Alles für den reibungslosen Jahresabschluss in nur einer Software

Im Umfeld von Software-Lösungen für die Erstellung von Jahresabschlüssen ist das Bilanzrating auf Basis einer Schnittstelle zur Creditreform absolut neu und einzigartig. Die Besonderheit dabei: das umgehende digitale Feedback der Creditreform und die Übermittlung des Bilanzratings mit Kennzahlen, inklusive branchen- und bundesweitem Vergleich. Im Modul Dokumentation wurden zwei Themen zusammengebracht, die zusammengehören – und zwar in einer Software und nicht in verteilten Tools: die schriftliche Dokumentation von Soll-Prozessen sowie die Visualisierung des neuen Moduls Live-Chart – automatisiert als Prozessdarstellung.

Seitdem es die E-Bilanz gibt, waren wir von der hsp davon überzeugt, dass es weitere Interessenten für strukturierte Daten von Jahresabschlüssen gibt und geben wird. Die Nutzung von XBRL und die damit einheitliche Bereitstellung von Daten macht es einfach, die unterschiedlichsten Empfänger zu bedienen. So wurde vor einigen Jahren das Projekt ELBA ins Leben gerufen. Banken hatten erkannt, dass die auf Basis von Taxonomien erfassten Daten der Jahresabschlüsse Prozesse innerhalb der Banken optimieren und vereinfachen würden. Heute ist dieser Prozess unter dem Namen Digitaler Finanzbericht bekannt und dabei, sich mehr und mehr zu etablieren.

In Opti.Tax wird der Jahresabschluss im gleichnamigen Modul bereits auf Taxonomien erstellt, die von der Finanzverwaltung zum Beispiel für die Übermittlung der E-Bilanz vorgegeben werden. Dadurch entsteht kein Medienbruch für das Finanzreporting.

Ist der Jahresabschluss in Opti.Tax erstellt, können mit dem neuen Release ab sofort die Projekte für die E-Bilanz und den Bundesanzeiger automatisiert erstellt werden – und zwar ganz einfach auf Knopfdruck. Dabei werden alle für das Projekt relevanten Informationen aus dem Jahresabschluss und dem verknüpften Vorjahresprojekt übernommen, z.B. die Kontenzuordnungen oder Vorjahreswerte, die im aktuellen Projekt als Werte der Vorperiode benötigt werden. Im E-Bilanz Projekt reduziert sich der Erstellungsaufwand erheblich, da nur noch wenige Punkte offen sind. Dazu können gehören:

  • die Überleitung von der Handels- zur Steuerbilanz

und/oder

  • Änderungen bei den Sonder- und Ergänzungsbilanzen.

Im Projekt für den Bundesanzeiger werden der Anhang und Lagebericht aus dem Jahresabschluss übernommen, sofern es notwendig ist. Mittels der Vereinfachungsregeln kann die Bilanz verdichtet werden, so dass nur das veröffentlicht wird, was veröffentlicht werden soll. Nach wie vor sieht der Anwender vor dem Veröffentlichen oder Hinterlegen, was übertragen wird und wie es aussieht.

Achtung neu! Opti.Tax 20.0 ist da!

Finanzreporting ohne Medienbruch

Direkt aus dem Jahresabschluss-Projekt wird der digitale Finanzbericht an die Banken übermittelt und das Bilanzrating bei der Creditreform bestellt. Der Anwender wird im Versandprozess durch den Vorgang geführt, kann weitere Dokumente an den Empfänger senden und vor der Übermittlung die Daten prüfen. Für die Übermittlung des Jahresabschlusses an die Creditreform kann der Anwender zwischen den folgenden Varianten entscheiden:

  • Übermittlung ohne Verwendung der Daten in der Creditreform Wirtschaftsauskunft
  • Übermittlung mit Verwendung der Daten in der Creditreform Wirtschaftsauskunft

Stimmt der Anwender der Verwendung der Daten in der Creditreform Wirtschaftsauskunft zu, erhält dieser eine Bonitätsanalyse als Feedback zu den übermittelten Daten. Zusätzlich kann der Anwender das Bilanzrating bestellen. Beide Berichte werden innerhalb von Sekunden erstellt und am Ende des Versandvorgangs direkt als Feedback in Opti.Tax angezeigt. Die schnelle Bereitstellung der Berichte wird durch die Verwendung der XBRL-Taxonomie ermöglicht.

Dokumentation von Soll-Prozessen

Kernelement einer Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung von Prozessen. Nicht nur im betrie­blichen Rechnungswesen, sondern für alle Bereiche im Unternehmen, die Einfluss auf Buchungen im Rechnungswesen haben. Im Modul Dokumentation war es von Beginn an möglich, im Berichtsbestandteil „Organisation der Prozesse“ die IST-Prozesse zu doku­mentieren. Aus der Aufnahme der IST-Prozesse kam in durchgeführten Projekten immer wieder die Frage auf, ob es Best-Practice oder Benchmarks für Prozesse gibt, an denen sich Unternehmen orientieren können. Mit dem neuen Release von Opti.Tax ist es ab sofort möglich, solche SOLL-Prozesse zu importieren und seine eigenen IST-Prozesse damit abzugleichen.

Neben der schriftlichen Dokumentation der Prozesse ist es mindestens genauso wichtig, die Prozesse visuell zu „greifen“. Das neue Modul Live-Chart ermöglicht genau dies. Prozessketten können per Drag and Drop in das Live-Chart gezogen und visualisiert dargestellt werden. Im nächsten Schritt können gemäß dem BPMN-Modell Entscheidungen eingefügt und Prozesse miteinander verbunden werden. Änderungen in der Reihenfolge von Prozessschritten wirken sich auf die schriftliche Dokumentation aus und umgekehrt genauso. Damit entwickelt sich das Live-Chart dynamisch weiter und eine doppelte Pflege in zwei verschiedenen Softwaresystemen ist nicht mehr notwendig.