hsp.talk: Im Interview mit Ute Schröder

Nach Erstellung der Verfahrensdokumentation kommt das nächste: die Optimierung der eigenen betrieblichen Prozesse. Und das steuern und überwachen der Prozesse im Unternehmen durch ein IKS (Internes Kontroll System). In unserem Studio war Ute Schröder, Geschäftsführerin von C4B, zu Gast und berichtet mit Paul Liese über die Partnerschaft und welche Vorteile sich für Opti.Tax Doku Anwender daraus ergeben.

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Paul Liese: Du bist Geschäftsführerin der C4B. Was macht die C4B?

Ute Schröder: Die C4B ist ein Netzwerk für Führungskräfte im Rechnungswesen und Controlling. Das Ziel ist es, langfristig Beratungskosten zu sparen. Es ist ja so, dass jeder immer „in seinem eigenen Saft kocht“ und auch viele Ideen immer wieder neu selbst entwickeln muss. Da haben wir uns zusammengetan – das ist ursprünglich mal entstanden mit Großkonzernen, wie Beiersdorf, Jungheinrich, Fielmann; wir haben uns zusammengesetzt und gesagt „wir müssen mal irgendwie so etwas wie eine Plattform haben, wo wir uns gemeinsam austauschen und versuchen, wie man optimale Prozesse im Rechnungswesen und Controlling gestalten kann. Und daraus ist inzwischen ein bundesweites Netzwerk geworden. Ich würde sagen, wir sind jetzt DAS Finance Network in Deutschland.

Paul Liese: Warum habt ihr mit uns Kontakt aufgenommen?

Ute Schröder: Weil wir das Problem haben, dass wir das in Word und in Powerpoint gemacht haben, und das ist natürlich nicht so die optimale Lösung. So ist die Idee entstanden. Ich hatte mir bei Andreas dann die Verfahrensdokumentation angeguckt und fand die hsp GmbH sehr, sehr schön in der Lösung. Und das ist ja auch ein schöner Einstiegspunkt. Man fängt mit der Verfahrensdokumentation an und landet ganz schnell bei den Unternehmensprozessen und insofern ist das ja auch eine schöne Ergänzung. So sind wir auf euch gekommen.

Paul Liese: Jetzt haben wir gesehen, dass in den ersten Prozessen, die ihr uns zur Verfügung gestellt habt, auch IKS-Tipps mit drin sind und Hinweise und dergleichen. Was hat der Anwender davon, wenn er das so liest? Bekommt er einfach nur einen Musterprozess oder bekommt er auch eine Empfehlung, wie er etwas umsetzen könnte?

Ute Schröder: Ja, er bekommt gleichzeitig noch eine Empfehlung, einmal zum IKS, zum Internen Kontrollsystem: an welchen Prozessschritten sollte ich Prüfungen einbauen? Das ist ja auch toll bei eurer Software: dass man gleich Aufgaben zuweisen kann und sagt „ich kann mir eine Roadmap machen“; dass ich im Prinzip weiß, an welchen Aufgaben muss ich noch etwas tun, um wirklich diesen Weg in eine digitale Buchhaltung weiter voranzutreiben – nicht nur digital, sondern auch automatisiert.

Paul Liese: Das ist natürlich der Wunsch vieler da draußen, dass Prozesse, die immer wiederkehrend sind, größtmöglich automatisiert werden. Jetzt hast du ja eben mit unseren Entwicklern zusammengesessen, zumindest mit zweien von ihnen. Wie war es?

