Opti.Cast: Im Interview mit Alexander Himmelmann von der Ecovis KSO
Keine Angst vor einer Verfahrensdokumentation, denn sie kann zu längst fälligen, überaus profitablen Optimierungen führen – sagt Alexander Himmelmann, Prozessberater der ECOVIS KSO.
Paul Liese: Hallo Alexander.
Alexander Himmelmann: Hallo Paul.
Paul Liese: Vielen Dank, dass wir auch kurz mit dir sprechen können zum Thema Verfahrensdokumentation. Erzähl doch mal, seit wann du das machst und was dein Background ist, wo du herkommst, was du vorher gemacht hast.
Alexander Himmelmann: Ich bin im Mai 2019 zu dem Team dazugestoßen. Bevor ich Mitglied des Verfahrensdokumentations-Teams geworden bin, habe ich mein betriebswirtschaftliches Studium Finanzmanagement und Controlling in einer Sanierungs- und Restrukturierungsberatung berufsbegleitend absolviert. Bin da als Junior-Berufsberater dann auch mit eingestiegen. Ich habe Prozessoptimierung mit den Mandanten gemeinschaftlich entwickelt und fand dann das Thema Verfahrensdokumentation am lebenden Mandanten spannend. Ja, deshalb sitze ich hier.
Paul Liese: Und das hat sich auch so entwickelt, wie du dir das vorgestellt hast?
Alexander Himmelmann: Ja definitiv. Das Spannende dabei sind die einzelnen Bereiche der Verfahrensdokumentation mit den Mandanten – sei es das Datenschutz-Thema, sei es die IT-Prozess-Dokumentation bzw. die Prozessaufnahme mit den Mandanten gemeinsam dahingehend zu optimieren, dass sie GoBD-konform und sicher sind mit möglichst wenig Angriffsfläche. Das ist spannend und genau das, was ich mir darunter vorgestellt habe. Und es ist definitiv auch weiterhin spannend, was die Zukunft da bringen wird.
Paul Liese: Was erwartest du von der Zukunft? Was denkst du, wo steht das Thema Verfahrensdokumentation in 12 Monaten hier im Team, aber auch generell in Deutschland?
Alexander Himmelmann: Generell gehe ich stark davon aus, dass im Rahmen der Digitalisierung das Thema Dokumentation von Prozessen immer wichtiger werden wird, damit man versteht, was die Technik, die Computer, die Roboter eigentlich machen, wer sie bedient, wie sie funktionieren, wie man in die einzelnen Prozesse eingreifen kann, wo Schnittstellen existieren. Mithilfe dieser Dokumentation werden diese Themen teilweise ja auch wirklich transparent für den Mandanten selbst. In unserer Abteilung, glaube ich, dass wir das Thema immer weiter vorantreiben können, bei den Mandanten gemeinschaftlich platzieren können und eben durch diese Dokumentation und die Betrachtungsweise von uns extern auf die Prozesse mit den Mandanten zusammen Potenziale gehoben werden können, einfach besser, effizienter und auch sicherer zu werden.
Paul Liese: Und was ist deine Erfahrung? Sehen die Mandanten, bei denen ihr in den letzten 12 Monaten aktiv wart, genauso oder ist das für die nur eine Pflichterfüllung?
Alexander Himmelmann: Teils, teils. Es gibt Mandanten, die sehen das natürlich als notwendiges Übel, um einer weiteren Vorschrift nachzukommen. Genauso gibt es aber auch Mandanten, die sind sehr dankbar, einfach mal den Berater über diese Prozesse gucken zu lassen und durch diese externe Brille festzustellen, ob es funktioniert oder nicht, ob man Sachen optimieren kann. Teilweise wird mit den Mandanten auch das allererste Mal über Prozesse und die IT-Struktur im Unternehmen nachgedacht, Potenziale gehoben und dadurch wird das Ergebnis gemeinschaftlich besser.
“Es ist effizienter. Es ist schneller”
Paul Liese: Was ist deine Top-1-Erfahrung im letzten Jahr zum Thema Verfahrensdokumentation?
Alexander Himmelmann: Am meisten habe ich mich darüber gefreut, als wir mit einem Mandanten zusammen eine Verfahrensdokumentation geschrieben und im Abschlussgespräch die Ergebnisse besprochen haben, dass er mir genau dieses Gefühl vermittelt hat, was ich gerade beschrieben habe: „Hey, das hat wirklich etwas gebracht. Wir haben operativ die Prozesse anpassen können. Es ist effizienter. Es ist schneller. Und wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“ Und das fand ich ein sehr schönes Feedback, worüber ich mich persönlich sehr gefreut habe.
Paul Liese: Das war dann auch die Motivation, zu sagen: „Richtig entschieden für das Thema, für den Job und für die zukünftigen Themen an der Stelle“.
