Opti.Tax Release 20.1: DATEV und BAFA an Bord

Neu: Opti.Tax connects DATEV und BAFA

Vor knapp vier Monaten wurde das Opti.Tax Release 20.0 freigegeben. Nun folgt das Release 20.1. Dabei macht es die aktuelle Situation mehr denn je notwendig, situativ und agil auf die sich verändernde Situation einzustellen. Und unseren Kunden und Partnern ein Werkzeug mit neuen Funktionen an die Hand zu geben.

Mit dem Release Opti.Tax 20.1 werden zwei wichtige Module freigegeben: die Schnittstelle zu DATEV connect und das Modul für die Beratungsförderung. Dabei ist die Entwicklung beider Module auf die Zusammenarbeit mit unseren Partnern zurückzuführen. Diese Tatsache zeigt beispielhaft, wie wir mit unseren Partnern Agilität leben.

Die DATEV Schnittstelle

Im Januar sprachen wir mit unserem Partner Truststone erstmals über die Möglichkeiten zur Anbindung an die DATEV Systemlandschaft. Unser Partner Truststone Software GmbH stellt die Plattform kanzlei.land bereit. Die beiden Geschäftsführer Philip Hellmig und Kiljan Krys berichteten über Ihre Erfahrungen zur Entwicklung einer Schnittstelle, um via DATEV connect online Daten zu übergeben. Bei uns im Team führte das Gespräch noch am gleichen Tag dazu, dass wir dieses Thema prüfen wollten. Denn seit hsp die Software für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen anbieten, fragten Nutzer immer wieder nach einer Schnittstelle zur DATEV.

Gute Connection, schnelle Umsetzung

Nach ca. zwei Wochen stand die Entscheidung: Wir begannen mit der Entwicklung einer Schnittstelle zur Nutzung von DATEV connect. Bereits nach kurzer Zeit konnten wir erste Ergebnisse unter die Lupe nehmen. Dabei wurde immer deutlicher, dass die Schnittstelle für unsere Kunden Vorteile in der Erstellung der Verfahrens- oder Prozessdokumentation bringen wird. Auch testeten wir erfolgreich die Weitergabe von Jahresabschlüssen auf Taxonomiebasis an die Creditreform. Dazu gehört die Bereitstellung eines ausführlichen Ratingberichts – inklusive Branchenvergleich und bundesweitem Vergleich der KPIs.

Die Schnittstelle zu DATEV connect ermöglicht folgende Vorgänge:

• Zugriff auf die Mandantenliste in DATEV und automatisierte Anlage des Mandanten in Opti.Tax
• Übernahme aller relevanten Stammdaten des Mandanten für die Vorbefüllung der entsprechenden Positionen, unter anderem in den Projektarten
  • Verfahrens- und Prozessdokumentation
  • Dokumentation der Kassenführung
  • Ratinganalyse mit Creditreform
• Übernahme der Salden und automatisches Zuordnen der Sachkonten gem. SKR03 oder SKR04 auf Taxonomiepositionen

Wir ziehen ins kanzlei.land

Im kanzlei.land werden die Mandanten aktiv in die Erstellung einer Verfahrens- und Prozessdokumentation mit eingebunden. Dies beginnt damit, dass ab sofort die abgeholten DATEV-Daten mit der neuen Schnittstelle an kanzlei.land mit übergeben werden. Anschließend folgt das initiale Interview im kanzlei.land mit dem Mandanten. Dort kann er die Daten prüfen. Notwendige Änderungen an seinen Stammdaten kann er über diesen Prozess kommunizieren. Darüber hinaus prüfen wir die Möglichkeit, diese geänderten Daten auch an DATEV zu übergeben. Denn so wären die Stammdaten des Mandanten auch dort direkt aktuell.

Das Modul Beratungsförderung

Ebenfalls im Januar traf sich Paul Liese mit Alexander Thiem, Fördermittelberater. In Hamburg sprachen die beiden über die Inhalte ihrer Partnerschaft. Daraus sollten konkrete Mehrwerte für die Anwender von Opti.Tax Doku erfolgen. Erste Ergebnisse aus dem Gespräch wurden noch am selben Tag via Livestream festgehalten und präsentiert. Weder die beiden noch das Team der hsp hätten gedacht, dass diese strategische Weiterentwicklung so schnell von elementarer Bedeutung sein würden.

In vielen Gesprächen zwischen Interessenten an Opti.Tax Doku und Paul Liese wurde eines immer wieder deutlich: Kaum ein Mandant interessiert sich für das Thema Verfahrensdokumentation. Viele Mandanten begründen dies mit verbundenen Kosten. In anderen Fällen sprachen Mandanten den Berater darauf an, dass die BAFA die Erstellung einer Verfahrensdokumentation bezuschusst. Aber die Berater wiederum dachten an die Beantragung, die Dokumentation der Beratung. Der gesamte Prozess sei zu aufwändig, der Zuschuss lohne sich nicht.

Die genannten Gründe führten zur Definition folgender Ziele:

• Noch nicht bei der BAFA akkreditierte Unternehmen sollen einfach alle Unterlagen zusammenstellen können, um sich dann bei der BAFA mithilfe von Alexander Thiem und der hsp akkreditieren zu können.
• Die Antragstellung eines Beratungsprojekts auf Förderung soll schnell und effizient möglich sein.
• Die Erstellung des Beratungsberichts soll einfach und effizient sein, am besten mit Mustertexten und -vorlagen unterstützt.

Bedarf erkannt, blitzschnell umgesetzt

Alle Ziele wurden erreicht. Opti.Tax 20.1 macht es nun möglich, alle notwendigen Unterlagen für die Akkreditierung zu erstellen. Hat der Berater die Akkreditierung bei der BAFA eingereicht, kann er schon im nächsten Schritt bei der Anlage eines Beratungsprojektes angeben: Dieses Projekt soll über die BAFA gefördert werden. Im Projekt werden die relevanten Parameter abgefragt und dann per Knopfdruck alle Daten in das Formular der BAFA übergeben. Ein paar Klicks mehr und der Antrag liegt auf dem digitalen Tisch der BAFA.

Ist der in Opti.Tax angelegte Mandant zum Beispiel mit einem Mandanten in kanzlei.land gekoppelt, kann der Mandant zu Beginn des Interview seine von der BAFA zugeteilte Vorgangsnummer eingeben und damit das Interview starten. Musterprozessketten, etwa für die Liquiditätsberatung, stehen in Opti.Tax Doku zum Download zur Verfügung. Gleiches gilt für die Datenbank mit Mustertexten und Handlungsempfehlungen, die kontinuierlich ausgebaut wird und immer mehr arbeits- und zeitsparende Mustervorlagen enthält.