Die Erstellung der verpflichtenden Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten stellt für viele Kanzleien einen langwierigen und aufwändigen Prozess dar. Die Softwarelösung Opti.Tax.Doku der hsp Handels-Software-Partner GmbH aus Hamburg sorgt dafür, dass die Zeit verschlingende Pflichtaufgabe leicht und schnell von der Hand geht. Deswegen wird das Tool auch von der HSP GRUPPE genutzt, einem der bundesweit größten Kooperationsverbände in den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung.

Die HSP GRUPPE setzt verschiedene Lösungen des hsp-Software-Portfolios bereits seit einigen Jahren ein – zum Beispiel die Taxonomien für die E-Bilanz. Deswegen war der Schritt zum neuen Tool Opti.Tax.Doku nicht mehr weit, um auch bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen Unterstützung zu erhalten. Laut Andreas Schröder, geschäftsführender Gesellschafter der HSP GRUPPE, ist man besonders mit der Transparenz des Systems zufrieden und damit, dass die Software das komplexe Thema Verfahrensdokumentation vollständig abbilden kann.

Auch Carsten Schulz, Geschäftsführender Partner der Henniges, Schulz & Partner StBG mbB Hannover und Ansprechpartner für die Berufsträger-Kooperationen bei der HSP STEUER, war auf der Suche nach einer Verfahrensdokumentations-Software. „Es war ein mühseliger Prozess, sich für die Verfahrensdokumentation durch Worddokumente und ähnliches durchzuwühlen, die richtige Versionierung sicherzustellen und Revisionssicherheit herzustellen“, so Schulz.

Die Lösung von hsp deckte als einzige alle Anforderungen der Kanzlei ab und bietet Rechtssicherheit. „Wir haben damit ein sehr mächtiges Werkzeug an die Hand bekommen“, so Schulz. Die Kanzlei will nun mit Opti.Tax.Doku Verfahrensdokumentationen nicht nur einfacher, schneller und effizienter aufsetzen, sondern diese auch in Zukunft leichter pflegen können.

Der Funktionsumfang überzeugt auch deswegen, weil mit der Lösung ein kollaborativer Ansatz möglich wird: Die Berater können gemeinsam mit den Mandanten regelmäßig am Thema arbeiten, was die Arbeit ungemein erleichtert. Diese enge Zusammenarbeit wird für Steuerberater ein Zukunftsthema sein, das die Software jetzt schon abdeckt.

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Das Interview in Wort und Schrift:

In welcher Branche arbeiten Sie und was leistet Ihr Unternehmen? Wäre es möglich, dass Sie sich kurz vorstellen?

A.S.: Ja, sehr gerne. Mein Name ist Andreas Schröder. Ich bin Geschäftsführender Gesellschafter der HSP GRUPPE und wir sind ein Kooperationsverbund aus Steuerberatungsgesellschaften, Rechtsanwaltsgesellschaften und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

C.S.: Sehr gerne. Mein Name ist Carsten Schulz. Ich bin Steuerberater und geschäftsführender Partner der Henniges, Schulz & Partner StBG mbB mit Sitz in Hannover.

Wie sind Sie auf die hsp bzw. auf unser Produkt aufmerksam geworden?

A.S.: Eigentlich haben wir die hsp schon vor vielen Jahren kennengelernt, als es damals um die Taxonomie für die E-Bilanz ging. Aufgrund der Namensgleichheit sind wir natürlich wieder auf die Gesellschaft gestoßen.

C.S.: Ich habe im vergangenen Jahr Recherche vollzogen und mal geschaut, ob wir zum Thema Verfahrensdokumentation eine Softwarelösung einsetzen können. Es gibt Softwarelösungen, u. a. auch von der DATEV, wir haben aber nach näherem Hinschauen festgestellt, dass wir mit der Lösung von der hsp GmbH doch eher unsere Anforderungen erfüllt bekommen und so sind wir zueinandergekommen.

