Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Opti.Tax:

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hsp Handels-Software-Partner GmbH

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aus 259 Bewertungen

Wissen erhalten, Prozesse optimieren

Lernen Sie Opti.Tax mit BPMN und Cloud-Komfort kennen

Wenn ein Mitarbeiter geht, entstehen viele Fragen:

  • Wird das Fachwissen festgehalten?
  • Wie verläuft die Übergabe?
  • Wer kümmert sich wann um was?

Die sichere Lösung: eine lebende Prozessdokumentation.

Sehen Sie im Video, wie einfach eine Dokumentation mit Opti.Tax entsteht.

Effiziente Dokumentation, bessere Prozesse

Ihre Vorteile mit Opti.Tax für Prozessdokumentation

Visualisierung in BPMN und Textform

In Opti.Tax Doku stehen Ihnen mehrere Optionen für die Visualisierung zur Verfügung:

  • BPMN-Diagramme (Business Process Model and Notation): international anerkannte, klare Darstellung Ihrer Prozesse
  • Klassische Textform: zum Durchlesen, allerdings dynamisch aufgebaut und einfach zu pflegen
  • Ideal für Onboarding, Schulung und interne Kommunikation

Prozessschritte mit Referenzen anreichern

Jedes Unternehmen ist individuell. Deshalb geht die Datenerfassung bei Bedarf in die Tiefe:

  • RACI- Rollen: Definitionen von Rollen und Zusändigkeiten
  • Anhänge und Integrationen: Dateien, Links, externe Tools wie d.velop process studio und relevante Risiken
  • Wiederkehrende Aufgaben, z. B. Kontrollmaßnahmen im Vier-Augen-Prinzip

Microsoft-365-Integration an Bord

Mit der Microsoft-365-Integration wird die Aktualität zur Selbstverständlichkeit:

  • Automatische Benachrichtigungen bei Prozessänderungen (per E-Mail oder Teams-App)
  • Alle Aufgaben landen direkt in Microsoft To Do und somit in Outlook
  • Integriert und medienbruchfrei: Aufgaben werden nicht übersehen, alle bleiben informiert

Durchdacht, umfassend, fachlich geführt

Eine Softwarelösung, die sich Ihren Anforderungen anpasst

Prozesskette mit KI-Unterstützung erstellen

Bequem zur ersten Prozesskette: Lassen Sie sich mithilfe des KI-Assistenten eine Vorlage erstellen, die Sie individuell anpassen – oder beginnen Sie ganz frei und schreiben Sie direkt los. Für die Nutzung des KI-Assistenten benötigen Sie lediglich einen kostenpflichtigen ChatGPT-Schlüssel. Alles andere ist in Opti.Tax bereits integriert.

Prozessschritte ergänzen und synchronisieren

Fügen Sie Ihren Prozessschritte relevante Referenzen hinzu: Dokumente, externe Links, Videos und Aufgaben lassen sich direkt integrieren. Alles wird per Klick in die Opti.Tax Cloud synchronisiert – für eine medienbruchfreie, nahtlose Zusammenarbeit.

Prozessbeschreibung per Opti.Tax Cloud nutzen

Mitarbeitende können über ihren Opti.Tax-Cloud-Zugang komfortabel auf alle Details der Prozessbeschreibung zugreifen: die Prozessvisualisierung nach BPMN, Beschreibungen der Prozessschritte, Referenzen wie Dokumente, Links zu externen Inhalten, Videos, Aufgaben, Risiken und Kontrollmaßnahmen. So wird die Prozessdokumentation zum echten Werkzeug im Arbeitsalltag.

Der Mehrwert ist, dass man alle Mitarbeitenden abholen kann. Dass man eine Plattform schafft, wo deren Feedback gehört wird. Wo jeder mitarbeiten kann. Wo Wissen nicht verloren geht. Dass man ein Thema wie Onboarding vereinfacht. Es macht die Einarbeitung und generell das Arbeitsleben einfacher.

Annabell Wermter
Beraterin, di-Tra Consulting GmbH

Annabell Wermter

Die Softwarelösung für saubere Abläufe

Warum Prozessdokumentation mit Opti.Tax den Unterschied macht

In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur theoretisch – meist irgendwo abgelegt und im Alltag vergessen. Mit Opti.Tax bauen Sie ein lebendiges, zukunftsfähiges System auf, das alle Beteiligten einbindet und nachhaltig funktioniert.

