorlegen müssen und die viel Zeit und Organisation abverlangen und zudem kostenintensiv sind. Anstatt aber jedes Dokument einzeln anzulegen und alle Daten immer wieder erneut auszufüllen, geht es auch einfacher. Dank Software-Lösungen lässt sich das Finanzreporting deutlich effizienter gestalten. Im Fall der Software Opti.Tax der hsp Handels-Software-Partner GmbH werden die Berichte sogar auf Basis der gesetzlich vorgeschriebenen XBRL Taxonomien erstellt, so dass es bei der Übermittlung an die Behörden keinen Medienbruch gibt.

Mit Händen und Füßen habe er sich gegen die E-Bilanz gewehrt, erinnert sich Benedikt Fischer, Prokurist der WeinAllianz GmbH. Seine Sorge war die Transparenz und auch vorher hatte er die Finanzberichte der verschiedenen Erzeuger ganz ohne Software erledigt. Als dann aber ein dringendes Schreiben vom Finanzamt ins Haus flatterte und sein Steuerberater aus DATEV keine E-Bilanz erzeugen konnte wurde es brenzlig. Wie sollte das in ein paar Tagen zu schaffen sein? Er begann zu recherchieren und stieß bei den Software-Empfehlungen von Elster auf die Produkte der hsp Handels-Software-Partner GmbH. Nachdem er sich ein paar Videos der Taxonomie-Software Opti.Tax angesehen hatte, war er überzeugt. Er kontaktierte die Firma in Hamburg, man wurde sich schnell einig und auch das enge Zeitfenster war kein Problem. “Dass ich jetzt mit der Software arbeite, ist aus einer Notsituation im Jahr 2016 heraus entstanden und ich bin vom Gegner zum absoluten Fan geworden”, gesteht Benedikt Fischer.

Innerhalb von drei Tagen wurde die Taxonomie-Software implementiert. Weil die Schnittstelle mit dem System für die Finanzbuchhaltung nicht funktionierte, wurden die Daten mit Unterstützung des hsp Support-Teams als Excel-Liste importiert. In einer zweistündigen Webschulung hat Fischer die Grundlagen der Software studiert und konnte dann sofort die E-Bilanz anlegen und an das Finanzamt senden. Das Befüllen der Taxonomien funktioniert intuitiv und wird durch einen Interview-Modus erleichtert, der den Benutzer durch die Software führt. Zuordnungen zur Taxonomie erfolgen durch mitgelieferte Zuordnungsvorlagen oder werden mittels drag&drop vorgenommen. “Ich spare heute sehr viel Zeit, weil ich eine Grundlage für alle 20 Erzeuger-Firmen benutze. Kosten und Nutzen der Software stehen hier wirklich im Verhältnis”, so Fischer.

Nachdem er die E-Bilanz pünktlich abliefern konnte und keinen Zeitdruck mehr hatte, kam die Benutzung der anderen gesetzlich definierten elektronischen Verpflichtungen hinzu. Es folgte das Finanzreporting für den Bundesanzeiger, der digitale Jahresabschluss sowie als neuestes Projekt Anfang 2019 der digitale Finanzbericht für die Bank. Für Fischer ein Plus der Software, das zudem Zeit spart: die seit letztem Jahr verfügbare Kopierfunktion. So können aus einem Projekt per Klick Daten kopiert und ganz leicht in ein anderes eingefügt werden.

Obwohl er früher so wenig Details wie möglich übermittelt hat, ist er heute überzeugt, dass der hohe Detailgrad, den die Software ermöglicht, hauptsächlich Vorteile schafft. So kommen von Seiten der Behörden weniger Rückfragen und wenn Betriebsprüfer im Haus sind, können alle auf umfangreiche Informationen zurückgreifen. Vereinfacht wird das detailreiche Finanzreporting durch die Option, auch Anhänge zu übermitteln. Diese wird in der WeinAllianz bei jeder Übermittlung genutzt.

Für Paul Liese, Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH, ist Kundenfeedback immer wichtig: “Wir suchen fortwährend nach neuen Lösungen und Verbesserungen und müssen dafür aus erster Hand wissen, was wir optimieren können.” Vor allem, dass die WeinAllianz den Jahresbericht direkt auf Basis der in Deutschland gesetzlich vorgeschriebenen XBRL Taxonomien erstellt und übermittelt freut ihn. Mangels passender Software machen das heutzutage erst wenige Unternehmen. Stattdessen müssen sie die Berichte vor der Übermittlung intern konvertieren – ein unnötiger Schritt, der Zeit kostet. Nächstes Projekt bei hsp ist, dass die Unternehmensdaten mittels Jahresabschluss auch direkt an die Creditreform übermittelt werden. Ein Tool, das sicher auch in der WeinAllianz zur Anwendung kommen wird, denn heute werden die Formulare per Fax gesendet.

“Für mich war die E-Bilanz und die anderen Berichte wirklich ein verhasstes Thema. Heute bin ich dankbar für die Software. Früher habe ich dreimal die gleiche Arbeit gemacht und hatte viele Schwierigkeiten mit der Dokumentation. Jetzt ist für mich all dies mit einem Produkt möglich und ein enormer Vorteil”, fasst Benedikt Fischer zusammen.