Was versprechen Sie sich von Opti.Tax Doku und in welchen Bereichen werden Sie die Software in Zukunft einsetzen?

A.S.: Wir haben ja schon verschiedene Softwarelösungen ausprobiert und sind darum jetzt auch bei Opti.Tax Doku gelandet. Besonders begeistert uns die Komplexität, dass sie alles abbildet, und auch die Transparenz in dem Programm.

C.S.: Wir sind ja gehalten, für unsere Mandanten Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Das war in der Vergangenheit ein mühseliger Prozess, sich durch Worddokumente und ähnliches durchzuwühlen, da auch die richtige Versionierung sicherzustellen, das Revisionssichere etc. und so ist es auch dazu gekommen, dass wir eben nicht für alle Mandanten Verfahrensdokumentationen erstellt haben. Um diese Verpflichtung kommen weder wir noch die Mandanten drum herum, sodass wir jetzt für die Zukunft eben die Hoffnung haben – und das sieht für uns sehr gut danach aus –, dass wir mit Opti.Tax sehr viel einfacher, schneller und effizienter Verfahrensdokumentationen erstellen können und diese dann auch für die Zukunft pflegen können.

Können Sie die Software weiterempfehlen? Wenn ja, wieso?

A.S.: Das ist ja gerade erst am Start, aber so wie es jetzt aussieht – einige unserer Partner Kanzleien nutzen das ja schon – können wir uns sehr gut vorstellen, die Software dann auch weiterzuempfehlen.

C.S.: Es gibt im Moment ja keine weitere Software, um so strukturiert Verfahrensdokumentationen erstellen zu können, deswegen würden wir natürlich auch eine Weiterempfehlung aussprechen. Aber nicht nur deshalb, sondern auch weil der Funktionsumfang, den wir jetzt kennengelernt haben, uns doch schon sehr begeistert, weil wir nicht nur selber mit dieser Software arbeiten, sondern durchaus auch einen kollaborativen Ansatz dort wiederfinden, um gemeinsam mit den Mandanten regelmäßig an diesem Thema zu arbeiten. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Ich glaube, dass das für uns Steuerberater für die Zukunft auch noch ein viel spannenderes Thema sein wird, über diese Möglichkeiten, enger mit den Mandanten zusammenzuarbeiten, die Prozesse aufnehmen zu können und uns so eben auch zu einem unabkömmlichen Berater des Mandanten dann zu machen.

Welche Verbesserungen wünschen Sie sich in der Zukunft?

A.S.: Die Software ist ja schon sehr komplex. Deshalb sitzen wir heute ja auch in der Schulung hier zusammen. Ich könnte mir vorstellen, dass man die Schulungen noch besser vorbereiten kann. Wir haben heute Morgen fast eine Stunde darauf verwendet, um Teilnehmer erst einmal auf ein Level zu bekommen, dass die Software lauffähig ist. Wir haben so ein bisschen Probleme mit der Lizensierung und ähnlichem gehabt, aber ich glaube, das sind einfach Dinge, die man sehr schnell beheben kann und die kein Hemmnis für die Zukunft sind.

C.S.: Verbesserungsvorschläge hätte ich funktional inhaltlich im Augenblick erstmal keine. Das ist schon sehr mächtig, was wir da als Werkzeug an die Hand bekommen. Ich könnte mir vorstellen, dass man die Software insgesamt optisch noch etwas gefälliger machen kann, sodass man mit noch mehr Freude daran geht, damit zu arbeiten. Es ist halt häufiger so bei Softwarelösungen für den Finanzbereich, dass sie nicht sonderlich attraktiv sind, aber da kann man sicherlich dran arbeiten.

Wir bedanken uns bei Herrn Schulz und Herrn Schröder, dass sie sich die Zeit für dieses Interview genommen haben. Und wir danken auch Ihnen, liebe Zuschauer, dass Sie dabei waren. Hoffentlich bis zum nächsten Mal!

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