Die Grundsteuerreform kommt. Und mit ihr erwarten die Steuerberatungen einen Ansturm durch Mandanten, die die Grundsteuerwerte ihrer Grundstücke neu ermitteln lassen müssen. Diesen Ansturm gilt es zu bewältigen, und zwar effizient, sicher und zuverlässig. Die Empfehlung einer Vielzahl deutscher Steuerberaterverbände lautet Opti.Tax Grundsteuer. In einer viel beachteten Folge von „hsp live um 11“ zeigte hsp-Chef Paul Liese, wie Steuerberatungen das Thema Grundsteuer mit Opti.Tax vollständig und intelligent abbilden können. Gemeinsam mit Steuerberaterin Teresa Gerke beantwortete er zudem zahlreiche Fragen.
Mehrere hsp-Rekorde wurden mit dem Livestream am 10. Dezember gebrochen: die meisten Zuschauenden, die meisten Likes, die meisten Fragen im Chat – so groß war und ist das Interesse an einer effizienten und sicheren Abbildung des Themas Grundsteuer. Als fachliche Unterstützung hatte Paul eine Frau vom Fach eingeladen: Steuerberaterin Teresa Gerke. Sie bringt mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich Immobiliensteuerrecht mit und beschäftigt sich intensiv mit der Grundsteuerreform.
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Zunächst einmal erklärt Paul, wo sich in dem gesamten Prozess welche Daten befinden und wie Opti.Tax mit den sensiblen Daten umgeht:
Kanzleisystem
Da wäre das Kanzleisystem, also der Kanzleiserver der Steuerberatung. Dort liegen die Daten der Kanzlei.
Opti.Tax Cloud
Cloud-Service, der ausschließlich auf deutschen Servern betrieben wird. Anbieter ist Internet X, auf dessen Website transparent nachgelesen werden kann, welche Zertifizierungen er besitzt und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Hier werden während der Projekte temporär die Daten verschlüsselt gespeichert. Ausschließlich die Kanzlei sowie Parteien, die von der Kanzlei ein Zugriffsrecht erhalten haben, können auf die Daten zugreifen – niemand sonst. Nach dem Projekt werden sämtliche Daten aus der Cloud gelöscht, es gibt keine dauerhafte Speicherung. Die Aufgaben werden nach Erledigung jeder einzelnen Aufgabe aus der Cloud gelöscht. Damit liegt die Datenhoheit zu 100 % bei der Kanzlei.
Aufbau von Opti.Tax Grundsteuer
Der Programmbildschirm ist dreigeteilt. Links nimmt die Mandantenliste den meisten Platz ein, dort können die Mandantendaten z. B. über die DATEV-Schnittstelle importiert werden. Das rechte Bildschirmdrittel ist vertikal in zwei Hälften geteilt, wobei die obere Hälfte die Aufgaben-, Termin- und Fristenverwaltung einnimmt. Teresa merkt an, dass aus Übersichtsgründen sowie zur Einhaltung aller Fristen eine solche Verwaltungsansicht sinnvoll ist.
Sobald der Mustermandant geladen wurde, sieht man direkt Beispielaufgaben. In der Übersicht erkennt man per farblicher Statuskennzeichnung die Fälligkeit. Rot gleich überfällig, Gelb gleich kurzfristig fällig und Blau gleich langfristig fällig. Paul legt nun einen neuen Beispielnutzer an, lädt die Daten über die Schnittstelle und zeigt: Nur Nutzer:innen, die von der Kanzlei aktiv über eine E-Mail-Adresse eingeladen werden, bekommen Zugriff auf die Opti.Tax Cloud. Dies können Mitarbeitende der Mandanten sein, aber auch externe Dienstleister, denen einzelne Aufgaben zugeteilt werden können. Diese können wiederum ausschließlich nur das einsehen, was von der Kanzlei freigegeben wird. Auf einem zweiten Rechner komplettiert Paul die Registrierung des Beispielnutzers, indem er ein persönliches Passwort vergibt. Sobald sich eine neue Person anmeldet, wird sie mit hilfreichen Erklärungstexten durch die Oberfläche geführt.
Opti.Tax garantiert Datenhoheit
Im nächsten Schritt legt Paul ein Musterprojekt an. Dieses Projekt wird auf dem Kanzleiserver angelegt, nicht in der Cloud – Stichwort Datenhoheit. Bei der Erstellung kann dem Mandanten direkt ein Dokument übermittelt werden, beispielsweise die Anforderung einer Vollmacht oder der Projektvertrag. Dafür kann die Kanzlei verschiedene Freigabestatus einstellen, etwa Sichtprüfung oder die Anforderung einer digitalen Signatur (fortgeschritten oder qualifiziert/personenbezogen). Anschließend können die Vorsysteme nach Grundstücksdaten gescannt werden. Damit kann z. B. das betriebliche Anlagevermögen nach Objekten durchsucht werden.