Ute Schröder: Das war spannend. Ich habe selten mit Entwicklern gearbeitet. Ich fand die super nett. Du willst ja jetzt auch Grafiken mit einbauen. Das sieht schon ganz toll aus. Ich glaube, ein bisschen Programmieraufwand ist immer noch da. Aber das sieht schon ganz toll aus und ich freue mich riesig auf das fertige Produkt. Ich glaube auch, dass die Unternehmen da super gut mit arbeiten können. Weil ich ganz toll fand, dass man von den Texten auf die Grafiken springen kann und umgedreht. Das heißt, auch wenn man in den Grafiken noch eine Aufgabe mit dazu nimmt, verändern sich automatisch die Textbausteine. Man braucht keine Querverweise mehr. Man braucht nichts mehr manuell nachpflegen. Sondern man kann sich überlegen, „baue ich im Textfeld etwas ein?“ und die Grafik generiert sich automatisch oder umgedreht. Das fand ich ganz toll gelöst.

Paul Liese: Ja, da bin ich auch gespannt. Für alle, die jetzt noch nicht wissen, worüber wir sprechen: Grafiken sind die Prozessdiagramme, die Flowcharts, um zu sehen, wie so eine Prozesskette im Ablauf ist, welche Abzweigung es nach rechts und links gibt, wo es vielleicht auch Subprozesse gibt, die bestimmte Sachen betreffen; und das Ganze nach dem BPM-Modell, sodass es im Release 20.0 in knapp zwei Wochen von uns mit bereitgestellt wird. Eine Sache hast du heute noch nicht gesehen, und zwar hatte ich ja am Freitag schon darüber gesprochen, dass wir aus anderen Bereichen Risikokontrollmatrix, wann immer wir das Thema IKS (Internes Kontroll-System) betrachten, daher gehen können, dass wir Risiken per Drag and Drop einem Prozessschritt zuordnen können. Sodass man das an einer Stelle einmal dokumentiert und wenn sich ein Risiko verändert, muss ich nicht alles umschreiben, wie das in Word und Excel und WISO der Fall wäre, sondern ich ändere dann nur mein Risiko und habe das gleich wieder an die Prozesskette automatisch verknüpft.

Ute Schröder: Und das finde ich wirklich toll, im Gegensatz zu Word und Powerpoint, dass man seine Unternehmensprozesse abgebildet hat und dann eben über interne Kontrollen/Risikomatrixen weiterarbeiten kann, seine Prozesse weiter optimieren kann und auch eine Transparenz schafft im Unternehmen. Und wenn man mal ganz ehrlich ist: wie viele Unternehmen haben das schon wirklich?

Paul Liese: Ja, die wenigsten. Weil immer das Werkzeug fehlte.

Ute Schröder: Ja genau.

Paul Liese: Man hat das mit Word gemacht, hat irgendwie angefangen zu schreiben und dann war das tägliche Business wieder so aktiv, dass man nicht mehr dazu gekommen ist. Und welcher Chef beschäftigt dann Mitarbeiter nur für die Doku? Das ist auch relativ selten. Deswegen macht es einfach Sinn, über so ein Werkzeug nachzudenken. Ja, das ist extrem spannend. Auch mit deinem Team zusammenzuarbeiten. Das finde ich sehr gut. Und ich bin gespannt, was wir da die nächsten Monate und Wochen auf die Straße bringen werden. Am Ende ist immer die Frage, was die Kunden dazu sagen. Jetzt hatten wir letzte Woche Freitag schon die erste Gelegenheit, ich glaube zwei Unternehmer dabei zu haben. Wie war das Feedback von denen?

Ute Schröder: Sehr, sehr positiv. Die haben auch gleich überlegt, ob sie das in ihrem Unternehmen anwenden. Die warten jetzt nur noch auf die fertige Version. Sie fanden es sehr, sehr gut, dass sie damit ihre Prozesse auch schneller dokumentiert bekommen und dass das den Arbeitsaufwand erheblich erleichtert.

Paul Liese: Ich bin gespannt. Wir werden demnächst, wenn wir mit dem Release fertig sind – wie gesagt, am 6. Dezember wollen wir das freigeben –, das unseren Kunden zur Verfügung stellen. Wir werden noch einmal in einem Online-Meeting vorstellen, wie das Ganze funktioniert. Dann zeigen wir auch wieder unseren Bildschirm hier vor uns und gehen dann mal durch die einzelnen Themen durch, damit diejenigen, die uns beobachten und jetzt zuschauen, sehen, wovon wir eigentlich sprechen. Erstmal neugierig machen ja, auf die Folter spannen ja, und das Live sehen wir dann in zwei Wochen.