Alexander Himmelmann: Ja, also Stichwort „zukünftige Themen“: Durch diese Vielzahl an Dokumentationsabfragetaxonomien ist natürlich das Spektrum extrem breit gefächert und es wird einfach nicht langweilig, weil jedes Mal die Struktur beim Mandanten eine andere ist. Kein Projekt gleicht dem anderen. Was wünscht man sich mehr? Jedes Mal neue Vorgehensweisen, neue Prozesse, neue Möglichkeiten zu sehen, sie zu verstehen, sie weiterzuentwickeln, teilweise davon auch zu lernen. Mehr wünscht man sich ja nicht als junger Mensch.
Paul Liese: Okay, das heißt, du würdest anderen jungen Menschen empfehlen, in diesem Bereich einzusteigen?
Alexander Himmelmann: Definitiv ja. Man muss sich am Anfang ein bisschen von diesem faden Beigeschmack lösen, den man mit dem Thema Verfahrensdokumentation erst einmal verbindet. Das könnte möglicherweise ein bisschen langweiliger werden. Das könnte ein bisschen stupide sein. Man muss sich davon lösen und sich bewusstmachen, was die Bandbreite an Abfragepunkten in einer Verfahrensdokumentation eigentlich ist, dass man unglaublich viele Beratungspotenziale heben kann – von dem Datenschutzkonzept über die IT-Struktur in dem Unternehmen, Möglichkeiten der Veralterung, Möglichkeiten der schnellen Verbesserung, die Software, die benutzt wird, die Prozessabläufe, ob sie GoBD-konform sind oder eben nicht. Durch diese Vielzahl an Themen, die man aufnimmt, mit den Mandanten gemeinsam entwickelt, durchspricht, zusammenträgt, wird es niemals langweilig.
Paul Liese: Jetzt nutzt ihr ja für die Erstellung der Verfahrensdokumentation ein Stück weit Software. Und als junger Mensch hat man ja immer den Anspruch, dass man mit einer hippen Software, mit einer hippen Technik, arbeiten möchte. Fühlst du dich bei der Software, die ihr nutzt, gut aufgehoben und es macht dir Freude, damit zu arbeiten? Oder ist es für dich eher so: „lieber das Gespräch und aufnehmen, Software ist das notwendige Übel, das zusammenzubringen“?
Alexander Himmelmann: Nein, für mich ist die Software sehr wichtig in dem Moment. Sie gibt mir bei meiner operativen Arbeit immer wieder eine Struktur vor. Auch eine gleichbleibende Qualität kann ich damit gewährleisten. Ich vergesse nichts. Hipp muss meine Software nicht sein. Für mich muss sie in dem Moment funktionieren und sie soll mich dabei unterstützen, das Ergebnis möglichst effizient und für den Kunden mit Mehrwert versehen zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit dem Software-Hersteller funktioniert für mich prima. Wenn ich – das kommt nicht häufig vor – mal eine Frage habe oder etwas nicht direkt so funktioniert, wie ich das möchte, habe ich immer einen Ansprechpartner, der mir sofort weiterhilft. Das klappt super gut.
Paul Liese: Vielen Dank. Hast du noch irgendeine Frage an mich, an uns? Oder irgendetwas, das du erzählen möchtest?
Alexander Himmelmann: Ja. Als neugieriger Mensch habe ich mich beispielsweise gefragt: Am 28.11. sind die GoBD und die Verfahrensdokumentation ja in Version 2019 erlassen worden. Wie schnell kann man eigentlich mögliche Anpassungen und Taxonomie-Abfragen implementieren in die Taxonomie und wie schnell sehe ich das wirklich live auf meinem System?
Paul Liese: Wir können das mittlerweile sehr schnell machen, weil wir einen neu entwickelten Taxonomie Generator bei uns in der Software haben und das nicht mehr über komplexe Excel Tabellen machen müssen, wo wir dann die Excel Tabellen in XBRL – was die Technologie hinter der Taxonomie ist – umwandeln müssen. Das geht also jetzt sehr schnell. Wir sind natürlich darauf angewiesen, dass wir immer einen neuen Software-Stand über Online-Updates veröffentlichen. Das heißt, das kann sich manchmal ein bisschen ziehen. Und in den GoBD aus dem letzten Jahr war ja eigentlich in der Randziffer zur Verfahrensdokumentation nur eine signifikante Änderung, dass von einer Revisionierung und Versionierung gesprochen wird. Das war der einzige Satz, der sich ein bisschen verändert hat. Und wir werden jetzt in dem Release 20.1, was im Frühjahr veröffentlich wird, die Funktion endlich bereitstellen, dass ich Verfahrensdokumentation-Versionen nebeneinanderstellen kann. Dann gibt die Software eine Tabelle aus, in der ich sehe: in der ersten Spalte stand das in der Verfahrensdokumentation für 2019, in der zweiten Spalte stand das für die Version 2020. Und wenn man jetzt mal aus der Perspektive 2022/2023 rückwärts guckt, sieht man in der dritten Spalte noch das nächste Jahr usw. Und man sieht immer, was sich über die Jahre fortentwickelt hat, sodass man als Prüfer nicht für jedes Jahr 200 Seiten lesen muss, sondern man liest einmal die 100 Seiten vom ersten Jahr plus die Änderungen der Folgejahre. Das ist eine Funktion, die wir jetzt relativ schnell bereitstellen werden. Wir haben natürlich gewisse Entwicklungszyklen und das Ausrollen der Software, was immer ein bisschen hemmt, aber wir sind da denke ich sehr schnell. Zumindest wird uns das immer wieder attestiert und ich glaube, das kam auch aus eurem Team, dass ihr sehr schnell Informationen und neue Funktionen bereitgestellt bekommt.
