Krisenfest durch Prozessdokumentation

Verwaltung und Abläufe in Unternehmen werden zunehmend digitaler und papierlos. Prüfungsroutinen der Finanzverwaltung müssen diesem Wandel standhalten. Digital ist schwieriger nachzuvollziehen, woher Informationen in den Systemen stammen, aus welchen Daten sie übernommen werden und wo es Schnittstellen gibt. Deswegen lautet ein Überprüfungsprinzip, dass sich ein:e Betriebsprüfer:in in angemessener Zeit in einem Buchhaltungssystem zurechtfinden muss.

Die Verfahrens- bzw. Prozessdokumentation gibt diese Orientierung. Sie ist als Teil der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtend für Unternehmen in Deutschland. Betriebsprüfer:innen sind angehalten, der Verfahrensdokumentation vermehrt Beachtung zu schenken. Deshalb beschäftigen sich Steuerberater:innen von Unternehmen immer intensiver mit dem Thema. Gewünscht wird ein Tool, um die Dokumentation sauber aufsetzen und erstellen zu können.

Die Kanzlei NeD Tax mit Sitz in Kleve beispielsweise war auf der Suche nach einer intuitiven Softwarelösung, da sich das alte Tool als zu kompliziert erwiesen hatte und nicht genutzt wurde. Sie arbeitet grenzüberschreitend, die Schwestergesellschaft sitzt im niederländischen Nijmegen. Über einen Mitarbeiterhinweis und Internetrecherche stieß Geschäftsführer Günter Heenen auf die Lösung Opti.Tax der Hamburger hsp Handels-Software-Partner GmbH. Seit Juni 2019 ist die Software nun im Einsatz und den Alternativen „um Welten voraus“, so Heenens erste Bilanz.

NeD Tax wünschte sich ein Tool, das mehr Unterstützung leistet, als bloße Templates zur Verfügung zu stellen. Es sollte die Nutzer:innen durch die Erstellung der Dokumentation des Ist-Zustands begleiten und führen. Wichtig war ebenfalls der Blick auf die Rollen und die Zusammenarbeit von Mandanten und Kanzlei. Die Steuerberaterin bzw. der Steuerberater sollte nicht alleinig die Dokumentation erstellen, sondern als moderierende Person auftreten, die Fragen stellt.

Opti.Tax realisiert genau das. So können Teile der Dokumentation als Interview an den Mandanten delegiert werden. Der Mandant übernimmt über die Opti.Tax Cloud die Bearbeitung der zugewiesenen Aufgaben und sendet die Daten einfach digital zurück. Vorher musste der Aufwand von der Kanzlei übernommen und dem Mandanten in Rechnung gestellt werden. Gerade in arbeitsintensiven Zeiten können so die Aufgaben effizienter ver- und aufgeteilt werden. Ein weiteres Highlight der Software ist für Heenen das Denken in Taxonomien und vorgegebenen Rastern. Auf diese Weise kann die Prozessdokumentation leicht versioniert oder angepasst werden. Angaben werden abgefragt und automatisch an den richtigen Stellen im Dokument eingefügt, also nichts mühsam händisch eingetragen.

So ist die hsp im ständigen Kontakt mit Kanzleien und Steuerberater:innen, um ihnen eine bestmögliche Unterstützung über die Software Opti.Tax hinaus zu bieten. Neben dem hervorragenden deutschen Support und einem umfangreichen Hilfecenter bietet die hsp mit der hsp Community eine eigene Austauschplattform. Dort können sich Nutzerinnen und Nutzer rund um die Uhr über Fachthemen und -fragen austauschen.

Die hsp stellte NeD Tax die Lösung Opti.Tax in einer Online-Präsentation vor und überzeugte. Anschließend erfolgte die Implementierung in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister der ASP-Serverlösung, die die Kanzlei im Einsatz hat. Schon kurze Zeit später konnte die Kanzlei das Programm nutzen, seitdem läuft es reibungslos. In einer eintägigen Schulung vor Ort führte hsp die Mitarbeitenden von NeD Tax in das Tool ein. Getreu dem Motto „Learning by Doing“ wurde an einem konkreten Fall eine Verfahrensdokumentation erstellt. Die Kanzlei lernte auf diese Weise Funktionalitäten und den Aufbau des Tools.

Zu Beginn bestimmt der bzw. die Steuerberater:in, welche Dokumentation – zum Beispiel, ob Verfahrens- und Prozessdokumentation oder Kassenführung – erstellt werden soll. Das Programm leitet dann intelligent über verschiedene Reiter durch die einzelnen Schritte, über die das Dokument aufgebaut wird. Begonnen wird mit allgemeinen Fragen, die immer konkreter werden und so ein genaues Eingrenzen der notwendigen Bereiche ermöglichen. Themenbereiche, die irrelevant sind, werden automatisch nicht berücksichtigt. So werden die Kategorien Einleitung, organisatorische und technische Rahmenbedingungen, Mitarbeitende, Datenschutz und sowie fachliche Rahmenbedingungen systematisch abgebildet und im weiteren Verlauf erweitert.

Zurzeit nutzen drei Mitarbeitende die Software, künftig soll sich der Kreis aber erweitern. Bei Ned Tax am Standort Kleve arbeiten 23 Fachleute. Die Schwestergesellschaft in den Niederlanden benutzt kein vergleichbares Tool, da die niederländische Gesetzgebung keine Verfahrensdokumentation vorsieht – auch wenn der Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad der Buchhaltung in den Niederlanden dem deutschen voraus ist.

Bei der grenzüberschreitenden Tätigkeit ist die Prozessdokumentation dann ein Thema, wenn ein niederländischer Kunde Tochtergesellschaften oder Standorte in Deutschland hat. Dann müssen die Steuerberater:innen ihrem Mandanten klarmachen, dass eine Verfahrensdokumentation zwar nicht für den Hauptsitz, aber für die deutschen Standorte verpflichtend ist.

Angesichts der vielen Unternehmen, die aktuell ihre Prozesse komplett überdenken müssen, ist die Prozessdokumentation als Optimierungswerkzeug eine Chance. Und auch Heenen sieht nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung der Finanzverwaltung, sondern betrachtet das Ganze mit einem erweiterten Verständnis. Denn über die Beschäftigung mit der Dokumentation können Unternehmen inventarisieren, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe prüfen und schließlich analysieren, was schneller und besser laufen könnte. Genau das, was jetzt zählt. Auch Risiken, derer man sich im Vorfeld aus Zeitmangel nicht bewusst war, können aufgedeckt werden. Aus der Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation kann so eine Chance entstehen, nicht nur diese Krise zu überstehen, sondern auch für kommende wirtschaftlich schwierige Phasen gewappnet zu sein.

Was besonders in unruhigen Zeiten für Erleichterung sorgt, ist eine intuitive Bedienbarkeit. Mit der ist man bei NeD Tax sehr zufrieden: „Die Software ist anwenderfreundlich und gut aufgebaut“, so Heenen. Vorteilhaft findet er zum Beispiel die direkte Verknüpfung mit einem Bericht samt Live-Vorschau. Auf dem segmentierten Bildschirm zeigt das Live-Reporting, wenn Daten bearbeitet und aufgenommen wurden und wie sie sich auf die Verfahrensdokumentation auswirken. Die Kanzlei ist zudem mit den kurzen Reaktionszeiten und – besonders in Krisenzeiten unbezahlbar – der guten Erreichbarkeit des Supports zufrieden: „Wir fühlen uns gut betreut.“