  • einheitliche, nachvollziehbare Prozesse

  • schnellere Einarbeitung neuer Teammitglieder
  • weniger Fehler, höhere Arbeitsqualität

  • revisionssicheres und IKS-konformes Arbeiten

  • Struktur statt Glücksspiel bei Personalwechsel

  • zukunftssicher durch skalierbare Strukturen

  • Aufgabenverteilung über Outlook und Teams

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen

Julian Rodewald

Exzellenter Support

Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

  • Ausführliches Onboarding mit persönlichem Termin für Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden
  • Persönliche Unterstützung durch unser Support-Team rund um Julian Rodewald

  • Umfangreiches Hilfecenter mit unzähligen Fachfragen und Antworten zur Software

ADKL: Lisa Hägele und Tobias Polka

Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

  • Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung

  • Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.

  • Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

  • Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet

  • Sie müssen sich auf Software und Support verlassen können – das geht nur lokal

  • Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

Kostenlos und unverbindlich

Jetzt Beratungstermin buchen

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie Opti.Tax für Prozessdokumentation in Ihrem konkreten Fall erfolgreich einsetzen können.

  • persönlich

  • kostenfrei

  • ausführlich

Buchen Sie jetzt Ihren unverbindlichen Beratungstermin und lernen Sie Opti.Tax kennen:

Software Packshot von Opti.Tax

Kein passender Termin dabei oder der Kalender funktioniert nicht?

F.A.Q. – Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen zur Prozessdokumentation mit Opti.Tax

Mit Opti.Tax erwartet Sie ein mächtiges Werkzeug zur Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen. Die Fragen, die uns von interessierten Fachpersonen erreichen, haben wir für Sie beantwortet.

Ja, absolut. Eine klare Prozessdokumentation verhindert Wissenverlust bei Personalwechsel, sichert die Qualität von Abläufen und spart langfristig Zeit. Mit Opti.Tax gelingt die Umsetzung strukturiert und effizient – inklusive Visualisierung, Referenzen und Cloud-Zugriff.

BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein internationaler Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. In Opti.Tax nutzen Sie BPMN-Diagramme, um Abläufe verständlich und nachvollziehbar darzustellen – ideal für Teams, Schulungen und Audits.

Sie haben die Wahl: Neben BPMN bietet Opti.Tax auch klassische Prozessbeschreibungen in Textform – dynamisch aufgebaut und einfach zu pflegen. So findet jeder im Team die passende Darstellung.

Sehr tief. Jeder Prozessschritt kann mit Rollen, Aufgaben, Risiken, Anhängen, Links oder externen Tools verknüpft werden. Damit entsteht ein vollständig referenziertes, lebendiges Wissenssystem.

Veränderungen an Prozessen werden automatisch in Microsoft Teams oder per E-Mail kommuniziert. Aufgaben aus Prozessen erscheinen direkt in Outlook und Microsoft To Do – das erhöht Verbindlichkeit und reduziert Reibungsverluste.

Nein, aber sehr empfehlenswert. Die Opti.Tax Cloud ermöglicht standortübergreifende Zusammenarbeit, zentralen Zugriff auf Projekte und medienbruchfreies Arbeiten mit Mandanten oder internen Teams.

Durch die standardisierte Prozessdokumentation mit klaren Abläufen, Zuständigkeiten und Aufgabenbeschreibungen verkürzt sich die Einarbeitungszeit deutlich. Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht – ohne ständiges Nachfragen.

Teilweise, ja. Über Anbindungen (z. B. an d.velop process studio oder über verlinkte Dokumente) können Sie externe Informationen integrieren. Die hsp entwickelt Schnittstellen ständig weiter – sprechen Sie uns bei konkreten Anforderungen an.

Ja. Mit der lückenlosen Dokumentation, klaren Verantwortlichkeiten und der Möglichkeit, IKS-relevante Risiken zu erfassen, erfüllt Opti.Tax hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.

Für Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Unternehmen mit Compliance-Vorgaben, Finanzabteilungen oder alle Organisationen, die Prozesse dokumentieren und optimieren möchten – professionell, skalierbar und zukunftssicher.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns anzuschreiben. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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Über die hsp – Software Innovation made in Germany

Wir schaffen für Sie Medienbrüche ab

Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.

Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.

Praxisnähe, Aktualität und echter Service

Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.