Alexander Himmelmann: Ja, vielen Dank. Eine zweite Frage, die mich brennend interessiert: Glaubst du, dass man mit der Software irgendwann auf Knopfdruck eine Verfahrensdokumentation erstellen kann? Sprich, der Mandant gibt beispielsweise wie wir das gerade machen in einem Interview Informationen preis und die können automatisiert in diesem System verarbeitet werden? Wir werden ja oft damit konfrontiert: Warum entsteht da so viel Aufwand? Ist das keine Knopfdruck-Lösung für euch? Für uns ist es das aktuell nicht. Glaubst du, dass da der Weg irgendwann hingehen könnte?
“Jedes Unternehmen ist individuell.”
Paul Liese: Ich glaube nicht. Denn jedes Unternehmen ist sehr individuell und keines gleicht dem anderen. Du kannst ja mal kurz die Projekte des letzten Jahres revue passieren lassen, ob ihr einen Mandanten gefunden habt, der mit einem anderen komplett identisch war.
Alexander Himmelmann: Definitiv nicht.
Paul Liese: Das sehen wir genauso. Und der zweite Punkt ist: wenn ein Mandant sich selber dokumentieren sollen würde, würde er das ja jetzt schon tun. Und ich glaube, der Input von außen, über einen Berater mal drüber zu schauen ohne diese Betriebsklappen, ohne diesen fest fixierten Blick auf die Prozesse, diese Betriebsblindheit aufzubrechen durch einen externen Blick, ist wichtig. Von daher glaube ich, dass das Thema Verfahrensdokumentation immer ein Beratungsprodukt bleiben wird. Die erstmalige Erstellung ist sicherlich aufwendig, es sind mehr Energie und Zeit notwendig. Die weitere Pflege der Jahre wird immer effizienter und schneller werden, wenn man erst einmal ein vernünftiges System etabliert hat. Und ganz im Ernst: die meisten Unternehmen haben ja ihre Prozesse nicht dokumentiert. Die haben das im Kopf. Und wie ich das jetzt diese Woche festgestellt habe, als ich eine Verfahrensdokumentation schreiben durfte in einem größeren Unternehmen: wir haben ganz schnell identifiziert, dass, wenn eine Mitarbeiterin gehen würde, ein bestimmter Bereich zusammenbricht. Und wir haben dann die Frage stellt: „Wo ist dokumentiert, was die Mitarbeiterin macht?“ Dann kam die Antwort: „Haben wir nicht.“ Man sieht, wie wichtig dieser Mitarbeiter auf einmal ist.
Alexander Himmelmann: Der gefährliche Klassiker.
Paul Liese: Genau. Und das passiert an der Stelle und die Verfahrensdokumentation hilft dem Unternehmen zum Beispiel auch, dieses Risiko zu minimieren. Von daher ist das immer ein Beratungsprodukt aus meiner Sicht.
Alexander Himmelmann: Dann sind wir uns da einig.
Paul Liese: Ja, definitiv. Wir haben auch festgestellt, dass über die Verwendung unserer Software man eine Verfahrensdokumentation auch in der erstmaligen Erstellung effizient machen kann. Das ist ja kein sperriges Thema, was 20, 30, 40 Beratertage verschlingen muss, sondern man kann das ja sehr effizient lösen und über die Jahre weiterentwickeln. Von daher ist diese Angst nach dem Motto, „okay ich habe ein Beraterprojekt mit 100 Tagen“ ein Irrglaube aus meiner Sicht, und da hilft unsere Software dann auch schon, die Erstellung vom Aufwand her zu minimieren.
So und dann wollen wir jetzt noch mitteilen, dass Alexander nächstes Jahr beim Dschungel-Camp mitmachen möchte.
Alexander Himmelmann: Genau.
Paul Liese: Die Bewerbung werden wir rechtzeitig einreichen. Ich denke, das Video reicht schon, um deine Leidensfähigkeit und deine kommunikativen Fähigkeiten zu dokumentieren.
Alexander Himmelmann: Genau, also RTL, falls du das sehen solltest: ihr könnt mich anrufen. Die Nummer steht unten drunter. Und dann rock ich das Ding.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
