Intelligente Taxonomie-Software kann viel mehr leisten als nur den Jahresabschluss und die E-Bilanz

Für viele Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ist der Begriff Taxonomie vor allem mit den Themen E-Bilanz und Jahresabschluss verknüpft. Denn beim Reporting an die Finanzbehörden führt spätestens seit 2013 kein Weg an den vorgegebenen Taxonomien vorbei. Auch andere Bereiche des klassischen Finanzreportings, wie die Übermittlung von Offen- oder Hinterlegungen an den Bundesanzeiger, den Digitalen Finanzbericht (DiFin) oder Bonitätschecks und Ratings werden immer häufiger auf der Basis von Taxonomien erledigt. Weniger bekannt ist, dass Taxonomie- Lösungen auch als äußerst leistungsfähige Instrumente für Compliance-Aufgaben eingesetzt werden können.

Insbesondere Taxonomie-Komplettlösungen wie hsp Opti.Tax bieten ein breites Spektrum an Optionen und Funktionen, mit denen sich neben dem Finanzreporting auch die Dokumentation von Compliance Themen ebenso sicher und konsistent wie effizient komfortabel erledigen lässt.

Ordnung ist das halbe (Finanz)leben

Laut Wikipedia ist eine Taxonomie ein einheitliches Verfahren oder Modell, mit dem Daten, Informationen oder Objekte nach bestimmten Kriterien klassifiziert, das heißt in Kategorien oder Klassen (auch Taxa genannt) eingeordnet werden. Diese einheitliche Einordnung erleichtert den Umgang mit Einzelfällen und ermöglicht summarische Aussagen bis hin zu einer Erklärung von Zusammenhängen. Sie zwingt zur Klarheit über die Unterschiede zwischen den Kategorien und führt so zu einem besseren Verständnis des Untersuchungsbereichs. Die hsp stellt diverse Taxonomien für unterschiedliche Themengebiete bereit.

Finanzreporting für Fortgeschrittene

Im Bereich Finanzreporting werden die vorgegeben Taxonomien der Bundesfinanzverwaltung eingesetzt. Sie entsprechen internationalen Standards und ermöglichen über die verpflichtenden Reportings hinaus auch eine offene und effiziente Finanzkommunikation, zum Beispiel mit Kreditinstituten, Kapitalgebern oder Ratingagenturen. Über die Klassiker Jahresabschluss, E-Bilanz und Offen-/Hinterlegung beim Bundesanzeiger gewinnt der Digitale Finanzbericht gerade in der Kommunikation mit Geschäftspartnern und Stakeholdern mehr und mehr an Bedeutung.

Compliance Dokumentation effizient gestalten

Und auch im Bereich Compliance Dokumentation befinden sich intelligent eingesetzte Taxonomie-Lösungen auf dem Vormarsch. Sie dienen zum Beispiel der Erstellung der Verfahrensdokumentation, eines Tax Compliance Management Systems, einer Verrechnungspreisdokumentation, der Kassendokumentation, des Datenschutzberichtes oder einer Geldwäsche Risikoanalyse.

Für diese Aufgaben werden von der hsp eigens entwickelte Taxonomien bereitgestellt, die zum Beispiel auch Branchenbesonderheiten abbilden.

Die Taxonomien sind aufgeteilt in Berichtsbestandteile (Kapitel oder Kategorien). Jeder Berichtsbestandteil enthält eine klare Gliederung über Ordner und Positionen und führt den Anwender durch den Sachverhalt. Dabei entscheidet der Anwender, ob er die aufgeführten Positionen ausfüllt oder nicht – je nach Sachverhalt und Situation im Unternehmen/beim Mandanten (siehe nachfolgender Screenshot).

Screenshot

Jede Position in einer Taxonomie hat klar definierte Eigenschaften. Diese Eigenschaften entscheiden zum Beispiel darüber, ob die Position relevant für ein Thema ist oder nicht. In der Projektart „Prozess- und Verfahrensdokumentation“ entscheidet diese Relevanz zum Beispiel darüber, ob nur die Positionen eingeblendet werden, die für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation relevant sind.

Ist ein Wert einmal in einer Taxonomieposition erfasst, kann dieser konstant mit in Korrektur- und Nachfolgeprojekte übernommen werden. Denn jede Taxonomieposition enthält eine eineindeutige technische ID. Diese bleibt über den gesamten Lebenszyklus einer Taxonomie unverändert.

Daten bleiben bei Updates erhalten

Sowohl neue rechtliche Vorgaben als auch Wünsche von Anwendern können dazu führen, dass Taxonomien angepasst oder erweitert werden müssen. Hat ein Nutzer in einer Taxonomie-Version zum Beispiel eine Verfahrensdokumentation erstellt, kann er beim Update auf eine neuere Version alle Daten aus dem vorherigen Projekt in ein neues Projekt übertragen. Es stehen ihm sowohl die bisherigen Daten als auch alle neuen Positionen, die mit der neuen Taxonomie-Version bereitgestellt werden, zur Verfügung. Der Anwender kann dann selbst entscheiden, ob und welche der neuen Positionen er für seine Dokumentationsaufgaben nutzen möchte.

Eine wichtige weitere Besonderheit bei der Verwendung einer Taxonomie ist, dass nur die tatsächlich genutzten Positionen im Bericht erscheinen. Werden Positionen einer Taxonomie nicht genutzt, bleiben diese auch im Bericht unsichtbar. Es entstehen also keine Verweise auf Kapitel, die keine Daten enthalten.

Bezüge innerhalb von Taxonomien sparen Zeit und sorgen für Konsistenz

Verbindungen zwischen unterschiedlichen Positionen einer Taxonomie erlauben dem Anwender, von einer Position zur nächsten zu springen. Dabei müssen alle Sachverhalte nur einmal dokumentiert werden, weil innerhalb der Dokumentation immer wieder auf diese verwiesen wird. Auch Datenaktualisierungen werden für sämtliche Bezüge und Verbindungen automatisch übernommen.

Wie komfortabel solche Verknüpfungen sein können, zeigt sich anschaulich am Beispiel des Tax Compliance Management Systems: So können hier die in der Verfahrensdokumentation erfassten Prozessschritte direkt mit einer Steuerart verknüpft und automatisch dokumentiert werden. Das sorgt für Sicherheit, Transparenz und Effizienz.

Höchste Zeit also, alle Vorteile einer Taxonomie zu nutzen!