Wie berechnen Softwarehersteller am besten die Preise für Ihre Kanzleisoftware? Und gibt es seitens der Kund:innen viele Verhandlungen? Die TaxTech-Runde widmete sich gestern im Mittwochs-Talk genau diesen Fragen.

Der Austausch über Preisgestaltung und Preisdiskussionen war in der vierköpfigen Runde um die Moderatoren Paul Liese von hsp und Philip Hellmig von kanzlei.land rege. Die Mehrheit machte direkt zu Beginn des Clubhouse-Talks klar: „Bei uns feilschen die Kanzleien um jeden Euro“.

Die Modelle, die die Softwarehersteller ihren Kund:innen bieten, sind dabei unterschiedlich: Von maximaler Flexibilität mit monatlicher Kündigungsfrist, einzeln hinzubuchbaren Tools und Rabattsystemen bis hin zu einem Paket mit Festpreis und Mindestlaufzeit. Es zeigte sich: Die Flexibilität bietet Steuerberaterkanzleien zwar viele Vorteile – sie können die Software an Ihre Bedarfe anpassen; sie steigert aber auch die Diskussionen um die einzelnen Preise.

Pakete zum Festpreis versus Pay-per-use für einzelne Features

Wie berechnen die Softwarehersteller zum Beispiel die Kanzleizugänge? Die einen gehen nach Kanzleigröße, also der Gesamtzahl der Mitarbeiter, und legen dafür einen bestimmten Preis fest. Die anderen rechnen – auch auf Wunsch Ihrer Mandant:innen – jeden Zugang einzeln ab. Ähnlich ist es bei den Features der Kanzleisoftware: Es gibt Basispakete, zu denen einzelne Tools hinzugebucht werden können, oder feste Bundles – also pay-per-use-Angebote versus Festpreis.

Deutlich wurde, dass Modelle, die sich an der tatsächlichen Nutzung orientieren für die Kund:innen zwar fairer, aber auch schwieriger zu berechnen sind. Die Softwarehersteller müssen dann Monat für Monat abrechnen und verfallen mitunter jedes Mal aufs Neue in eine Rechtfertigungslage. Dabei kommt es nicht unbedingt wegen der Höhe der Preise zu Diskussionen, sondern wegen der Vielzahl an Möglichkeiten, die das Hinzubuchen einzelner Features bietet.

Konsens herrschte darüber, dass vielen Steuerberatungskanzleien oftmals nicht bewusst ist, wie viel Softwareentwicklung überhaupt kostet. Das Jahresgehalt für einen Entwickler mit Fachniveau, wie es die speziellen Softwaresysteme erfordern, liegt schnell bei bis zu 70.000 Euro. Zusätzliche Kosten kommen hinzu, zum Beispiel für die Bereitstellung einer Cloud auf inländischen Servern. All das zu kommunizieren, ist oftmals schwierig.

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Wie Steuerberatungskanzleien überzeugen?

Bei der Frage, wie neue Kund:innen gewonnen werden können, war sich die Runde wiederum uneins. Aktionsgutscheine für bestimmte Pakete? Kostenlose Testphase für die Kanzleien? Demo-Version? So vielfältig die Ansätze, so unterschiedlich auch die Erfahrungen. Aktionsgutscheine können die Gefahr bergen, dass die Steuerberatungskanzleien nur noch rabattierte Preise verlangen. Zudem passen die vorgebundenen Pakete für die einzelnen Steuerberatungskanzleien oftmals nicht. Den Kanzleien bestimmte Features für ein paar Monate kostenlos anzubieten, kann mitunter gut funktionieren. Für gewisse Systeme ist dies aber nicht rentabel, da der Individualisierungsaufwand der Software zu hoch ist. Mit Demo-Versionen können Steuerberater:innen zwar neue Systeme und Tools aufprobieren, aber eben ohne ihre Kanzleidaten.

Eine gute Möglichkeit scheint das Arbeiten mit einem theoretischen Einrichtungsaufwand zu sein. Festgesetzt wird ein Betrag von zum Beispiel 2.000 Euro. Bleibt die Kanzlei mindestens ein Jahr bei der Software, entfällt dieser Betrag. Kündigt sie den Vertrag eher, wird die Pauschale anteilig berechnet. Das bietet den Herstellern Sicherheit und den Kanzleien Flexibilität.

Welchen Preis würde der Kunde zahlen?

Ein guter Ansatz für die Preisverhandlungen mit den Kanzleien ist die Offensive, also einfach mal zu fragen, welchen Preis der Kunde bereit ist zu zahlen. Dafür muss den Steuerberater:innen aber natürlich auch der Mehrwert der Software klar sein.

Am Ende der Talkrunde ist klar: DIE perfekte Lösung für die Preisgestaltung gibt es nicht. Zumal die Erwartungen der Kund:innen und die einzelnen Systeme zu unterschiedlich sind.