Ute Schröder: Ich kann dir sagen, dass Andreas das auch ganz spannend fand. Auch für die Wirtschaftsprüfer. Weil er gesagt hat, „Mensch, das ist vielleicht auch mal eine Möglichkeit in betriebswirtschaftliche Beratungen mit einzusteigen und über die Verfahrensdokumentation dann auch weiterzugehen“.

Paul Liese: Ja, das ist die Erfahrung, die wir gemacht haben. Wenn ich heute eine Verfahrensdokumentation für ein Unternehmen schreibe, dann nehme ich die steuerlichen Ist Prozesse auf und nicht die Soll-Prozesse. Und ich stelle immer wieder fest, dass ich Prozesse optimieren kann, wenn ich etwas umstelle. Und nehme ich erst einmal die Verfahrensdokumentation auf, die Ist-Prozesse, dann komme ich immer an den Punkt, dass ich in die betriebswirtschaftliche Beratung gehen kann, sofern der Mandant das zulässt. Aber welcher Mandant wehrt sich dagegen, Geld zu sparen oder effizienter zu arbeiten, wenn man ihm zeigt wie? Und da schließen wir an dieser Stelle gemeinsam die Brücke mit C4B und hsp und liefern Werkzeug nicht nur in Form von Funktionen bei unserer Software, sondern auch Content von euch, der einem hilft, das Ganze zu gestalten und einem irgendwo auch zeigt, wie man das machen kann.

Ute Schröder: Also ich freue mich da schon richtig drauf.

Paul Liese: Ja, wir uns auch. Haben wir noch irgendetwas für unsere Zuschauer oder ist alles gesagt?

Ute Schröder: Was man noch ergänzen könnte: ich glaube das ist eben auch sehr, sehr wichtig, um Fraud (Betrug), um Angriffe auf das Unternehmen sicherzustellen; so das Thema Risikoaspekt. Das haben wir vielleicht noch nicht so deutlich besprochen. Weil ich glaube, es hilft diese Transparenz von Unternehmensprozessen, Schnittstellen zu optimieren, aber auch Angriffe von außen nicht mehr zuzulassen und auch Fehler zu vermeiden. Insofern ist das schon ein wichtiges Thema. Es ist jetzt auch gesetzlich verankert in den GoBD und insofern muss das auch jedes Unternehmen jetzt tun. Ich denke, das ist wirklich ein guter Startpunkt für die Unternehmen, da jetzt mal ran zu gehen.

Paul Liese: Ja, das finden wir auch. Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben oder eine individuelle Präsentation haben wollen, schreiben Sie uns über die Kontaktdaten auf der Website. Oder auch an euch, Ute. Ihr habt ja auch eine Version, die ihr dann zeigen könnt ab nächster Woche. Dann soweit: vielen Dank, dass du hier warst.

Ute Schröder: Gerne.

Paul Liese: Kurz und knapp: vielen Dank, dass Sie Geduld hatten und durch unseren verspäteten Start nicht abhandengekommen sind. Wir wünschen Ihnen noch einen schönen Feierabend und eine tolle Woche und wir freuen uns auf den nächsten Termin mit Ihnen. Der nächste Termin ist am 6. Dezember um 15:00 Uhr. Für den Livestream ist bei mir der Julian Rumkowski aus unserem Support- und Consulting-Team, mit dem ich gemeinsam das Release 20.0 vorstelle. Und das nächste große Livestream-Event – sofern die Telekom uns keinen Strich durch die Rechnung macht – findet am 12. Dezember statt mit Stephan Schütrumpf von der Creditreform, wo es um die Integration unserer Software in den Ratingprozess der Creditreform AG geht. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und einen schönen Feierabend. Bis dann!