Im Beispiel hat der Scan ergeben, dass Objekte im Anlagevermögen sowie ESt-Erklärungen im DMS gefunden wurden. Anschließend wird das Projekt erstellt. Auf dem zweiten Rechner sieht Paul, dass die erste Aufgabe eingegangen ist. Entsprechend sieht der Beispielnutzer die neue Aufgabe in der Spalte „Offen“. Klickt der Nutzer drauf, öffnet sich die Bearbeitungsansicht – jedes Mal, wenn die nutzende Person auf eine neue Ansicht stößt, gibt die automatische Führung eine Einführung und Orientierung. Das angehängte Dokument ist ein Beispielvertrag. Es gibt nun die Möglichkeit, das Dokument zu unterschreiben – oder aber auch an einer beliebigen Stelle Anmerkungen hinzuzufügen. Passiert Letzteres, kann das Dokument nicht mehr unterzeichnet werden, sondern geht automatisch mit der Anmerkung zurück zur Kanzlei. Die Kanzlei kann dann die Anmerkung besprechen, Anpassungen vornehmen usw.
Mit Taxonomie sauber ans Ziel
Gehen wir nun davon aus, dass es nichts zu beanstanden gab – der Auftrag kommt unterschrieben zurück. In dem Fall wird die Kanzlei automatisch benachrichtigt. Nun kann die Kanzleiseite in der Software die Daten manuell synchronisieren, der Aufgabenstatus ändert sich sofort auf „Freigabe erteilt vom Mandanten“. Mit einem Doppelklick wird das Dokument inklusive der Unterschrift angezeigt.
Im Projekt selbst arbeitet die Taxonomie von Opti.Tax. Sind Felder zu befüllen, kann der Mandant per Interviewmodus dazu eingeladen werden. Bei der Eingabe prüft die Software automatisch die Angaben auf Validität und Vollständigkeit. So kann die eingebende Person nichts vergessen oder übersehen. Tauchen bei der Eingabe Fragen auf, kann unter dem Reiter „Unterhaltung“ eine Chatnachricht an die Kanzlei geschickt werden. Die Kanzleiseite bekommt die Nachricht direkt im Programm angezeigt und kann wie bei jedem Chat unverzüglich antworten. Wenn das Projekt als valide angezeigt wird, kann per Mausklick dem Mandanten die Feststellungserklärung zugeschickt werden. Die Mandantenseite kann das Dokument per digitaler Unterschrift freigeben.
Fragen und Antworten
Im Livestream wurden einige Fragen gestellt. Hier folgen die Antworten:
Q: Um was für eine Schnittstelle zu DATEV handelt es sich? Ist die ggfs. allgemein, d. h. auch in anderen Softwarelösungen, nutzbar?
A: Es handelt sich um DATEVconnect. Aktuell ist die hsp noch in Verhandlungen mit der DATEV, um die Basisdaten-Onlineschnittstelle verwenden zu können.
Q: Wie sieht es mit den Preisen aus? Muss man für die nächsten 7 Jahre zahlen, um für die neuen Feststellungserklärungen abzugeben? Kann man in 7 Jahren wieder auf die Stammdaten zugreifen?
A: Man muss nicht, allerdings werden künftig immer wieder Themen aufkommen, die zur Abbildung bzw. Bearbeitung eine entsprechende Software erfordern.
Q: Ist der Datenimport nur aus DATEV möglich oder auch von anderen Systemen?
A: Aktuell gibt es Schnittstellen zu BMD, ADDISON und DATEV. Weitere Schnittstellen werden folgen.
Q: Kann man bei Versand aus dem System das eigene Kanzlei-Logo einblenden/mitsenden?
A: Ja. Nicht nur das Logo, der gesamte Look inkl. Farben können angepasst werden.
Q: Wird die Abfrage an die Ländermodelle und das Bundesmodell angepasst?
A: Ja.
Q: Fallen für die automatische Abfrage der Bodenrichtwerte zusätzliche Gebühren an?
A: Nein. Die hsp handelt die Lizenzen aus, die Kanzleien benötigen nur die Software und haben mit den Lizenzen keinen Stress oder zusätzliche Kosten.
Q: Gibt es bereits eine Integration von land- und forstwirtschaftlich genutzten Grundstücken?
A: Ja.
Q: Wie sieht die Konnektivität zu Opti.Tax ohne DMS aus?
A: Solange die Formulare den gesetzlichen und behördlichen Vorlagen entsprechen, kann die Software die Daten automatisch auslesen.
Q: Wie viele Mitarbeiter können gleichzeitig arbeiten?
A: Beliebig viele.
Q: Werden Hilfestellungen gegeben, z. B. zur Ermittlung der Bruttogrundfläche?
A: Ja. Beispielsweise gibt es die hsp Community, die für alle hsp-Anwendenden zur Verfügung steht. Dort finden sich Musterdokumente, E-Learnings, Nutzerforen, Support usw.
Zum Thema Grundsteuer wird es auch in Zukunft immer wieder Livestreams geben. Nächste Woche geht es dann um das Thema Honorare: Was darf was kosten?
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
